11 نصيحة لتعزيز إنتاجية الموظفين

11 نصيحة لتعزيز إنتاجية الموظفين
(اخر تعديل 2024-05-14 05:42:14 )
بواسطة

11 نصيحة لتعزيز إنتاجية الموظفين:

نستعرض فيما يأتي 11 نصيحة تساعد أرباب العمل على تعزيز إنتاجية موظفيهم:

1. بسِّط عملية تأهيل الموظفين:

لم يعُد مألوفاً أن يقضي الموظفون حياتهم المهنية كلها في شركة واحدة، وعلى الرغم من أنَّ 70% من الموظفين الذين ينتمون إلى الجيل زِد يرون أنفسهم مخلصين لأرباب عملهم، لكنَّهم يستمرون في البحث عن وظائف جديدة، ولكن إذا تم تأهيل الموظفين بصورة مناسبة، فسوف يزيد اهتمامهم بالثقافة التنظيمية، ويصبحون جزءاً منها، وحينما تكون عملية تأهيل الموظفين فعَّالة يؤدي ذلك إلى زيادة معدل الاحتفاظ بالموظفين الجدد بنسبة 82% وتعزيز الإنتاجية بنسبة 70% في المؤسسات.

إليك بعض النصائح لتبسيط عملية تأهيل الموظفين:

أولاً: حفِّز الموظفين حتى قبل البدء بتأهيلهم

إنَّ إثارة حماسة الموظفين الجدد للانضمام إلى الشركة وبناء العلاقات أمر أساسي قبل بدء يومهم الأول في العمل؛ إذ يمكنك أن ترسل لهم رسائل بريد إلكتروني ترحيبية، وتعرِّفهم بالثقافة التنظيمية وقيم الشركة.

ثانياً: أنشئ خطة تأهيل منظَّمة

بحيث تقدِّم لجميع الموظفين الجدد المعلومات والخبرة ذاتها، وبصرف النظر عن مناصبهم أو الأقسام التي يعملون فيها، فيجب أن يُضاف إلى خطة تأهيل الموظفين الجدد جدولاً زمنياً وقائمة بالموارد والمصادر اللازمة.

ثالثاً: أتمت العملية قدر الإمكان

تتضمن عملية التأهيل كثيراً من المهام، والتي تشمل: الأعمال الورقية والتدريب وتوفير أنظمة تكنولوجيا المعلومات، وتؤدي أتمتة مثل هذه المهام إلى توفير الوقت والموارد للتركيز على المهام الهامة أكثر، مثل توفير الدعم المخصص للموظفين الجدد.

رابعاً: استفد من التكنولوجيا

يمكنك تبسيط عملية تأهيل الموظفين باستخدام عدة برامج مناسبة، والتي تساعد على إدارة الأعمال الورقية وتتبُّع التقدم وتوفير مواد التدريب.

خامساً: احصل على موافقة جميع المعنيين

يقتضي تأهيل الموظفين توحيد جهود جميع المعنيين بالأمر لتحقيق أهداف التأهيل معاً، لذا عليك الحصول على موافقة المديرين وموظفي أقسام الموارد البشرية وتكنولوجيا المعلومات وتدريب الموظفين.

سادساً: قيِّم عملية التأهيل وحسِّنها

الطريقة الوحيدة لتحسين عملية تأهيل الموظفين هي عبر تقييم فاعليتها، وأفضل طريقة للقيام بذلك هي إجراء مقابلات إنهاء الخدمة والاستطلاعات وتتبع الاحتفاظ بالموظفين.

يمكنك باستخدام هذه النصائح تبسيط عملية تأهيل الموظفين، وجعلها أكثر إيجابية وإنتاجية.

2. وضِّح الأهداف والتعليمات:

يجب أن يتعرف الموظفون إلى وظائفهم والمسؤوليات والتوقعات المرتبطة بها؛ ليتمكنوا من تأدية عملهم بفاعلية، ومن ثم تزداد إنتاجيتهم.

يساعد توفر الميزات الآتية في مكان العمل على التواصل بفاعلية وزيادة الإنتاجية:

  • الأوصاف الوظيفية التي تحدد المسؤوليات التي تترتب على كل منصب بوضوح، ويمكن أيضاً تحديد معايير أداء وأهداف يعمل المديرون والموظفون على تحقيقها.
  • تفاعل الموظفين والمديرين المباشرين بانتظام؛ وذلك لأنَّه يجب على المديرين:
    • وصف مساهمات الموظفين الفردية في المنظمة.
    • تقديم المساعدة على حل المشكلات.
    • دعم الموظفين في التغلب على التحديات.
    • إعادة الموظفين إلى المسار الصحيح إذا ما خرجوا عنه.

يسبب المديرون الذين لا يوضحون توقعاتهم ارتباك الموظفين، أو شعورهم بالملل أو الاستياء، أو عدم التركيز على تحقيق النجاح، وتزداد أهمية التواصل عند العمل عن بُعد أو ضمن فرق هجينة.

3. وازن بين العمل والحياة الشخصية:

في بيئات العمل الصحية للتوازن بين العمل والحياة الشخصية دور محوري، فهو أمر أساسي لبناء بيئة عمل سعيدة وسليمة، وإضافة إلى ذلك تقلل مرونة الموظفين من التوتر، وتمنع التعرض للاحتراق الوظيفي.

قد يعاني الموظفون المعرضون للتوتر المزمن في العمل من مشكلات في الجهاز الهضمي وآلام مزمنة ومشكلات في القلب، وإضافة إلى تأثيره في الصحة النفسية، فقد يسبب القلق والأرق والاكتئاب.

لا تتوقف عواقب الاحتراق الوظيفي عند الموظفين والفِرق؛ إذ تنفق الشركات الأمريكية نحو 125-190 مليار دولار سنوياً على الرعاية الصحية بسبب تأثيراته النفسية والجسدية.

إليك الخطوات الآتية للوقاية من الاحتراق الوظيفي وتعزيز التوازن بين العمل والحياة الشخصية:

  • توفير المرونة في العمل، السماح للموظفين بالعمل عن بُعد بضعة أيام أو العمل لمدة أربعة أيام في الأسبوع.
  • تقييم الموظفين بناء على إنتاجيتهم وتقدُّمهم في المشروع بدلاً من التركيز على دوامهم في المكتب.
  • تشجيع أعضاء الفريق على أخذ فترات راحة وإجازات.
  • السماح للفريق بالابتعاد عن جو العمل، وذلك عبر تجنب التواصل معهم خارج أوقات الدوام مثلاً.
  • تقييم عبء عمل الموظفين دورياً والاستفسار عن قدرتهم على تحمله.
  • منح الموظفين الوقت للتطوع في مجتمعاتهم.
  • السماح للموظفين بأخذ مزيد من الإجازات للترويح عن أنفسهم.
  • تقديم مزيد من الدعم للآباء الموظفين.

سيعزز ذلك سعادتهم بالعموم ويخفف التوتر حينما يحصل الموظفون على مزيد من الوقت لتحقيق التوازن في حياتهم، ومن ثم ستزيد إنتاجيتهم.

شاهد بالفديو: 7 استراتيجيات لإبقاء موظفيك في حالة تحفيز دائم

4. شجع الإقدام على المخاطر:

الإقدام على المخاطر أمر هام لنشر ثقافة تعتمد على الابتكار والنمو؛ فحينما تشجع الموظفين على ذلك سوف يبدعون في تفكيرهم، ومن ثم يستكشفون إمكانات جديدة؛ وهذا سيؤدي إلى تعزيز الابتكار والتحسين المستمر، ومن ثم ستتكيف المنظمة مع ظروف العمل المتغيرة وتبقى قادرة على المنافسة، ولكن تواجه معظم الشركات صعوبةً في حثِّ الموظفين على الإقدام على المخاطر، وتستطيع الشركات القيام بما يأتي لتشجيع الموظفين على ذلك:

أولاً: إنشاء بيئة عمل داعمة وآمنة

من المرجح أن يُقدِم الموظفون الذين يشعرون بالأمان والدعم في العمل على المخاطرة؛ ذلك لأنَّ بيئة داعمة كهذه تعد الفشل مجرد تجارب وليس أخطاء.

ثانياً: تقدير الموظفين ومكافأتهم

من الممكن تحفيز الموظفين على خوض المخاطر المحسوبة عبر مكافأتهم وتقدير جهودهم، وذلك حتى لو لم تكن هذه الجهود تؤتي ثمارها دائماً.

ثالثاً: توفير فرص لتدريب الموظفين وتطويرهم

يحتاج الموظفون إلى المعلومات والمهارات اللازمة لأداء عملهم بفاعلية، لذا وفِّر لهم الفرص لتعلُّم مهارات جديدة وتحسين مهاراتهم الحالية من خلال التدريب والتطوير.

5. خذ التغذية الراجعة التي يقدمها الموظفون على محمل الجد:

قد تتخذ الشركات قرارات هامة دون أن تمنح الموظفين فرصةً لتقديم آرائهم، فيشعر الموظفون بالإهمال، وبأنَّ الشركة تلغي آراءهم، وهذا بدوره يؤدي إلى تقويض دوافع الموظفين وسعادتهم.

يقتضي الحفاظ على سعادة الموظفين وإنتاجيتهم الإصغاء إليهم وطلب تغذيتهم الراجعة؛ ذلك لأنَّ هذه البادرة البسيطة تؤثر في نظرتهم لعملهم؛ إذ كشف تقرير عن الاحتفاظ بالموظفين أعدَّته شركة "تايني بالص" (TINYpulse) أنَّ 40% من المرشحين للوظائف رأوا أنَّ أداء المشرفين كان رديئاً، لذا جرِّب الأخذ باقتراحات الموظفين بدلاً من تجاهلها، واحرص على أن يشاركوا في اتخاذ القرارات منذ البداية، ولا سيما إذا كانت ستؤثر فيهم، وستُثبِت للموظفين أنَّ آراءهم محط تقدير وأصواتهم مسموعة.

6. توقف عن إدارة الموظفين إدارة تفصيلية:

يعتقد معظم القادة أنَّ الإدارة التفصيلية هي أفضل أسلوب قيادة؛ فهم يرون أنَّ إسناد المهام للموظفين، ومن ثم إدارة عملهم إدارة تفصيلية هو السبيل لتعزيز إنتاجيتهم.

قد تكون الإدارة التفصيلية ضرورية أحياناً؛ ولكن من الممكن أن ينقلب ذلك ضدك إذا بالغت في التحكم بعملهم دون داع، وعليه يجب أن يثق أرباب العمل في موظفيهم كي يستطيعوا تمكينهم، وإحدى الطرائق لتحقيق ذلك هي منحهم الحرية الكاملة للعمل على مهامهم؛ فهذا هو الأمر الذي يعزز سعادة الموظفين وإنتاجيتهم.

يرغب جميع الموظفين بالاستقلالية في العمل، فيصبحون بذلك أكثر اندماجاً وإنتاجية وسعادة.

7. حدد مواعيد نهائية واقعية:

إليك الأسئلة الآتية إذا كنت تريد أن يُنجز الموظفون أو يُكملوا مشروعاً بحلول تاريخ معين:

  • كيف تريد أن تكون نتيجة المشروع؟
  • كيف تقيِّم النجاح؟
  • ما هي الخطوات التي يتعين اتخاذها لتحقيق الهدف؟
  • هل يمكن تحقيق الهدف خلال مدة معقولة؟
  • هل يتحمل الفريق أو الموظفون عبء العمل؟ وما هي المشاريع الأخرى التي يعملون عليها؟
  • كيف ستقيِّم تقدم الموظفين؟

يجب بعبارة أخرى أن تكون الأهداف التي تحددها للموظفين ذكية (SMART)؛ أي محددة وقابلة للقياس وقابلة للتحقيق وذات صلة بالعمل ومؤطرة بإطار زمني.

8. حسِّن الاجتماعات:

تقلل الاجتماعات من إنتاجية الموظفين، ففي استطلاع شمل 2800 موظفاً أفاد 83% منهم أنَّهم يحضُرون اجتماعات يتراوح وقتها من أربع إلى اثنتي عشرة ساعة كل أسبوع، ولأنَّ الاجتماعات ضرورية ولا يمكن الاستغناء عنها؛ فيمكنك تحقيق أقصى استفادة منها عبر القيام بما يأتي:

أولاً: تحديد ما إذا كان الاجتماع ضرورياً

تأخذ الاجتماعات كثيراً من وقت الموظفين؛ لذا من الهام تحديد مدى ضرورتها، لذا جرب إرسال بريد إلكتروني أو رسالة عبر تطبيق "سلاك" (Slack) أو إجراء مكالمة هاتفية بدلاً من عَقْد اجتماع إذا كان ذلك يفي بالغرض.

ثانياً: تحديد هدف وجدول أعمال واضحَين للاجتماع

حدد النتيجة التي تود تحقيقها من الاجتماع، والموضوعات التي ستتم مناقشتها، فمن الهام وضع جدول أعمال وهدف واضح للاجتماع كي يبقى على المسار الصحيح.

ثالثاً: إرسال جدول الأعمال للموظفين مقدماً

سيحصل جميع الموظفين بذلك على فرصة للاستعداد والمشاركة في الاجتماع بصورة هادفة.

رابعاً: بدء الاجتماع وإنهاؤه في الوقت المحدد

يجب احترام وقت الجميع.

خامساً: لا ينبغي أن تستغرق الاجتماعات وقتاً طويلاً

لا يجب أن يزيد الاجتماع المقرر عن حوالي 30 دقيقة.

سادساً: تشجيع جميع الموظفين على المشاركة

يجب ألا يهيمن على النقاش شخص أو شخصان.

سابعاً: تجنُّب عوامل التشتيت

من الأفضل إجراء الاجتماع في مكان هادئ، وإغلاق الهواتف وأجهزة الحاسوب المحمولة.

ثامناً: تلخيص النقاط الرئيسة في نهاية الاجتماع

وذلك للتأكد من أنَّ الجميع فهمها.

تاسعاً: المتابعة مع الموظفين بعد الاجتماع

لخص النقاط الرئيسة والخطوات التالية بإيجاز في رسالة بريد إلكتروني أو مذكرة.

9. أنشئ بيئة عمل إيجابية:

ازدادت أهمية إنشاء بيئة عمل إيجابية تحفز الموظفين أكثر من أي وقت مضى؛ إذ كشفت دراسة أجرتها شركة "ديلويت" (Deloitte) أنَّ 88% من الموظفين و94% من المديرين التنفيذيين يعتقدون أنَّ الثقافة التنظيمية الإيجابية هي عامل هام لنجاح الشركة.

الشفافية والحوار المفتوح هما عنصران هامَّان لحل أي خلافات بين الموظفين قبل أن تتفاقم المشاعر السلبية بينهم؛ إذ تتيح الشفافية للموظفين مناقشة أي مشكلة في العمل والكشف عن قضايا سلبية دون الخوف من العواقب، وعلى سبيل المثال: يمكنك مساعدة الموظفين على فهم الثقافة التنظيمية عبر تقديم تدريب عبر الإنترنت على مواجهة السلوكات غير الأخلاقية في مكان العمل، كما ينبغي إنشاء قنوات للإبلاغ عن المخالفات والتصرفات المشبوهة، وذلك كي يتمكن الموظفون من الإبلاغ عن أي حالات تثير قلقهم دون خوف من العقاب.

الابتسام هو طريقة سهلة وفعَّالة أيضاً لجعل مكان العمل إيجابياً، ونقل السعادة والطاقة الإيجابية للجميع.

10. احتفِ بنجاح الموظفين:

لدى البشر فضول دوماً لمعرفة ما إذا كانت مساهماتهم في العمل هادفة؛ فكلما ازداد عدد الأشخاص الذين يلاحظون سلوكك الإيجابي، زادت احتمالية أن تستمر في ممارسة هذا السلوك.

تقدير إنجازات الأفراد والمجموعات له دور هام في مكافأة الموظفين الذين يساهمون في نجاح المنظمة، فالتقدير حافز كبير للموظفين بقدر المكافآت والامتيازات الخاصة.

يمكنك تقدير الموظفين من خلال ما يأتي:

  • المكافآت المالية.
  • توفير المرونة في العمل أو تقديم مزيد من الإجازات.
  • تقديم الشكر للموظفين هام لرفع معنوياتهم وتقديرهم.

تجدر الإشارة إلى أنَّ طريقة التحفيز تختلف من شخص لآخر، وعلى المديرين اكتشاف ما يفيد كل فرد من أفراد الفريق.

شاهد بالفديو: 6 طرق مبتكرة لتعزيز إنتاجية الموظفين

11. تعرَّف إلى أفراد الفريق عن كثب:

يؤدي تعزيز الإيجابية في مكان العمل والتواصل بصورة أفضل والعمل بروح الجماعة إلى تحقيق نتائج أفضل في الشركة، لذا بإمكانك التعرف إلى أفراد الفريق باتباع الخطوات الآتية:

  • إجراء اجتماعات فردية منتظمة، ناقش مع كل فرد من أفراد الفريق أهدافه الشخصية والمهنية واهتماماته خلال الاجتماعات الفردية.
  • ممارسة نشاطات لبناء الفريق، أنشئ بيئة مريحة يستطيع أفراد الفريق من خلالها التعرف إلى بعضهم، وسواء عبر تناول الغداء معاً أو الاجتماعات غير الرسمية أو حضور مناسبات خارج العمل.
  • تشجيع أفراد الفريق على التواصل المفتوح؛ فهذا يتيح لهم التعبير عن مخاوفهم وأفكارهم وتغذياتهم الراجعة، فمن الممكن أيضاً استخدام تطبيق "سلاك" لتلقي الإشعارات مباشرة من الموظفين؛ وهذا يساعدك على معالجة المشكلات بسرعة أكبر.

تستطيع الشركات إضافة إلى ذلك مساعدة الموظفين على تعزيز إنتاجيتهم عبر أمور أخرى مثل:

  • منح الموظفين الأدوات والموارد المناسبة لأداء وظائفهم بفاعلية، مثل أحدث التقنيات والبرامج ومصادر التدريب.
  • الاستثمار في معدات مريحة لتقليل التوتر والإرهاق؛ وهذا يؤدي إلى زيادة الإنتاجية.
  • تشجيع الموظفين على اتخاذ القرارات: تزداد إنتاجية الموظفين حينما تدعهم يتخذون القرارات المرتبطة بمسؤولياتهم في العمل بأنفسهم.
  • تقليل عوامل التشتيت، تتأثر إنتاجية الموظفين سلباً في عوامل التشتيت؛ لذا احرص على توفير بيئة عمل خالية من المشتتات.
  • تقديم وجبات خفيفة ومشروبات صحية، وذلك للحفاظ على نشاط الموظفين وتركيزهم.
  • تقديم برامج لتعزيز السلامة، والتي تؤدي إلى تحسين صحة الموظفين وعافيتهم وإنتاجيتهم.

أسئلة شائعة:

1. ما هي الفوائد التي يعود بها الموظفون المنتجون على الشركة؟

  • زيادة الأرباح: يستطيع الموظفون المنتجون تقديم مزيد من الإنتاج؛ وهذا يؤدي إلى زيادة الأرباح في الشركات.
  • تحسين خدمة العملاء: يمكن تعزيز رضى العملاء وولائهم عندما يكون الموظفون منتجين.
  • انخفاض التكاليف: عبر تقليل الأخطاء وهدر الموارد.
  • زيادة معنويات الموظفين: تؤدي سعادة الموظفين وحماستهم إلى إنشاء بيئة عمل إيجابية.
  • تعزيز الابتكار: يقدم الموظفون المنتجون أفكاراً وحلولاً مبتكرة للشركة.

2. ما هي العوامل الشائعة التي تقوض الإنتاجية؟

  • عدم توضيح الأهداف والتوقعات.
  • عدم تقديم ما يكفي من التغذية الراجعة.
  • عدم تقديم فرص كافية للتدريب والتطوير.
  • العمل في بيئة تسودها العدوانية.
  • غياب المرونة.
  • فرص النمو والتقدم محدودة.
  • عدم تقدير الموظفين ومكافأتهم.

3. كيف يمكن تعزيز دوافع الموظفين واندماجهم؟

  • تحديد أهداف وتوقعات واضحة.
  • تقديم التغذية الراجعة بانتظام.
  • توفير فرص التدريب والتطوير.
  • إنشاء بيئة عمل إيجابية.
  • توفير خيارات عمل مرنة.
  • توفير فرص للتقدم والنمو.
  • مكافأة الموظفين وتقديرهم لإنجازاتهم.
  • التواصل مع الموظفين باستمرار.
  • دعم الموظفين وفهمهم.
  • تمكين الموظفين من خلال تشجيعهم على تحمُّل المسؤولية.

إقرأ أيضاً: أسباب انخفاض إنتاجية الموظفين وطرق زيادتها

4. ما هي الاعتقادات الخاطئة الشائعة عن الإنتاجية؟

  • تعدد المهام يزيد الإنتاجية: يؤدي في الواقع تعدد المهام إلى تقليل الإنتاجية وزيادة الأخطاء.
  • مفتاح الإنتاجية هو العمل لساعات طويلة: العمل بجدٍّ هو أمر هام، ولكنَّ العمل لساعات طويلة قد يسبب الاحتراق الوظيفي ويقلل الإنتاجية.
  • لا فائدة من أخذ فترات راحة: عندما يأخذ الموظفون فترات راحة يمكنهم تجديد طاقتهم والعودة إلى عملهم بنشاط، ومن ثم تحسين الإنتاجية.
  • يجب أن يكون الموظفون متاحين على مدار الساعة: على الموظفين العمل دون مقاطعة ليتمكنوا من التركيز، ولكن إذا كانوا متاحين للتواصل طوال الوقت، فيؤدي ذلك إلى التشتيت وانخفاض الإنتاجية.
  • يوجد نهج واحد لتعزيز الإنتاجية يناسب الجميع: يمكن تحسين إنتاجية الموظفين عبر تصميم نهج يناسب كل فرد.

في الختام:

للإنتاجية تأثير هائل في نجاح الشركات؛ إذ تساعد هذه الخطوات الشركات على تحقيق أقصى استفادة من الموظفين عبر مساعدتهم على تعزيز إنتاجيتهم.