6 فوائد تحققها من خلال مشاركة التقويم الرقمي مع

6 فوائد تحققها من خلال مشاركة التقويم الرقمي مع
(اخر تعديل 2024-05-16 05:42:13 )
بواسطة

سواء كنت قائداً لفريق أم أحد أعضائه، فيجب أن يكون التعاون والإنتاجية في قمة أولوياتك، ففي نهاية المطاف نرغب جميعاً بإنجاز مزيد من العمل في وقت أقل، فهذا يعود على شركتك بمزيد من الأرباح، ويحقق للفريق مزيداً من الإنجازات، ويتيح لكل من الشركة وموظفيها مزيداً من الفرص من أجل النمو وتطوير الذات.

تحاول الشركات أن تتيح لموظفيها الوسائل التي تساعدهم على زيادة إنتاجيتهم، وتبرز من ضمن هذه الوسائل التي يمكن تطبيقها بسهولة طريقة مشاركة التقويمات الزمنية، لذا سنوضِّح في هذا المقال فوائد هذه الوسيلة البسيطة التي يمكن أن ترتقي بإمكانات فريقك إلى مستوى جديد من النجاح.

6 فوائد تحققها من خلال مشاركة التقويم الرقمي مع أعضاء فريقك:

1. تسهيل التواصل:

التواصل هو من أهم المهارات في الحياة بشكل عام، ويمكن من خلال التواصل الفعَّال، أن تقوي علاقاتك الشخصية، كما يسهِّل التواصل الفعَّال من العمل الجماعي، والأمثلة كثيرة على المشكلات التي يسببها سوء التواصل بين أفراد العائلات، وبين الأصدقاء، وبين أعضاء الفريق الواحد في الشركات، وإضافة إلى أنَّ التقويم يساعدك على تذكُّر المواعيد، فتوجد عدة فوائد أخرى لهذه التقنية، فمثلاً يمكن مشاركة أي مناسبة تحددها على التقويم مع أشخاص آخرين؛ وهذا يسمح لجميع أعضاء الفريق بمعرفة توقيت المناسبة، وتاريخها، ومكان إقامتها، وطبيعتها، ويمكنهم إضافة هذه التفاصيل إلى تقاويمهم الخاصة، والوصول بسهولة إلى جميع المعلومات ذات الصلة.

كما يمكنك عند التخطيط للمناسبات، والاجتماعات القادمة أن تحصل على فكرةٍ واضحة عمَّن يسمح له وقته بحضور المناسبة أو الاجتماع؛ وهذا ما يسهِّل إلى حدٍ كبير عملية اختيار التوقيت والتاريخ المناسبَين، وخاصة بالنسبة إلى الفرَق التي تعمل عن بُعد، وكلَّما قلَّ الجهد المطلوب لإعلام أعضاء الفريق بالمعلومات الخاصة بالاجتماع أو المناسبة، كان ذلك أفضل.

2. تسهيل وتعزيز التنسيق:

يتطلب العمل الجماعي كثيراً من التنسيق، لذا يجب توحيد الجهود على الرغم من المواعيد النهائية المتضاربة، والجداول الزَّمنية المختلفة، والتعديلات الطارئة، فتعمل بعض الفرَق وفق مناطق زمنية مختلفة، وهي بحد ذاتها صعوبة من نوع آخر.

إحدى الطرائق التي تساعد من خلالها مشاركة التقاويم على التنسيق بين أعضاء الفريق هي زيادة وضوح الجدول الزمني، ولنفترض أنَّك تريد بصفتك مديراً أن يعرف أعضاء الفريق متى تكون متاحاً لتلقِّي الأسئلة، وإعلامك بالمستجدات، فيمكنك بدلاً من قضاء الكثير من الوقت في إرسال رسائل البريد الإلكتروني لأعضاء الفريق مشاركةَ التقويم الخاص بك معهم مع الإشارة فيه إلى الأوقات التي تكون فيها مُتاحاً، ويمكن بهذه الطريقة لأعضاء الفريق معرفة الوقت الذي يمكنهم فيه التواصل معك.

3. تحسين القدرة على إدارة الوقت:

إدارة الوقت عامل هام جداً لإنتاجية الفريق؛ إذ يُعدُّ الوقت بلا شك أحد أهم الموارد، ومع ذلك يمكن أن يُهدر بسهولة، لذا يمكن أن يساعد التقويم الرقمي أعضاء فريقك على تحقيق أقصى استفادة من الوقت وإنجاز المشاريع بوقت أقل دون أن تتأثر جودة العمل.

توجد عدة طرائق لإدارة الوقت يمكن تطبيقها من خلال التقويم الرقمي، وتُسمى إحدى الطرائق بتقنية تخصيص الوقت، وتقوم بموجب هذه التقنية بتخصيص فترة زمنية معيَّنة للعمل على مهمة ما، وتساعد هذه التقنية أعضاء الفريق على العمل على المهام الضرورية جداً بكامل تركيزهم، ويمكن أيضاً الاستفادة من هذه التقنية لضمان الحصول على فترات استراحة كافية حتى يتجنب أعضاء الفريق الإرهاق أو الإجهاد.

يمكن تطبيق تقنيات إدارة الوقت هذه من قبَل الفريق، أو من قبَل كل عضو على حدة، ويساعد أحياناً تحسين إنتاجية أحد أعضاء الفريق على تعزيز إنتاجية الفريق وكفاءته، وبعض المهام لا يمكن العمل عليها من قبَل باقي أعضاء الفريق حتى يُنهي أحد الموظفين مهمته؛ لذلك سوف تتحسن إنتاجية الفريق بالمُجمل عندما يتمكن هذا العضو من إدارة وقته بكفاءة أكبر.

ناهيك عن أنَّ إدارة الوقت بكفاءة تساعد على تعزيز التوازن بين الحياة الشخصية والعمل بالنسبة إلى أعضاء الفريق، فسوف ترتفع الروح المعنوية لأعضاء فريقك عندما يجدون الوقت لممارسة هواياتهم، وقضاء الوقت مع عائلاتهم، وغالباً ما يكون الموظف السعيد أكثر إنتاجيةً، ويظل متحمساً لفترة أطول، ويتمكن من التعامل مع الصعوبات بسهولة أكبر، ومن المرجح أن تتمكن الشركة من الحفاظ على الموظفين الذين يجيدون إدارة وقتهم بكفاءة، إضافة إلى تحسُّن أدائهم بمرور الوقت.

شاهد بالفيديو: 8 تقنيات لإدارة الوقت

4. توزيع عبء العمل بعدالة:

يختلف كل عضو في فريقك بشكل كبير عن الآخرين، ولدى كل فرد في فريقك نقاط القوة والضعف الفريدة والخاصة به، والتي يمكن أن تصبح ميزة إذا تكاملت مع بعضها، كما يتميز كل منهم بمستوىً مختلف من الحماسة والالتزام والطاقة، وهدفك بصفتك قائد فريق هو توزيع عبء العمل بالتساوي قدر الإمكان مع أخذ جميع هذه العوامل بالحسبان.

يمكنك الاطِّلاع على تقاويم أعضاء الفريق للتعرف إلى عبء العمل لكل عضو في الفريق، فتمكِّنك هذه المعلومات من تفويض المهام الجديدة بحيث لا تؤدي إلى زيادة عبء العمل على أي عضو في الفريق، ويمكِّنك هذا الأمر من تحسين عملية تتبُّع المسؤوليات، وتصبح على دراية أكثر بآلية سير العمل، لذا حاول لمساعدتك على التعرُّف إلى تقاويم أعضاء الفريق استخدام بعض ميزات التقويم الرقمي؛ إذ توفِّر مثلاً ميزة ترميز المهام الموكلة لكل شخص بلون معين القدرةَ على إلقاء نظرة عامة للتحقق من عدالة توزيع أعباء العمل بين أعضاء الفريق، كما يمكن أن توفِّر التحليلات الزمنية قيماً عددية لتوضيح توزيع أعباء العمل على مستوى الشركة بأكملها.

5. إعلام أعضاء الفريق بالتحديثات تلقائياً:

قد تفاجئك بعض الظروف حتى لو كنت تواظب على استخدام التقويم من أجل التخطيط لكل شيء في يومك، وتجبرك على إجراء بعض التغييرات، وستحتاج إلى إعلام فريقك بهذه التغييرات في أسرع وقت ممكن؛ إذ يتيح التقويم الرقمي عند مشاركته عبر الإنترنت مع أعضاء الفريق إجراء التحديثات تلقائياً بمجرد إضافتها من قبَلك؛ أي إنَّ هذه التحديثات ستظهر لدى أعضاء الفريق حالاً.

لا يجلس بالطبع أعضاء الفريق أمام شاشات حواسيبهم، أو هواتفهم الذكية طيلة النهار في انتظار إضافة أية تحديثات محتملة، ولكن من الجيد أنَّ ميزة الإشعارات كفيلة بإعلام جميع أعضاء الفريق الذين شاركت معهم التقويم بأية تغييرات طارئة؛ لذلك سيتم إعلامهم جميعاً بأي تغيير يطرأ على وقت ومكان الاجتماع مثلاً.

يمكنك بالمثل تلقي الإشعارات عندما تتم إضافتك إلى مناسبة أو موعد جديد من قبَل أعضاء الفريق الآخرين، ويمكن للموظفين القيام بذلك لإعلامك بالتقدُّم الذي أحرزوه على صعيد أحد المشاريع، ويمكن أيضاً أن يقوموا من خلال هذه الطريقة بإعلامك بموعد نهائي جديد حددوه لأنفسهم، أو لفت انتباهك لأية ملاحظات قاموا بتدوينها بشأن مهمة من المهام.

6. تحسين القدرة على جدولة المهام والمناسبات والمواعيد:

ما من شك أنَّ تنظيم الجداول الزمنية هو أحد أكثر الأشياء إرهاقاً بالنسبة إلى المديرين؛ بسبب تنوع البنود من إجازات مَرَضية، وإجازات عادية، وساعات العمل الإضافي، وغير ذلك من الصعوبات التي يجب على المدير أن يتعامل معها، ويمكن أن يؤدي ذلك إلى عرقلة سير عملك وعمل أعضاء الفريق إلى حين الوصول إلى جدول زمني ثابت نسبياً؛ إذ يمكن أن يسهِّل التقويم الرقمي من هذه المهمة إلى حد كبير، فيمكن معالجة طلبات الإجازة بسرعة أكبر.

كما تسهِّل تنسيقات الصفحة مهمة إعادة تنظيم الجدول الزمني، وأضف إلى ذلك أنَّ وضوح الخلايا، وإمكانية المشاركة تسهِّل على الموظفين التعاون فيما بينهم لتغطية المناوبات، والفائدة الأهم هي تقليل الوقت الذي تقضيه للعناية بهذه التفاصيل الدقيقة، والذي بدوره يفسح مجالاً للاهتمام بالأشياء الهامة.

يمكنك من خلال إحدى التطبيقات الخاصة بالجدولة الزمنية إنشاء عدة تقويمات، ويمكنك تخصيص إحدى هذه التقويمات لجدولة كل شيء يتعلق بالعمل، فتظهر في هذا التقويم المناوبات التي ينبغي على أعضاء الفريق تغطيتها، وأيام الإجازة المُتاحة، وأية تغييرات في ساعات العمل.

في الختام:

خيارك الأفضل من أجل سهولة تنظيم العمل وتسهيل التعاون بين أعضاء الفريق هو مشاركة التقويمات الرقمية؛ إذ يتوفر على الإنترنت كثير من هذه التطبيقات بشكل مجاني، لذا اختر واحداً منها، واستمتع بالفوائد التي يحققها لك ولِفريقك.