6 نصائح تساعدك على إدارة الاجتماعات بكفاءة

على الرغم من أنَّه من الشائع جداً إجراء الاجتماعات، لكن ليس من السهل دائماً تنظيمها كما تعتقد؛ إذ يعتمد نجاح الاجتماع على خبرتك والجهد الذي تبذله، وعلى الرغم من هذا لا يعني أنَّ نجاح الاجتماع يتطلب بذل جهد مضني، أو النهوض بأعباء تفوق طاقتك، لذا ستكون النصائح التي ستقرؤها في هذا المقال كفيلة بجعلك تتقن عملية إنجاح الاجتماعات، وتحويلها إلى تجربة ذات فاعلية كبيرة.

6 نصائح تساعدك على إدارة الاجتماعات بكفاءة وفاعلية:

1. استخدم أسلوب التعزيز الإيجابي:

العامل الأساسي في إنجاح الاجتماعات هو إدارة الوقت، وتتعلق جميع النصائح الأخرى في هذا المقال بهذه النصيحة بطريقة أو بأخرى، والجانب الأول الذي يجب مراعاته في إدارة الوقت هو الالتزام بالمواعيد، وغالباً ما تنجح في إدارة الاجتماع بسلاسة عندما تلتزم بالموعد المحدد لبدء الاجتماع، لذا ابدأ بتحديد توقعات واضحة للحاضرين، وحدد وقت بدء بالاجتماع والتزم به حتى لو وصل بعض المدعوين في وقت متأخر؛ إذ يؤدِّي التزامك بالموعد المحدد إلى تشجيع المدعوين على الحضور دون تأخر، وهذا يساعد على الالتزام بالإطار الزمني المخصص للاجتماع.

إذا كان من المألوف حدوث تأخير، فضع في حسبانك القيام في بعض الأشياء التي من شأنها تحفيز المدعوين للحضور في الوقت المحدد، ويمكنك مثلاً توزيع الكعك، أو بعض الهدايا الصغيرة للواصلين في وقت مبكِّر؛ إذ يعمل هذا النوع من الحوافز الصغيرة على تحسين الحالة المزاجية للأشخاص الذين يصلون مبكِّراً، كما تساعد الأحاديث الودية في أثناء تناول القهوة والكعك على تعزيز العلاقات في مكان العمل قبل بدء الاجتماع بوقت قصير.

2. التزم بجدول أعمال الاجتماع:

من غير المرغوب أبداً أن يستغرق الاجتماع أكثر من الوقت المخصص له، لذا يمكنك من أجل ضمان أن يكون الاجتماع فعَّالاً ومختصراً أن تلتزم بجدول أعمال، وستضمن بهذه الطريقة تغطية جميع النقاط الهامة التي سيتم التحدث عنها في الاجتماع إضافة إلى بقاء الحاضرين على المسار الصحيح.

أنشئ مسبقاً جدول أعمال للاجتماع القادم، ويمكن تقسيم الأفكار بواسطة جدول لكن يجب أن تتأكد من تغطية جميع النقاط المتعلقة بالموضوع المُراد مناقشته في الاجتماع.

يمكنك استخدام هذا الجدول لوضع مدة زمنية بجانب كل فكرة، أو موضوع فرعي، ومن ثمَّ تحاول قدر الإمكان الالتزام بهذه المدة، وبالطبع غنيٌّ عن البيان أنَّه من غير الجيد أن تقضي نصف ساعة في التحدث عن الموضوعات التي تحدثتم عنها في الاجتماع السابق، في حين أنَّه لديك كثير من الموضوعات الأخرى التي يجب معالجتها بنفس المدة.

يمكنك أن تعزز الفائدة من هذه النصيحة وتشارك جدول الأعمال الخاص بالاجتماع القادم مع الضيوف المدعوين، أو توزيع نسخ ورقية من جدول الأعمال، أو بإمكانك إرساله عبر البريد الإلكتروني، ويمكن بهذه الطريقة للمدعوين أن يجهِّزوا أسئلتهم قبل حضور الاجتماع، ويدلوا بتعليقاتهم، أو يقوموا بمساهمات أخرى في الاجتماع، ويمكن لهذه الشفافية أن تقلل من المدة التي يستغرقها الاجتماع، وتجعله يجري بسلاسة، ويمكن للمدعوين أيضاً تقديم اقتراحات عن إضافة مزيد من الأفكار لجدول الأعمال القادم؛ وهذا يسهِّل كثيراًَ التخطيط للاجتماعات المُقبلة.

شاهد بالفيديو: 10 وسائل لإنجاح الاجتماعات

3. أجرِ اختباراً تجريبياً:

إذا كنت تحضِّر لاجتماع يتطلب استخدام كثير من التقنيات، فأنت تحتاج إلى التأكد من كفاءتها في العمل قبل بدء الاجتماع فعلياً، وبدلاً من أن تأمل بأن يجري كل شيء يتعلق بالاجتماع على ما يُرام، فلمَ لا تقوم بتجربة للتأكد من ذلك؟

أفضل ما يمكنك القيام به في هذا السياق هو اختبار المعدات التقنية، لذا تأكد من إمكانية جميع الأجهزة الضرورية للاجتماع من الاتصال بالإنترنت بشكل صحيح، ويمكنك لاحقاً التأكد من عمل أية تقنية أخرى ضرورية لعرض محتوى العروض التقديمية، ومكبرات الصوت، والأضواء وغيرها.

إذا كان الاجتماع يتطلَّب عرضاً تقديمياً، فيجب أن تتدرب على إلقائه مسبقاً، ويمكنك من خلال التدرب على العرض التقديمي أن تحدد الوقت الذي تستغرقه لتغطية جميع المعلومات، وإذا وجدت أنَّ التدرُّب على العرض التقديمي يستغرق وقتاً أطول من اللازم، فيمكنك أن تجري بعض التعديلات بغرض اختصار الوقت والبقاء ضمن الإطار الزمني المناسب، لذا تذكَّر أن تأخذ بالحسبان الوقت الذي تستغرقه التعليقات والأسئلة عند تقدير الوقت الكلي للاجتماع.

4. تجنَّب التخطيط للاجتماعات غير الضرورية:

يمكن أن يكون عدد الاجتماعات بنفس أهمية جودتها، وفي الواقع يمكن للأمرين أن يكونا مرتبطَين مع بعضهما، وكلما قلَّ عدد الاجتماعات التي تحضِّر لها، كان بإمكانك التركيز أكثر، وبذل مزيد من الجهد لإنجاح اجتماعاتك بدلاً من محاولة حضورها جميعاً كيفما اتفق.

اسأل نفسك في كل مرة تكون فيها على وشك التخطيط لاجتماع: هل يستحق هذا الموضوع أن يُخصص له اجتماع أم أنَّه يمكن تلخيصه في رسالة بريد إلكتروني، أو فيديو قصير؟

اسأل نفسك أيضاً عن آخر مرة عقدت فيها اجتماع، فقد تقرر بناءً على إجاباتك عن هذه الأسئلة أو ما يشابهها أنَّ الأمر لا يستحق التخطيط لاجتماع.

تحقق عدة فوائد من خلال التحكُّم بوتير الاجتماعات؛ إذ سيشكرك أعضاء الفريق على إعفائهم من قضاء كثير من الوقت في قاعة الاجتماعات، ناهيك عن كونك تخفف عبء العمل عن نفسك، وهذا يسمح لك بالتركيز على مسؤوليات أخرى.

5. استثمر في تقنية الدعوة إلى اتخاذ إجراء:

ما هو الهدف من اجتماعك؟ وهل ترغب بتحفيز أعضاء فريقك لبذل مزيد من الجهد في العمل؟ أو أنَّك ستوضِّح لهم آلية عمل جديدة؟

يجب أن تحدد الهدف من الاجتماع إذا أدرتَ أن يحقق النجاح، وأما الخطوة الثانية فهي أن تضمن التأثير في أعضاء الفريق بحيث تكون لديهم نية العمل على إنجاز التغيير في نهاية الاجتماع، وبصرف النظر عن حُسن سير الاجتماع، إلا أنَّك قد لا تلمس نجاحه إلا عندما تقوم باستخدام تقنية الدعوة إلى اتخاذ إجراء، وتتضمن هذه التقنية دعوة الشخص إلى القيام بإجراء ملموس أو قابل للتتبع.

تُستخدم هذه التقنية عادةً في المبيعات بغرض إرشاد العميل المُحتمل منذ اتصاله الأول وحتى إنجاز عملية البيع.

لنفترض أنَّ التركيز في الاجتماع الأخير كان على تحسين تقييم الشركة من خلال المراجعات عبر الإنترنت، فقد توجِّه موظفيك بأن يطلبوا من العملاء تقديم مراجعة لأداء الشركة بعد الزيارة، ويمكنك خلال اجتماعكم القادم أن تحصي عدد المراجعات الجديدة وتطلب من كل موظف أن يحكي تجربته الشخصية مع الدعوة إلى اتخاذ إجراء.

6. فوِّض المهام القابلة للتفويض:

لست مضطراً للقيام بكل إجراءات التحضير، وتنفيذ الاجتماع وحدك؛ بل تستطيع في الواقع تفويض بعض من هذه المهام لتخفيف عبء العمل عنك، ويمكنك بهذه الطريقة التقليل من التوتر، والسماح للموظفين بالمساهمة في الاجتماعات المقبلة، وحتى إذا كنت مسؤولاً عن الاجتماعات على وجه العموم، فما يزال عليك التدخل، وعلى الأقل عليك إدارة كل اجتماع وإعداد الخطة العامة، في حين يمكنك تفويض القيام بالعروض التقديمية، والتقارير البسيطة إلى بعض أعضاء الفريق، وتسمح هذه الطريقة لأعضاء الفريق بالمساهمة أكثر في الاجتماعات وإثرائها بوجهات النظر، وأساليب التنظيم المختلفة؛ وهذا يؤدِّي بشكل عام إلى تجربة أكثر إيجابية للجميع.

توجد طريقتان من أجل تفويض المهام يمكنك اتِّباعهما على الأمد الطويل؛ إذ تقوم الأولى على تفويض بعض مهام تنظيم وإجراء الاجتماعات بشكل دائم، مثل تعيين أحد الموظفين في وظيفة السكرتير، وإيكال مهمة تدوين الملاحظات له، أو يمكنك جعل هذه الوظيفة دورية بحيث تعهد في كل اجتماع، أو في كل عدة اجتماعات بوظيفة السكرتير لأحد الموظفين.

لا تشعر بالإحباط إذا لم يكن الاجتماع مثالياً، فأياً يكن ما تبذل من جهد للوصول إلى نتيجة مثالية، قد تعترضك بعض المفاجآت التي يجب عليك التعامل معها، ولكنَّ الممارسة بمرور الوقت كفيلة بجعلك تتقن مهارة إدارة الوقت فيما يتعلق بالاجتماعات، وستصبح قريباً اجتماعاتك فعَّالة جداً، وتوفِّر الوقت مع الحفاظ على أفضل النتائج الإيجابية.

في الختام:

ستساعدك هذه النصائح على جعل الاجتماعات تجربة فعَّالة من حيث النتائج والوقت، ومن ثم إتاحة مزيد من الوقت لأعباء ومسؤوليات أخرى.