6 نصائح لإدارة وقتك بكفاءة وتجنُّب الإفراط

يمكن أن نقع بسهولة أكثر مما نتخيل في حالة الإفراط في الالتزام بالمهام والأعباء الوظيفية، ويمكن أن يستغل الآخرون تفانيك والتزامك بالعمل لتحقيق مصالحهم على حساب احتياجاتك وأولوياتك، وناهيك عن أنَّ إفراطك في العمل قد يسبب لك إجهاداً إضافياُ أنت في غنى عنه.

سنقدِّم في هذا المقال 6 نصائح تساعدك على تجنُّب حالة الإفراط في الالتزامات، وفرض الحدود المناسبة التي تجعلك تحترم وقتك.

نصائح لإدارة الوقت بكفاءة وتجنب الإفراط في الالتزامات:

1. استخدم تقويماً رقمياً:

قبل أن تحدد ما إذا كنت تبالغ في حجم المسؤوليات التي تأخذها على عاتقك أم لا يجب أن يكون لديك جدول زمني مناسب؛ إذ يساعدك التقويم على تنظيم وقتك ومهامك، وستكون لديك بهذه الطريقة وسيلة تذكير بصرية يمكنك الرجوع إليها عند التخطيط لاجتماع، أو نسيان موعد تسليم المهام، ويوجد كثير من الوسائل التي تساعدك على الاحتفاظ بجدول زمني من هذا النوع في أيامنا هذه.

يُعدُّ التقويم الورقي أحد أكثر أشكال التقويم شيوعاً، ولكنَّه قد لا يتيح لك ما يكفي من المساحة لتدوين الملاحظات والمناسبات، وتُعدُّ تطبيقات التقويم عبر الإنترنت بديلاً مستداماً يوفِّر كثيراً من المزايا القيِّمة، ويمكن أن تحمِّل تطبيقات التقويم الرقمية على هاتفك الذكي أو على حاسوبك؛ إذ سيكون التقويم بهذه الطريقة في متناول يدك متى ما احتجت إليه، إضافة طبعاً إلى إمكانية إضافة رسائل التذكير.

يمكن للتقويمات الرقمية أن ترسل لك الإشعارات لتذكيرك بموعد قريب، وبذلك لن تنسى أي موعد أو مناسبة هامة، ويمكن ضبط هذه الإشعارات لتنبيهك قبل فترة تتراوح بين 15 دقيقة إلى عدة ساعات قبل المناسبة، كما تمكِّنك أيضاً هذه البرمجيات من مشاركة جدول عملك عبر الإنترنت مع زملاء العمل لتسهيل التخطيط للمناسبات بشكل جماعي.

2. ابقَ على اطِّلاع على جدول عملك:

تأكَّد بعد أن تنتهي من إعداد التقويم من الاطلاع بشكل دائم على جدول عملك، ويتطلب ذلك مراجعته في كثير من الأحيان للحصول على فكرة عامة عن يوم، أو أسبوع العمل، وصحيح أنَّك قمت بضبط رسائل تذكير في تقويمك الرقمي، ولكن لا ينبغي أن تتلقى إشعارات التقويم بشكل مفاجئ؛ لذلك من الأفضل أن تجعل مراجعة جدول عملك جزءاً من مهامك اليومية حتى تكون مستعداً مسبقاً لكل موعد أو مناسبة يذكِّرك بها التقويم من خلال الإشعارات، وإحدى الطرائق الجيدة للقيام بذلك هي أن تبدأ يومك بالاطِّلاع على التقويم الخاص بك؛ لذا افتح تقويمك الرقمي بمجرد الوصول إلى مكتبك أو مكان عملك، واطَّلع على جميع الاجتماعات والمهام والمواعيد النهائية المخطَّط لها في هذا اليوم.

تبدأ يومك بهذه الطريقة وقد كوَّنت فكرة شاملة عن كل ما لديك من مهام، وأعمال، وإحدى الوسائل الرائعة لتسهيل البحث في جدول عملك عن المناسبات والمواعيد هي تمييز الخلايا بالألوان؛ إذ تحتوي معظم التقويمات الرقمية على هذه الميزة، فهذا يسمح لك باستخدام ألوان متعددة لتمييز مهام ومواعيد مختلفة، وافرز المناسبات، والمواعيد إلى فئات وميِّز كل فئة بلون معيَّن، فمثلاً يمكن أن تحدد الاجتماعات باللون الأزرق، والمواعيد النهائية باللون الأحمر، وهكذا، فالفكرة أن تعمل بذكاء وتسهِّل على نفسك الأمر قدر الإمكان.

3. جَدول مهامك بذكاء:

توجد طريقة أخرى تساعدك على تحقيق أقصى فائدة ممكنة من تقويمك الرقمي، ويتعلق الأمر بمفهوم المهل الزمنية الاحتياطية، وهو الوقت الإضافي الذي تفصل بواسطته بين المواعيد لمنع تضاربها، ويمكن أن تضيف هذا الوقت بعد الموعد أو قبله، كما يمكن أن تجعل هذه المهلة الفاصلة طويلة أو قصيرة حسب احتياجاتك، ويمكنك تعديلها خلال يوم العمل، والمهلة المثالية هي 15 دقيقة، وهي فترة كافية للاستعداد، وتنظيم الأمور المتعلقة بالموعد أو المناسبة اللاحقة؛ إذ ستتجنب بهذه الطريقة كثيراً من التوتر الذي تسببه المواعيد المتداخلة، أو المتقاربة جداً في التوقيت، وسيكون لديك وقت للاسترخاء وتنظيم شؤونك.

يحتوي تطبيق "غوغل كالندر" (Google Calendar) على وجه الخصوص ميزة تجعل التطبيق يقوم بشكل تلقائي بحجز مهلة زمنية فاصلة بين المواعيد والمناسبات، ومع ذلك إذا كنت تستخدم تقويماً رقمياً من نوع آخر، فسوف تحتاج إلى إضافة هذه المهلة بشكل يدوي؛ وهذا يعني أن تعتاد على الأمر فقط، فمن الجيد على أي حال أخذ فاصل زمني بين الاجتماعات المتتالية لتروِّح عن نفسك قليلاً وتتجنب اختبار مستويات عالية من الإجهاد.

شاهد بالفيديو: 8 نصائح لترتيب أوراق العمل

4. تجنَّب الدمج بين مهام عملك ومهام حياتك الشخصية:

أحد أهم الأشياء من أجل استثمار وقتك بحكمة هو عدم دمج الحياة المهنية بالحياة الشخصية، ولا يعني هذا الامتناع عن إقامة علاقات صداقة مع زملاء العمل؛ بل تجنُّب تداخل مهام الحياة الشخصية مع مهام الوظيفة، ويحدث هذا الخطأ عندما تقوم بجدولة اجتماعات خاصة بالعمل خلال وقتك المخصص للحياة الشخصية، والعكس بالعكس.

يُعدُّ هذا الخطأ دليلاً على أنَّك تُفرِط في الالتزامات خلال يوم العمل، لذا قد يتمثَّل هذا الخطأ بالعمل لساعات إضافية، أو حضور اجتماعات في يوم العطلة، أو بعد انتهاء ساعات العمل، أو قد تقوم بإجراء مكالمة شخصية، أو إنجاز مهمة تتعلق بحياتك الشخصية في أثناء وقت العمل، وفي الحالتين أنت لا تُحسن إدارة وقتك؛ إذ لا تقتصر المشكلة هنا على التخبط بين مهام عدة؛ بل في كون هذه الممارسة دليلاً على عدم قيامك بمسؤولياتك بالشكل الصحيح.

لن تكون محط إعجاب مديرك في العمل إذا وجد أنَّك تقوم بمهام حياتك الشخصية في الوقت المخصص لمهام العمل، وفي حين يجب عليه في المقابل احترام الوقت المخصص لحياتك الشخصية ولا يطلب منك في أثنائه القيام بأية مهمة، لذا احترام الوقت مطلوب من الطرفين في هذه الحالة.

5. تجنَّب إهدار الوقت:

نمتلك جميعاً نفس المقدار من الوقت 24 ساعة في اليوم، و7 أيام في الأسبوع، و12 شهراً في السنة، والناجحون هم من يجيدون استثمار هذا الوقت لا أكثر، لذا احترم وقتك، واستثمره بأفضل ما يمكن، ويعني هذا أن تتجنب أحد أبرز الأمور التي تؤدي إلى إضاعة الوقت الخاص بالعمل، وهو عقد الاجتماعات غير الضرورية، وأيضاً تفقُّد البريد الإلكتروني كثيراً تحسباً لوصول رسالة من شخص ما، وإذا كنت تشغل منصباً قيادياً، فابذل قصارى جهدك للحد من عدد الاجتماعات التي تعقدها أسبوعياً.

يمنح هذا الأمر الجميع بمن فيهم أنت مزيداً من الوقت للعمل على المهام المتعلقة بالوظيفة، وقد تتحسن إنتاجية الموظفين، وينجزون مهامهم في وقت أقل عندما لا يكون لديهم كثير من الاجتماعات لحضورها، ويفضَّل أيضاً أن تعيِّن نغمة مخصصة لإشعارات البريد الإلكتروني بحيث لا تضطر لتفقد هاتفك أو حاسوبك كل 5 دقائق تحسباً لوصول رسالة على صندوق البريد الخاص بك.

قد لا تكون أنت من يخطط للاجتماعات، ولكن ما يزال بإمكانك القيام ببعض الأمور للحد من عدد الاجتماعات التي تحضرها، ويمكنك من خلال البريد الإلكتروني، أو تطبيقات المحادثة مثل "مايكروسوفت تيمز" (Microsoft Teams) إرسال الرسائل الفورية إلى شخص ما في مكان العمل دون الحاجة للاتصال به، ولكن ماذا تفعل إذا اقترح مديرك في العمل عقد اجتماع للتحدث عن مهمة؟ أو التخطيط لمشروع ما؟

اطلب منه بكل احترام ملخصاً أو فكرة عامة عن موضوع الاجتماع؛ لأنَّ الكثيرين يحفظون المعلومات من خلال أساليب الإيضاح البصرية بدلاً من الاستماع.

6. ضع حدوداً واضحة وأعلِم الآخرين بها:

ستشهد تغييراً جذرياً في حياتك المهنية بعد أن تطبِّق النصائح الـ 5 المذكورة آنفاً التي من شأنها أن تساعدك على تجنُّب الإفراط في الالتزامات، وتمنحك قدرة على إنجاز المهام في وقت أقل، وهذا الأمر رائع بلا شك، ولكنَّك لن تحقق نجاحاً كاملاً ما لم تضع الحدود وتجبر الآخرين على تنفيذها، ولكن ما هي الحدود؟

تُعرِّف مجلة "هارفارد بزنس ريفيو" (Harvard Buisness Review) الحدود على أنَّها: "ضوابط نحددها لأنفسنا، ونخبر الآخرين بها؛ إما من خلال سلوكاتنا، أو التعبير عنها صراحةً"، ويتعلق جزء كبير من تحقيق التوازن بين الحياة الشخصية والعمل برفض القيام بمهام تفوق قدرتنا، لذا من الهام جداً أن تحترم وقتك الثمين للتقليل من الإفراط بالالتزامات والتوتر الناجم عن ذلك.

كما يتعلق وضع الحدود بمعرفة إمكاناتك؛ أي أن تعرف حجم العمل الذي لا تطيقه، فلا تُرهق نفسك بمهام تفوق طاقتك، ولذلك لا تقم بالعمل نيابةً عن الآخرين بدافع الإحراج ما لم تكن ترغب، وتمتلك الوقت لذلك.

يساعدك أيضاً ترتيب المهام وفق أولويتها على وضع الحدود، لذا حدد المهام الأكثر أهميةً، والتي تحتاج إلى مستوىً عالٍ من التركيز ووقت إضافي، ولا تسمح لأحد بإقناعك بالتغاضي عن أولوياتك، فهذا يُظهر للآخرين أنَّك لا تحترم وقتك، ولا تحترم نفسك بالقدر الكافي.

في الختام:

قد يكون من الجيد ختاماً أن نؤكِّد على أهم نصيحة وهي الاحتفاظ بجدول زمني، وبذلك يمكنك أن تُحمِّل نفسك أعباء مهام تفوق طاقتك دون أن تدرك ذلك، لذا اعتد على الالتزام بجدول عملك، ولا تضف مهاماً أكثر مما يستوعب الجدول؛ إذ يؤدي احترام وقتك إلى تعزيز احترامك لنفسك، وتعزيز قدرتك في إدارة وقتك.