تحديات التواصل الاجتماعي للشركات وكيفية التعامل

تحديات التواصل الاجتماعي للشركات وكيفية التعامل

تحديات التواصل الاجتماعي للشركات:

نستعرض أدناه أبرز أكثر تحديات الاتصال شيوعاً في الشركات مع اقتراحات التغلب عليها.

1. تحديات التواصل الاجتماعي للشركات: نقص التواصل

تواجه عدة مؤسسات صعوبة في توفير قدر كافٍ من المعلومات سواءً كانت معلومات متعلّقة بالعمل، أو موارد المعرفة المتاحة، أو تحديثات الأخبار أو حتّى مساحة للمناقشة النشطة.

فهو يخلق الافتقار إلى التواصل إحساساً بالعزلة فقد تسبب الشعور بالانفصال عن المنظمة وتقليل المشاركة والاستثمار العاطفي في عملهم. كما يسبّب نقص الاتصال إلى ضياع المعلومات المهمة أو تأخيرها وخلق فراغ فقد تؤدي فيه الشائعات والإشاعات إلى مزيد من الإخلال بالبيئة. كما قد ينتج عن قلّة التواصل سوء فهم وانهيار في العمل الفردي والتعاوني.

كيفية التغلب على نقص التواصل:

يجب على المنظمات توفير منصة اتصال شاملة تسمح بالمناقشة النشطة والتوزيع الفعال للمعلومات. إضافة إلى إبقاء الجميع في الحلقة عبر رسائل البريد الإلكتروني والرسائل على مستوى الشركة، والرسائل الإخبارية، وتحديثات الشبكة الداخلية، والاجتماعات الشاملة وغير ذلك.

2. تحديات التواصل الاجتماعي للشركات: زيادة المعلومات

يحتاج الاتصال كمية كبيرة من المعلومات، إذ يمكن للمنظمات عبور الخط الفاصل بسهولة لتزويد أعضاء الفريق بكل المعلومات الضرورية وإغراقهم بالمعلومات الزائدة. فيزيد تحميل المعلومات المزيد من رسائل البريد الإلكتروني والمذكرات على مستوى الشركة والاجتماعات، والملفات المشتركة.

فقد يحتاج أعضاء الفريق مساحة للعمل المركز، إذ تعطل الإلهاءات المستمرة عملية العمل الفردية. حيث أنَّ مطالبة أعضاء الفريق بمعالجة معلومات إهداراً لوقتهم وقدراتهم العقلية، كما يسبّب فك الارتباط وتثبيط الدافع ليسبّب انخفاض الإنتاجية والانفصال العام.

كيفية التغلب على زيادة للمعلومات:

يعتبر التوازن الصحيح بين المعلومات الكثيرة عملية تجريبية تختلف من فريق لآخر، في حين تسعى المؤسسات لإنشاء الاتصال الأمثل وتدفق المعلومات. إذ يجب إعطاء الأولوية للجودة على الكمية، والحد من قنوات توزيع المحتوى الخاصة بها، وتصفية المعلومات لزيادة الوضوح، وتقييم نسبة الوقت المستغرق لمعالجة المعلومات والقيمة التي توفرها.

3. تحديات التواصل الاجتماعي للشركات: عدم وجود بنية اتصال رسمية

يعد التوزيع الفعال للمعلومات والهيكل الواضح لقنوات الاتصال والمعلومات أن كل شخص يمتلك وصول سريع وفعال لكلّ المعلومات ذات الصلة. بما يتضمّن: الأخبار والتحديثات، وعبر السياسات وأدوات العمل وموارد المعرفة، وصولاً إلى خطوط الاتصال المباشرة.

إذ ينتج عن غياب الهيكل إلى الارتباك وعدم الفعالية كما يسبب مجموعة متنوعة من حالات انقطاع الاتصال. نتيجة لفقدان المعلومات الهامة أو تأخيرها أو التغاضي عنها، كما يضيع الوقت في البحث عن المعلومات، ولا يتم إنشاء اتصالات ذات صلة إذ يؤثر ذلك على كل من جودة الاتصال والأداء نفسه.

كيفية التغلب على نقص بنية الاتصال الرسمية:

يجب أن يكون تنظيم خطوط الاتصال والمعلومات الواضحة والفعالة أهمّ أولويات الاتصال لكل المنظمات. فالهدف هو توفير الوصول إلى كل المعلومات والموارد ذات الصلة والأشخاص بشكل عملي وفعال قدر الإمكان.

إذ يمكن تحقيق ذلك باستخدام تطبيقات الدردشة الجماعية، والشبكات الداخلية، والرسائل الإخبارية، ولوحات الإعلانات، ومجموعات العمل عبر الأقسام، وغيرها.

يعتمد اختيار تلك الوسائل والموارد على تفضيلات المؤسسة، يجب ملاحظة أن المؤسسات لا تحتاج إلى الاستفادة منها جميعاً. إنما يحتاجون التركيز لتغطية كل الضروريات بأقل عدد ممكن من الأدوات لتجنب المعلومات والتكنولوجيا الزائدة.

4. تحديات التواصل الاجتماعي للشركات: الرقابة الذاتية

يعدّ وعي أعضاء الفريق بوضعهم ضمن التسلسل الهرمي للمؤسسة، الذي يملي سلوكهم تجاه المناصب الأدنى أو الأعلى. إذ يمكن للوعي بالوضع أن يثني أعضاء الفريق عن التعبير عن مخاوفهم، ومناقشة المشكلات التي يواجهونها، وإيصال المعلومات السلبية إلى رؤسائهم. كما يمنع قادة الفريق والإدارة العليا من النظر في مدخلات مرؤوسيهم. لمنع ذلك تحتاج المنظمات تشجيع التواصل المفتوح والصادق على كل المستويات، من خلال تثبيت قنوات اتصال مفتوحة وشفافة تمكن الاتصال التصاعدي أو بالبحث عن المدخلات من المرؤوسين وتشجيعها.

شاهد بالفديو: 7 أخطاء شائعة في التواصل في العمل

5. تحديات التواصل الاجتماعي: إخفاء المعلومات السلبية أو تليينها

ينتج ذلك عن الخوف من التداعيات أو الرغبة في تقديم نفسه بشكل أفضل، فقد يتم تصفية الرسائل الأعلى من المرؤوسين الذين يقدمون تقاريرهم إلى رؤسائهم، وفي الاتصالات التنازلية من الإدارة إلى الموظفين. فقد ينتج عن تصفية الرسائل لإخفاء المعلومات السلبية مزيد من الأضرار في المستقبل إذ تبقى المشكلات الحالية دون حل وتحجب المعلومات الهامة التي تساعد في تحديد تلك المشكلات وتصحيحها.

كيفية التغلب على إخفاء المعلومات السلبية أو تليينها:

يمكن تقليلها بتعزيز بيئة مفتوحة وآمنة تسمح لأعضاء الفريق معالجة المواقف السلبية والاعتراف بالأخطاء دون خوف من العقاب.

6. تحديات التواصل الاجتماعي: عدم وجود تنسيق بين الفرق

يحدث نقص التنسيق عند فشل الأطراف المشاركة في التعاون في توصيل كل الجوانب ذات الصلة بعملهم المشترك بشكل كامل. سواء بين أعضاء الفريق نفسه، أو عدة فرق أو منظمات فينتج عن ضعف التنسيق إلى نقص في فهم كيفية عمل التعاون وكيف تلاءم الأجزاء الفردية مع بعضها في تلك الخطة. إذ ينتج عن ضعف التنسيق آثار ضارة على العملية التعاونية، تعمل تلك الأطراف بدرجات متفاوتة من العزلة دون فهم كامل لما تفعله الأطراف الأخرى وكيف تتحد. فينتج عمل غير فعال، وتكرار الأنشطة كما يسبب عدم الرضا والصراعات.

التغلب على نقص التنسيق بين الفريقين:

يبدأ التنسيق بإيصال غرض وآليات التعاون بوضوح بما يتضمن: تحديد أهداف الفريق بوضوح، والأدوار والمسؤوليات الفردية، والخطة التي تربط المساهمات الفردية في جهد جماعي.

كما تحتاج المنظمات لإنشاء خطوط اتصال واضحة بين المتعاونين والحفاظ عليها طوال فترة التعاون. إضافة إلى تحديد السبب الجذري في اتصال الفريق وتعديل خطوط الاتصال عند حدوث أعطال في التنسيق.

7. تحديات التواصل الاجتماعي: صوامع المعلومات

صومعة المعلومات هي حالة لا يتم فيها مشاركة المعلومات المهمة بين كلّ الأطراف ذات الصلة. بل تبقى حصرية لبعض الفرق أو الأفراد داخل المنظمة. ينتج عن مزيج من ممارسات الاتصال السيئة، وغياب الثقة، ونقص الشفافية، وانخفاض التعاون بين مختلف أجزاء المنظمة.

ينتج عن صوامع المعلومات عدة آثار ضارة على عملية العمل فهي تسبب إضاعة الوقت كما أن المعلومات ذات الصلة غير متوفر بسهولة. فقد تسبب الازدواجية في العمل وعدم الفعالية والتأخير، كما تسبب عدم الثقة والاحتكاك والتنافس بين الفرق.

كيفية التغلب على صوامع المعلومات:

يحتاج نهجاً شاملاً يتضمن تحسين الاتصال بين الفريق، وزيادة الشفافية وإبراز جهود الفرق والأفراد، وتشجيع ثقافة مفتوحة لتبادل المعرفة، وإنشاء وتعزيز التعاون بين مختلف أجزاء المنظمة.

8. قلة التغذية الراجعة:

تعتبر التغذية الراجعة ثنائية الاتجاه أحد أهم جوانب الاتصال في العمل، فهي تساعد في تحديد المشكلات الناشئة، وتزيد من مشاركة الموظف وتشكيل وتحسين عملية العمل. إذ تسبب التعليقات غير المنتظمة والكافية في حدوث مشكلات فورية وطويلة المدى.

إذ يفتقر أعضاء الفريق إلى الوضوح والتوجيهات فيما يخصّ بعملهم، مما قد يؤثر سلباً على أدائهم. في حين توفر الملاحظات لأعضاء الفريق إحساساً بالرؤية والاعتراف بعملهم كما أن نقص التغذية الراجعة يسبب الإحباط وفك الارتباط بالعمل والمنظمة.

كما يمنع نقص تعليقات الموظفين المؤسسات من التعرف على التحديات الداخلية الحالية وبالتّالي تحسين العمليات.

كيفية التغلب على نقص التغذية الراجعة:

يمكن حل ذلك عبر تقديم الملاحظات والسعي إليها بشكل منهجي، بدءاً من إنشاء قنوات تمكّن وتشجع التواصل الصاعد. كما يحتاج قادة الفرق والمديرون لتقديم الملاحظات بشكل منتظم وتشجيعها عبر المقابلات الفردية واجتماعات الفريق واستطلاعات الرأي للموظفين. لذا يجب ألا تتوقف المنظمات عند تقديم المعلومات وجمعها، بل تتبعها وتتصرف بالاعتماد عليها.

9. عدم تبادل المعرفة:

تعتبر المعرفة الجماعية أعظم مورد لأي منظمة إذ لا تتاح معرفة الأفراد والفرق للمنظمات بأكملها، مما يحد من إمكاناتهم الجماعية. فعدم مشاركة المعرفة تحد من الإمكانات الإجمالية للمؤسسة بشكل كبير، فعندما لا يتم مشاركة المعرفة القيّمة بشكل فعال على مستوى المؤسسة تخاطر بفقدان تلك المعرفة.

هذا يحتاج الوقت والموارد لتعيين الموظفين وتدريبهم وتزويدهم بالخبرة اللازمة التي تثري مجموعة مهاراتهم. إضافة إلى تزيد مشاركة المعرفة النشطة من الشعور بالاعتراف بأعضاء الفريق الفرديين بالتّالي تحسين مشاركة الموظفين والاحتفاظ بهم.

كيفية التغلب على نقص تبادل المعرفة:

لتحسين تبادل المعرفة يجب أن تسعى المنظمات لبناء قاعدة معرفية مخصصة والحفاظ عليها تجمع خبرتها المتخصصة. إضافة إلى تحفيز مشاركة المعرفة بنشاط عبر توفير منصة، والاعتراف بالجهود الفردية ومكافأتها، وتشجيع التعاون بين الأفراد والفرق المتباينة.

شاهد بالفديو: 6 نصائح حول التواصل المهني بطريقة صحيحة

10. تحديات التواصل الاجتماعي: عدم المشاركة

تعد المنظمات محاور للمحتوى فلو لم يتفاعل أعضاء الفريق مع المحتوى الذي تنتجه الشركة ولا يستجيبون له، وإذا شعروا بأنهم غير مرتبطين برؤيتها وقيمها المعلنة، فقد يكون ذلك أحد أعراض ممارسات الاتصال الخاطئة.

الموظفون الذين يستجيبون لرسائل المنظمة ويشاركون في مبادئها التوجيهية أكثر تحفيزاً للمساهمة في نجاح الكل. على الجانب الآخر الموظفين غير المتفاعلين أقل تحفيزاً واستثماراً في العمل المشترك مما يعيق أدائهم والتزامهم.

كيفية التغلب على نقص المشاركة:

يعد التواصل عامل مساهم، وعند صياغة الرسائل وتوزيعها يجب على المنظمات مراعاة: مدى ملاءمة الرسالة للمستقبل، والكمية المثلى للمعلومات، ووضوح المعلومات، والقنوات المثلى للتوزيع، وإمكانية الحصول على تغذية مرتدة.

11. تحديات التواصل الاجتماعي: ضعف التواصل الكتابي

في بيئة العمل الحديثة يتم التواصل كتابة بالتالي فإنَّ القواعد النحوية الضعيفة، وبنية الجمل الضعيفة، والتجاهل العام للتنظيف غير مقبول في التواصل على مستوى الشركة وتوزيع المعلومات.

فقد تسبب الأخطاء النحوية وعدم الوضوح والهيكل والترتيب في الاتصال الكتابي إلى تدمير تصور المنظمة في أعين الموظفين، مما يشير إلى نقص الاحتراف والاهتمام بالتفاصيل.

والأهم من ذلك، يمكن أن يكون لها أيضاً عواقب عملية، حيث يمكن أن تؤدي الرسائل ذات الصياغة الرديئة (مثل التوجيهات غير الواضحة، والنص المليء بالمصطلحات، والصياغة المعقدة وغيرها الارتباك وعدم اليقين فقد يكون له تأثير سلبي على كل من أداء الموظف ورضاه.

كيفية التغلب على التواصل الكتابي السيئ:

يجب فهم الغرض الأساسي من الاتصال على مستوى الشركة إذ تقوم المنظمات بتوظيف متخصصين في الاتصالات للتعامل مع إنشاء المحتوى وتوزيعه على مستوى الشركة. أو استخدام أدوات نحوية مختلفة وإشراك الآخرين في العملية لضمان جودة الاتصال المكتوب ووضوحه وأهميته.

12. تحديات التواصل الاجتماعي: المواقف السلبية

تعيق المواقف السلبية الاتصال في مكان العمل بسبب حواجز المواقف سلوكيات أو تصورات تمنع الناس من التواصل بشكل فعال. تتأثر بشكل أساسي بالمتغيرات الشائعة كالعمر أو الجنس أو التعليم أو الخبرة أو التنشئة أو نمط الحياة أو العرق.

كما يتم التعبير عنها بشكل شائع من خلال بعض السلوكيات كالتحيز أو التنميط أو العاطفة. فهي تزرع سوء الفهم والخلاف والصراع، بالتالي فهي تعيق الاتصال الفعال وتماسك الفريق والتعاون.

التغلب على المواقف السلبية:

يجب على المنظمات أن تصمم اتصالاتها لمنع ظهور أو تغذية المواقف السلبية بالاحترام والشمول لكل أعضاء الفريق، باستخدام لهجة ولغة إيجابية تركز على الإيجابيات وتشجيع التغذية الراجعة. يمكن تقليل المواقف السلبية بشكل أكبر عبر تشجيع التعاون والقضاء على التسلسلات الهرمية للفريق لضمان ذلك كل شخص لديه رأي متساو.

إقرأ أيضاً: 5 أمور يجب مراعاتها لتحقيق التواصل الفعّال

13. تحديات التواصل الاجتماعي: المناطق الزمنية

هذا التحدي خاص بالمنظمات والفرق الموزعة عبر المواقع الجغرافية البعيدة. ومع ذلك، مع استمرار اكتساب العمل عن بُعد موطئ قدم أقوى في السوق المهنية، تستمر أهمية هذا التحدي أيضاً في النمو.

إذ يقدم أعضاء الفريق العاملون في مناطق زمنية مختلفة مجموعة محددة من التحديات العملية العملية. لأن ساعات العمل المتداخلة بين أعضاء الفريق الموزعين جغرافياً محدودة أو غير موجودة، فإن الاتصال يتخذ شكلاً مختلفاً.

يتمثل التحدي الأساسي في التواصل والتعاون غير المتسقين فيسبّب تأخيرات غير ضرورية، وتجاهل الرسائل، وانخفاض الإنتاجية. كما تشمل التحديات الإضافية نوافذ الاجتماعات الضيقة، ونقص التفاعل الاجتماعي، ونقص الفرص للاعتراف الفردي.

كيفية التغلب على المناطق الزمنية:

يمكن للمنظمات التغلب على هذا التحدي الاتصالي بالالتزام بأفضل ممارسات العمل عبر المناطق الزمنية. تشمل تلك الممارسات إعطاء الأولوية للاتصالات الكتابية الواضحة والفعالة، كما تبني الاتصال غير المتزامن المتجذر في أدوار الفريق المحددة بوضوح والعمليات والمبادئ التوجيهية الواضحة، والاعتماد الجماعي لأدوات الاتصال، واحترام الحدود المهنية والاختلافات الثقافية.

14. تحديات التواصل الاجتماعي: التكنولوجيا

تزداد التكنولوجيا دعماً للاتصالات بالنسبة للمؤسسات متعددة المكاتب والمنظمات التي تختار نموذج العمل عن بُعد أو نموذج العمل المختلط تمثّل التكنولوجيا الطريقة الوحيدة للحفاظ على اتصال الأجزاء المتباينة الخاصة بهم والمشاركة في العمل المشترك.

فهي تزود المنظمات بأدوات الاتصال الرقمية منافسيها بميزة تنافسية واضحة، فهم يفشلون في الاستفادة من الفوائد الواضحة لتكنولوجيا الاتصالات الحديثة الفورية، والفعالية من حيث التكلفة، وتقريب المسافات بين المناطق الجغرافية كما يخاطرون بفقدان المواهب التي تتوقع بيئة عمل أكثر مرونة.

كيفية التغلب على تحديات التكنولوجيا:

تحتاج المنظمات للنظر بعناية في بنيتها التحتية التكنولوجية للاتصالات، إذ يحتاج العمل نظاماً أساسياً للاتصالات شاملاً يتعامل مع كلّ احتياجات الاتصال لأي مؤسسة من الاتصال المباشر إلى مشاركة المعلومات والمعرفة. التقييم الصحيح لاحتياجات التواصل هو الخطوة الأولى لاختيار أفضل أدوات اتصال الفريق لإعدادهم المحدد.

في الختام:

تشكل تحديات التواصل الاجتماعي للشركات فرصة للتواصل بشكل أفضل، فالقوى العاملة العالمية تنمو بعيداً مادياً وتعتمد على التكنولوجيا.

إذ يصبح الاتصال الداخلي الفعال أحد جوانب الهيكل التنظيمي يجب أن يُنظر إلى ظهور تحديات الاتصال المختلفة ليس كعقبة، ولكن كفرصة لإعادة تقييم بنية الاتصال وتحسين تدفق المعلومات والتفاعلات المهنية.