أفضل أنظمة الإنتاجية

ملاحظة: هذا المقال مأخوذٌ عن المدوِّنة "سلستين تشوا" (Celestine Chua)، وتُحدِّثنا فيه عن أفضل أنظمة الإنتاجية التي يمكننا الاعتماد عليها.

على سبيل المثال، عندما استخدمت طريقة القلم والورقة التقليدية لوضع قائمة مهامي، كان من السهل أن أتحقق وأشطب المهمة المنجَزة في أثناء تقدمي، لكن بعد مرور فترة، أصبح الأمر فوضوياً للغاية، تكوَّم لدي عدد من الأوراق التي دوَّنت عليها مهامي، وعلى كل ورقة تجد كلمات وخربشات متناثرة هنا وهناك، كان من الصعب تتبعها، إضافة إلى أنَّه تعيَّن عليَّ أن أعيد كتابة القوائم من جديد في كل مرة أفكر فيها بإعادة هيكلة المحتوى، وقد كان هذا أمراً مضجراً.

عند استخدامي لأجهزة التنظيم اللوحية المحمولة باليد، وجدت سهولةً في إدخال المهام وفقاً لمواعيد تسليمها النهائية، وكان تركيزي منحصراً على إنجاز المهام اليومية فقط، لكن من الصعب أن ترى الصورة الكبيرة عندما يكون دليلك هو جدولٌ يوميٌّ، وهذه الألواح جيدة بوصفها نظام إدارةٍ يوميٍّ؛ لكنَّها غير مناسبةٍ لإدارة الأهداف بعيدة الأمد.

بالنسبة إلى برنامج الملاحظات اللاصقة، فإنَّه لمن السهل أن تحصل على مهامك بضغطة زر، لكن لن يستغرق الأمر طويلاً قبل أن تزدحم على سطح المكتب عندك ثماني إلى عشر ملاحظات، تحمل كل منها معلومات كثيرة، وعندها سيصبح الأمر فوضوياً، ولن تتمكن حتى من ترتيب الملاحظات بسلاسة، وتتبع ما عليك فعله، إضافة إلى أنَّ الملاحظات اللاصقة تحمل وظائف تنسيق محدودة؛ إذ إنَّها قد صُمِّمت أساساً لتخزين مقتطفات سريعة من المعلومات.

جرَّبتُ بعد ذلك برنامج "إنجاز المهام" (GTD) بوصفه جزءاً من إدارتي لمدونة تطوير شخصي، فعادةً ما تصلني نسخٌ مجانيةٌ من الكتب والبرامج لأطلع عليها، وأقدم مراجعة عنها في مدونتي إن أعجبتني، لقد جرَّبت برنامجاً لإنجاز المهام، مُستنداً إلى كتاب خبير الإنتاجية "ديفيد ألين" (David Allen) "إنجاز المهام" (Getting Things Done)؛ إذ يساعدك هذا البرنامج على التخطيط لمشاريعك، بدءاً من وضع التصورات الأولية، ووصولاً إلى التنفيذ من خلال استخدام الأهداف والمشاريع والمهام وقوائم المراجعة والجداول الزمنية والتقويم.

بعد نحو أسبوع من المحاولة الجادة للعمل عليه، توقفت عن استخدامه؛ إذ واجهت وقتاً عصيباً في التفريق بين الأهداف والمشاريع، وقد أمضيت وقتاً أطول في النقر هنا وهناك، وترتيب الأشياء في النظام، منه في إنجاز المهام، إنَّني على ثقة تامة من أنَّه نظام رائع بالنسبة إلى بعض الناس؛ لكنَّه لم ينجح معي.

جربت أيضاً بعض قوائم إنجاز المهام على الإنترنت، وقد وجدتها ممتعةً في البداية؛ لكنَّني بعد فترة بدأت أعاني في تسجيل الدخول وإدخال المعلومات والتحديث وحذف المهام المُنجَزة يوماً بعد يوم.

أفضل نظام إنتاجي:

ما توصلت إليه بعد هذه التجارب هو: لا يوجد نظام إنتاجٍ واحدٍ مثاليٍّ لك أو لي، فلدي طريقتي الخاصة في إنجاز الأشياء، ومع كل نظام سبق وجربته في الماضي، شعرت بأنَّني كنت أغيِّر من طريقتي لأجعل النظام يعمل عوضاً عن أن أكون منتجةً بحق عبره، شعرت بتقييد كل نظام من تلك الأنظمة، وأكثر أنظمة "إنجاز الأشياء" تعقيداً، كان فيها منحىً تعليمياً خاصاً بها.

أفضل نظامٍ إنتاجيٍّ هو الذي يجعل إنتاجيتك تتدفق ولا يعترضها، وبعد ذلك كله أدركت أنَّ الوقت قد حان للتوقف عن البحث عن نظام إنتاجي واحدٍ يحتوي على كل المعايير المناسبة لي، إنَّه غير موجود، فلدينا جميعنا أساليبنا الخاصة وميولنا الشخصية، ولتلبية هذه الاحتياجات، فإنَّنا على الأقل سنحتاج إلى مطوِّر برامجٍ لبناء نظامٍ مخصَّصٍ لنا نحن فقط، وحتى عندها، فإنَّه ليس حلاً نهائياً، فإضافة إلى كلفته، إنَّنا على الأرجح سنغير النظام كلما تغيرنا.

إنشاء نظام الإنتاجية الخاص بي:

عندها بدأت بإنشاء ورقة العمل الخاصة بي، باستخدام برنامج مايكروسوفت إكسل (MS Excel) وأوبن أوفيس (Open office) (وهو نسخة طبق الأصل عن مايكروسوفت إكسل، باستثناء أنَّه مجاني).

بدأ الأمر بقائمة بسيطة للأشياء التي يجب عليَّ إنجازها، وقد رتبتها وفقاً لتواريخها، وبمرور الوقت رحت أَبني عليها بإضافة الأهداف والمشاريع، ثم بدأت بترتيبها وفق أولوية الأهداف، بعد فترة وجيزة رحت أدخل إلى النظام الأهداف طويلة الأمد.

اليوم، تطورت ورقة العمل هذه إلى دليل عمل كامل، يتضمن أوراق خاصة بالأهداف المستقبلية والأهداف الشهرية والأهداف الأسبوعية والمشاريع الرئيسة، وخطوات العمل والاستراتيجيات وقوائم المهام اليومية والمعلومات المتنوعة، يساعدني هذا الدليل على التنسيق بين إدارة كل من الهدف الكبير والتفاصيل الدقيقة.

شاهد بالفيديو: 8 خطوات لزيادة إنتاجية يومك

أدوات الإنتاجية الإضافية خاصتي:

إنَّني لا أكتفي باستخدام دليل العمل هذا فقط؛ بل أستخدم بعض البرامج الأخرى بوصفها جزءاً من نظام إنتاجيتي، وهي:

• تقويم جوجل (Google Calendar)، لتسجيل الأحداث الخاصة بالوقت والتاريخ.
• ملاحظات مورون المجانية اللاصقة (Morun Free Sticky Notes)، وهي ملاحظات لتسجيل مقتطفات من المعلومات التي أستخدمها بانتظام.
• قلم وورقة، من أجل العصف الذهني وتدوين الأفكار، أو ببساطة كي أسجل قائمة الأعمال التي عليَّ إنجازها لليوم؛ وبذلك أصبُّ تركيزي عليها.
• المفكرة، لا شيء يخدم مثل مفكرة صغيرة لتسجيل الملاحظات مباشرةً، ثم تنظيمها لاحقاً.
• هاتفي المحمول، لأخذ الملاحظات في أثناء تنقلي، ثم أنقلها إلى دليل العمل الخاص بي عندما أعود إلى حاسوبي، إنَّني في هذه اللحظة أستخدم برنامج "أكتيف نوتس" (Active Notes) في هاتف نوكيا إي 63 (Nokia E63)، لكن يمكن لأي هاتف أن يقدِّم لك هذه الخدمة، فكل ما عليك فعله هو أن تكتب رسالة نصية قصيرة وتحفظها بوصفها مسودة.

مرة واحدة كل أسبوع أو شهر، أعيد تقييم نظام إنتاجيتي، وأحدِّثه بحسب محور تركيزي في هذا الأسبوع أو الشهر، أستمر بإجراء التعديلات هنا وهناك، وعامة هو نظام فعَّال للغاية يلبي احتياجاتي، وعلى الأرجح سيستمر بالتطور والتغير كلما تغيرت أنا أيضاً، هنا تكمن روعة أن تنشئ نظامك الإنتاجي الخاص؛ إذ يمكنك تنقيحه ليلبي احتياجاتك ويواكب تطورك.

الأهم من ذلك، أنَّه يعمل على نحو ممتاز بالنسبة إلي؛ فهو نظام فعَّال، يمكنني أن أضغط على ما أحتاج إليه بسهولة، لأحصل على المعلومات التي أحتاج إليها، وأعدلها بسهولة، لا أتوقع أن يختبر الآخرون الذين قد يستخدمون نظامي النتائج ذاتها؛ إذ قد يرهقهم كم المعلومات أو يرونه معقداً، ولهذا السبب أقول: لا يوجد نظام موحد يلائم الجميع.

من حين إلى آخر تصلني دعوات لتجربة تطبيقات الإنتاجية؛ لكنَّني لم أعد أفعل ذلك قط، بعد أن وجدت أفضل نظام إنتاجية بالنسبة إليَّ، ولهذا السبب، أنصحك بإنشاء نظامك الإنتاجي الخاص بك، فما من شيء سيلبي حاجاتك، مثل شيءٍ أنشأته بنفسك.

أنشئ نظامك الإنتاجي الخاص:

أنصحك بأن تنشئ نظامك الخاص باستخدام برنامج إكسل/ أوبن أوفيس أو معالج النصوص أو برامج التنظيم التقليدية أو أدواتٍ أخرى، ليس من الضروري أن تستخدم برنامج إكسل، على الرَّغم من أنَّني أرشحه بشدة؛ إذ إنَّه بالفعل قد أُنشئ لتنظيم كميات كبيرة من المعلومات بطريقة منهجية، إنَّه سهل الاستخدام وقابل للتخصيص بدرجة عالية أيضاً، قد تضطر إلى تجربة برامج مختلفة لتعرف ما يناسبك، فربما يستغرق الأمر بعض الوقت، لكن ما إن تعثر على الأداة المناسبة لك، يصبح الأمر بسيطاً جداً؛ إذ تستخدم تلك الأداة لتحسين سير عملك.

برامج يمكنك استخدامها لإنشاء نظامك الإنتاجي:

• مايكروسوفت أوفيس (أنا أستخدم برنامج إكسل).
• أوبن أوفيس.
• مستندات جوجل (Google Documents).
• زوهو (Zoho).

أدوات إنتاجية:

إن لم يكن لديك ما يكفي من الخبرة السابقة في استخدام برامج الإنتاجية وأنظمتها، فمن الأفضل لك أن تجرب أنظمة مختلفة، لتصبح لديك فكرة عما يناسبك، وما لا يناسبك قبل أن تبدأ بإنشاء نظام إنتاجيتك.

إليك بعض الأدوات الجيدة لتبدأ بها:

التقويم:

يعد تقويم جوجل (Google calendar) أفضل الخيارات المتاحة؛ ففيه وظائف التقويم الأساسية لإدارة الفعاليات (العنوان والموقع والوصف وخيار تكرار التنبيه)، والوظائف الإضافية الأخرى مثل قائمة المهام الملحقة متعددة الوظائف (مثل العمل والأمور الشخصية والتمرين وما إلى ذلك، يمكنك أن تختار لوناً معيناً لكل مهمة للتمييز بينها)، ويمكنك أيضاً أن تشارك تقويمك مع المستخدمين الآخرين الذين يستخدمون تقويم جوجل أيضاً، مما يجعلها أداة تفاعلية.

شاهد بالفيديو: 12 عادة يومية تزيد إنتاجيتك دون توتر

برامج الملاحظات اللاصقة:

بعد تجربتي لعدد لا بأس به من برامج الملاحظات اللاصقة، فضَّلتُ ملاحظات مورون المجانية اللاصقة لأنَّه سهل الاستخدام واقتصادي، يمكنك أن تنشئ ملاحظات عدة لأغراض مختلفة، والتمييز بينها بناءً على عنوان الملاحظة واللون، وداخل كل ملاحظة، يمكنك إجراء تنسيق بسيط (غامق أو مائل أو مُسطَّر أو تغيير لون الخط)، والأفضل من ذلك أنَّه مجاني.

قوائم المهام:

يمكنك أن تجد قوائم مهام عدة رائعة على الإنترنت، وقد أدرجت أكثرها شعبيةً، وأعلاها تقييماً في الأسفل، ولكل من هذه البرامج نقاطها الإيجابية؛ لذا احرص على تجربتها لترى كيف يكون أداؤها معك.

إليك هذه البرامج مرتبةً من الأبسط إلى الأكثر تقدماً:

1. تادا ليستس (Ta-da Lists):

هي النوع البسيط من قوائم المهام إن كنت تبحث فقط عن أبسط قوائم المهام؛ إذ يمكنك أن ترتِّب العناصر وتحذفها عند الانتهاء منها، فقد عثرت على طلبك، يندمج هذا البرنامج مع أجهزة آيفون (iPhone).

2. تودويست (Todoist):

يتيح لك هذا البرنامج واجهة بسيطة، مصحوبةً بتقويم، وتسمح لك بإنشاء تسلسلات هرميةٍ لمهامك (العناصر ذات الأهمية)، إضافة إلى اندماجه مع تطبيق جيميل (gmail)، وإمكانية الوصول عبر الهاتف المحمول، وضبط رسائل التذكير وغير ذلك، كما أنَّه مدعوم من قبل أنظمة الهواتف المحمولة.

3. ريميمبر ذا ميلك (Remember the Milk):

باستخدام هذا البرنامج يمكنك إنشاء مواعيد نهائية، وتعيين مهام لتكرارها وتحديد أولوية كل مهمة، إضافة إلى رسائل التذكير وغير ذلك، يندمج مع برنامج جيميل ومستندات جوجل، صنِّف هذا البرنامج بوصفه أفضل برنامج إدارة قائمة المهام، هذا البرنامج أيضاً دعمته أنظمة الهواتف المحمولة أيضاً.

4. تودليدو (Toodledo):

إنَّه أكثر من مجرد قائمة للمهام، فهو أقرب إلى نظام لإنجاز المهام، متكامل من ناحية إمكانية الإشارة وتعقب الوقت وضبط الأهداف والتقويم وغير ذلك.

5. إدارة المشاريع:

من أجل الوصول إلى مستوى أعلى من التنظيم والإدارة.

6. تيدلي ويكي (Tiddly Wiki):

مثل موقع ويكيبيديا (Wikipedia) (متكامل بوظيفة الإشارة والتحرير والحفظ والبحث)، لكن يمكنك استخدامه لإدارة مشاريعك الشخصية، كما يمكنك أيضاً نقله من كمبيوتر إلى آخر.

7. بي بي ووركس (PB Works):

مشابه لبرنامج تيدلي ويكي، إلا أنَّ عمله موجَّه أكثر نحو التعاون بين فريق العمل.

8. جولز أون تراك (Goals on Track):

عبر الإنترنت ومدفوع.

9. فايتاليست (Vitalist):

عبر الإنترنت ومجاني مع نسخة مدفوعة.

10. نيرفانا (Nirvana):

عبر الإنترنت ومجاني.

11. ثينكينغ روك (Thinking Rock):

متعدَّد المنصات ومجاني مع نسخة مدفوعة.

12. أومني فوكس (OmniFocus):

مخصَّص لمستخدمي أجهزة ماك (Mac) فقط ومجاني.

أنظمةُ إنتاجٍ جاهزةٌ لك:

أُدرك أنَّ بعضكم قد يكون راضياً تماماً عن استخدام أنظمة إنتاجية جاهزة، وإن كنت من هؤلاء الأشخاص يمكنك الاطلاع على القائمة الآتية، لقد أدرجت أفضل أنظمة إنجاز المهام كما صنَّفها مجتمع الويب:

• جي تي دي فري (GTD-Free).
• نوزبي (Nozbe).
• فايتاليست.
• ماي لايف أوركنايزد (My Life Organized).

في الختام:

هل تستخدم أي برنامج لإدارة فعالياتك ومهامك وتقويمك؟ تذكَّر، ينبغي أن تخدمك أدواتك، لا أن تزيد من أعبائك، فإن شعرت في أي لحظة بأنَّ أداة ما لم تَعُد تنفعك كما في السابق تخلَّ عنها وجرِّب نهجاً مختلفاً.