طريقة تقسيم الوقت: تعريفها وتقنياتها وفوائدها
تعريف طريقة تقسيم الوقت:
لقد كان "بنجامين فرانكلين" من أوائل مستخدمي تقنية تقسيم الوقت، والاستفادة منها في تنظيم كافة النشاطات والأعمال اليومية بما فيها المهام المنزلية وفترات الاستراحة، واعتاد "فرانكلين" على تخصيص فترات زمنية مطولة للعمل على المهام الصعبة بدقة وتركيز شديدين مع الحرص على إقصاء كافة مصادر التشتيت والاندماج الكامل في العمل، والحصول على استراحة طويلة تصل لساعتين من أجل تناول الطعام.
يقتضي التطبيق العملي لطريقة تقسيم الوقت تخصيص فترات زمنية محددة ومواعيد ثابتة لكافة النشاطات والأعمال اليومية، وهي تساعدك على إدارة وقتك وتقسيم أسبوع العمل إلى فواصل زمنية مخصصة لتفقد البريد الإلكتروني، أو العمل على المشاريع، أو ممارسة التمرينات الرياضية، أو الاستراحة من العمل.
تساعدك هذه الطريقة على تقويم حياتك وتحديد النشاطات والأعمال التي تستهلك وقتك، وقد بيَّنت نتائج تقرير "أناتومي أوف وورك إنديكس" (Anatomy of Work Index) في عام 2020 أنَّ 71% من العاملين في مجال المعرفة يعانون من الاحتراق الوظيفي، ويعاني 32% من العاملين من الاحتراق النفسي بسبب عجزهم عن الاسترخاء وإيقاف التفكير بضغوطات العمل.
تضمن طريقة تقسيم الوقت إنجاز المهام ذات الأولوية العالية في الموعد المحدد، كما أنَّها تتيح لك إمكانية تخصيص بعض الوقت للاستراحة والرعاية الذاتية.
تقنيات تقسيم الوقت:
فيما يأتي 6 تقنيات لتطبيق طريقة تقسيم الوقت:
1. التقنية التقليدية لتقسيم الوقت:
تقتضي التقنية التقليدية تقسيم اليوم إلى مجموعة من الفترات الزمنية المخصصة لنشاطات ومهام محددة بشكل مسبق بغية زيادة الإنتاجية وتحسين فاعلية العمل؛ أي عليك أن تخصص فترات زمنية محددة لإنجاز المهام والنشاطات اليومية بشكل مسبق بناءً على جدول أعمالك.
2. تجميع المهام:
تقتضي هذه التقنية تجميع المهام المتشابهة وتخصيص فترة زمنية محددة لإنجازها مع بعضها، وتُستخدَم تقنية تجميع المهام بشكل أساسي لتوفير الوقت والجهد العقلي وتجنب تشتت الانتباه الذي ينجم عن التنقل بين المهام المختلفة على مدار اليوم.
يمكنك على سبيل المثال أن تخصص فترتين زمنيتين للاطلاع على رسائل البريد الإلكتروني في اليوم الواحد، بدلاً من أن تقوم بتفقد صندوق الوارد عدة مرات بشكل عشوائي على مدار اليوم.
توفر عليك هذه التقنية عناء تعيين فترات زمنية محددة لكل من المهام المتشابهة على حدة ضمن جدول أعمالك، ويُنصح بناءً عليه بتخصيص فترات زمنية محددة كل يوم أو أسبوع للقيام بالمهام المتشابهة مثل الرد على رسائل البريد الإلكتروني، وإصدار الفواتير، والكتابة، وتحضير الوجبات، وقضاء الحاجات، وممارسة التمرينات الرياضية، وعقد الاجتماعات.
3. تجميع المهام المتشابهة ضمن يوم واحد:
تبرز فاعلية هذه التقنية عند التعامل مع مجموعة متنوعة وكبيرة من المسؤوليات والالتزامات، وهي تقتضي تخصيص يوم كامل لعدد من المهام المتشابهة، وهنا يكمن اختلافها عن التقنية السابقة.
تتيح لك هذه الطريقة إمكانية تجميع المهام المتشابهة والمتعلقة بكل واحد من أقسام العمل التجاري وإنجازها ضمن يوم محدد، ويقوم بعض القادة بتجميع المهام المتشابهة وتوزيعها على أيام الأسبوع، بحيث يتم تخصيص يوم كامل للمسائل المالية، وآخر لإجراءات التسويق، وواحد ثالث لوضع الخطط الاستراتيجية وإنجاز المهام التنفيذية.
4. التأطير الزمني:
يتمُّ الخلط غالباً ما بين تقنيتي تقسيم الوقت والتأطير الزمني على الرغم من وجود عدد من الفوارق والاختلافات الجوهرية فيما بينهما، وتقتضي تقنية تقسيم الوقت تخصيص فترة زمنية محددة للتركيز على مهمة أو نشاط معيَّن، مثل: "سوف أعمل على تأليف مقال جديد للمدوَّنة من الساعة التاسعة إلى الحادية عشر في صباح اليوم التالي"، ولكن تفرض عليك تقنية التأطير الزمني وقتاً محدداً لإنهاء المهمة، مثال: "يجب أن أنهي المسودة الأولى للمقال بين الساعتين 9 و11 من صباح الغد".
تجبرك هذه التقنية على إنجاز المهمة ضمن الإطار الزمني المحدد، وهو ما يساعدك على زيادة فاعلية العمل، وتحسين الإنتاجية، وتعزيز قدرتك على تحقيق أهدافك.
5. تقسيم الوقت بناءً على مستويات الطاقة خلال اليوم:
تقتضي هذه الطريقة توزيع المهام اعتماداً على مستويات الطاقة العقلية على مدار اليوم، بحيث تخصص الفترات الصباحية للمهام الشاقة، وتؤجل نظيرتها الأقل صعوبة لفترة الظهيرة، ولا سيما إذا كنت معتاداً على الاستيقاظ الباكر.
6. تقنية بومودورو:
تقتضي تقنية بومودورو العمل وفق فترات زمنية قصيرة ومركزة تفصل بينها استراحات وجيزة، ويمكن أخذ استراحة طويلة بعد إنهاء مجموعة محددة من فترات العمل.
شاهد بالفديو: 6 أسرار لإتقان إدارة الوقت
فاعلية طريقة تقسيم الوقت:
فيما يأتي 11 فوائد لطريقة تقسيم الوقت:
1. زيادة القدرة على التركيز والاندماج في أثناء العمل:
ينصح المؤلف ورجل الأعمال "كال نيوبورت" باستخدام طريقة تقسيم الوقت في كتابه "العمل العميق: قواعد النجاح والتركيز في عالم مليء بمصادر التشتيت" (Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World). يخصص المؤلف 20 دقيقة كل مساء للتخطيط لمهام اليوم التالي، ويقول في هذا الصدد:
"يستغرب بعضهم من العناء الذي أتكبده لوضع خطط مفصلة للأعمال والمهام اليومية، وأرد عليهم بأنَّ هذا التنظيم كفيل بحدوث زيادة هائلة في إنتاجية العمل، والعمل لما يقارب 40 ساعة أسبوعياً وفق طريقة تقسيم الوقت يعادل من ناحية الإنتاجية والفاعلية العمل لحوالي 60 ساعة على الأقل عند غياب تقنيات تنظيم الوقت وتقسيمه".
تزداد فاعلية العمل عند تركيز القدرات العقلية على مهمة واحدة بدلاً من تشتيتها وتوزيعها على مجموعة من المهام دفعة واحدة في نفس الوقت، وتتحسن القدرة على التركيز والاندماج في العمل عندما تعتاد على إنجاز كل مهمة على حدة.
2. تحديد مواعيد تسليم المهام:
تساعدك طريقة تقسيم الوقت على تخصيص فترات زمنية محددة للقيام بالأعمال، وتجنب التسويف وإطالة العمل على المهام؛ لأنَّ المهمة تشغل كامل الوقت المخصص لإنجازها، وهو ما يُعرَف باسم "قانون باركنسون" (Parkinson s Law) الذي يُعدُّ من الأركان الأساسية لإدارة الوقت.
تزداد إنتاجية العمل وجودته عندما تخصص لنفسك فترة زمنية محددة لإنجاز المهمة.
3. تحديد الأعمال والنشاطات التي تستهلك وقتك:
يواجه كثير من الأفراد صعوبة في إدارة الوقت بسبب عجزهم عن تحديد المدة الفعلية اللازمة لإنجاز المهام، ويلتزم كثير من الأفراد بمهام إضافية لا يمتلكون ما يكفي من الوقت لتأديتها بسبب الخطأ في تقدير المدة الزمنية اللازمة لإنجاز الأعمال المطلوبة منهم، وتجبرك طريقة تقسيم الوقت على اختيار الالتزامات وترتيب الأولويات بدقة وبطريقة مدروسة.
يجب أن تتأكد من توفر الوقت الذي تحتاج إليه قبل أن تلتزم بمهمة جديدة، وتتجرأ على رفض المسؤوليات عندما لا يتوفر لديك متسع من الوقت.
4. التخلص من مشكلة التسويف ونزعة المثالية:
يواجه معظم الأفراد مشقة بالغة في ترتيب أولوياتهم وبدء العمل على مهمة معيَّنة ولا سيما إذا كان عدد الواجبات والمسؤوليات كبيراً.
تساعدك طريقة تقسيم الوقت على التخلص من مشكلة التسويف، وترتيب المهام وفق جدول زمني محدد، وضبط نزعة المثالية التي تدفعك لإعطاء المهام أكثر من حقها من خلال تخصيص فترات زمنية محددة لإنجازها.
5. تعزيز شعور المسؤولية والمحاسبة:
تساعد طريقة جدولة المهام وتوزيعها على فترات زمنية محددة على إدارة الوقت واستثماره بفاعلية والقيام بالمهام والنشاطات الضرورية مثل ممارسة التمرينات الرياضية واتباع نظام غذائي صحي على سبيل المثال. وتزيد هذه الطريقة من شعورك بالمسؤولية وقدرتك على ضبط وقتك والأعمال والنشاطات التي تستثمره فيها.
6. تحسين الإنتاجية والقدرة على التركيز:
تزداد القدرة على التركيز والتخلص من مشكلة تشتت الانتباه عند تحديد طبيعة المهام والمدة الزمنية اللازمة لإنجازها، وهو ما يؤدي بدوره إلى زيادة فاعلية العمل وتحسين الإنتاجية.
7. زيادة القدرة على ترتيب المهام بحسب الأولوية:
تساعد طريقة تقسيم الوقت على ترتيب المهام بحسب الأولوية وضمان الانتهاء من الواجبات والمسؤوليات المستعجلة في البداية، وهو ما يساعدك على التخلص من مشكلة التسويف وإنجاز مزيد من المهام.
8. زيادة القدرة على الاندماج في العمل:
يؤدي الاندماج في العمل إلى زيادة القدرة على التركيز، وهو ما يساهم بدوره في تحسين الفاعلية والإنتاجية، وتساعد طريقة تقسيم الوقت على زيادة القدرة على الاندماج في العمل.
9. تخفيض مستويات التوتر وزيادة شعور السيطرة على مختلف جوانب الحياة:
يساهم تنظيم الوقت وتخطيط المهام في تخفيض مستويات التوتر والإنهاك، وزيادة القدرة على إدارة الوقت والحياة عموماً.
10. تحقيق التوازن بين الحياة الشخصية والعمل:
تساعد طريقة تقسيم الوقت على تحقيق التوازن بين الحياة الشخصية والعمل؛ لأنَّها تتيح لك إمكانية تخصيص فترات زمنية محددة للرعاية الذاتية إضافة إلى مهام العمل والالتزامات الشخصية.
11. تخفيض مقدار الطاقة العقلية المهدورة عند التنقل بين المهام المختلفة:
تنخفض إنتاجية العمل عند الانتقال من مهمة إلى أخرى مختلفة عنها، ويمكنك أن تتغلب على هذه المشكلة باستخدام طريقة تقسيم الوقت التي تتيح لك إمكانية التركيز على مهمة واحدة في كل فاصل زمني.
تقسيم الوقت هو وسيلة فعَّالة لزيادة الإنتاجية والقدرة على إدارة الوقت.
تطبيق طريقة تقسيم الوقت في الحياة اليومية:
قد تبدو طريقة تقسيم الوقت بسيطة من الناحية النظرية ولكنَّ الالتزام بتطبيقها ينطوي على بعض الصعوبة، وفيما يأتي 13 خطوة لمساعدتك على إدارة وقتك بفاعلية وتحقيق أقصى إنتاجية وفائدة ممكنة من طريقة تقسيم الوقت:
1. تحديد الأولويات:
تقتضي هذه الخطوة تحديد المهام ذات الأولوية العالية وتخصيص الوقت اللازم لتأديتها.
2. تقدير المدة الزمنية اللازمة لإنجاز كل واحدة من المهام:
يجب أن تقدِّر المدة الزمنية المتوقعة لإنجاز كل واحدة من المهام بشكل منطقي وعقلاني حتى لا تلتزم بعدد كبير من المهام التي تفوق قدرتك والوقت المتوفر لديك، وهذه الخطوة هامة جداً لتحقيق استثمار أمثل للوقت.
3. تحديد المواعيد:
تقتضي هذه الخطوة تحديد مواعيد العمل على المهام مع الحرص على تخصيص بعض الوقت الإضافي تحسباً لحالات الطوارئ.
4. تحديد مواعيد تسليم نهائية للمهام:
مواعيد التسليم ضرورية للتخلص من مشكلة التسويف والمحافظة على الالتزام بالعمل وفق الخطط الموضوعة.
5. تخصيص الوقت للنشاطات الشخصية:
يجب أن تحرص على تخصيص بعض الوقت للاستراحة والاسترخاء والقيام بالنشاطات التي تستمتع بممارستها مثل التمرينات الرياضية، والمطالعة، وقضاء الوقت مع العائلة والأصدقاء، وينبغي أن تنظم المسؤوليات الشخصية أيضاً مثل الأعمال والواجبات المنزلية.
6. إضافة فواصل زمنية فارغة تحسباً للظروف الطارئة:
قد تحتاج لإجراء بعض التعديلات على الفواصل الزمنية المخصصة لإنجاز المهام، فقد لا يجري التنفيذ على أرض الواقع وفق الخطة الزمنية الموضوعة، ويمكن التغلب على هذه المشكلة من خلال إضافة فواصل زمنية فارغة لجدول أعمالك اليومي، ويمكنك أن تضيف على سبيل المثال نصف ساعة فارغة إلى جدول أعمالك في وقت الظهيرة تحسباً لحالات الطوارئ.
7. استخدام أداة لتعقب الوقت:
تساعد أدوات تعقب الوقت على تحديد النشاطات والأعمال التي تستهلك وقتك وتحديد الجوانب التي يمكن تحسينها لزيادة فاعلية العمل وتحقيق استثمار أمثل للوقت.
8. أخذ استراحات منتظمة:
يجب أن تحرص على أخذ استراحات منتظمة على مدار اليوم حتى لا تتعرض للاحتراق الوظيفي، ويُفضَّل أن تتحرك قليلاً وتغادر المكتب وتستنشق بعض الهواء العليل في الخارج.
9. استخدام أدوات تقسيم الوقت:
من أمثلة هذه الأدوات تطبيقات "جوجل كاليندر" (Google Calendar)، و"أسانا" (Asana)، و"تريلو" (Trello)، وهي مصممة خصيصاً لمساعدتك على تنظيم جدول أعمالك ومتابعة تقدمك بسهولة وسلاسة.
10. تجميع المهام المتشابهة مع بعضها:
تساعدك هذه الطريقة على الحفاظ على تركيزك وتجنب الانتقال بين المهام المختلفة.
11. تجنب القيام بعدة مهام في نفس الوقت:
تنخفض إنتاجية العمل عند القيام بعدة مهام في نفس الوقت.
12. تفويض المهام عند الإمكان:
يساعدك تفويض المهام على التركيز على الأولويات وتجنب هدر الوقت في الأعمال غير الهامة.
13. الاعتناء بصحتك:
يجب عليك أن تتمرن بانتظام، وتحرص على اتباع نظام غذائي صحي، والحصول على قدر كافٍ من النوم؛ إذ تساعد هذه الممارسات على زيادة النشاط والقدرات العقلية، وهو ما يؤدي بدوره إلى تحسين الإنتاجية.
قد تحتاج إلى بعض الوقت والممارسة قبل أن تتمكن من إتقان طريقة تقسيم الوقت والاستفادة منها في زيادة فاعلية العمل والإنتاجية.
شاهد بالفديو: 18 نصيحة سريعة لاستثمار الوقت بفاعلية
تطبيقات عملية لطريقة تقسيم الوقت:
فيما يأتي 4 تطبيقات عملية لطريقة تقسيم الوقت:
تعتمد آلية تطبيق طريقة تقسيم الوقت على الاحتياجات والخيارات المفضلة الشخصية، وقد تضطر لتجريب عدة طرائق وأساليب قبل أن تكتشف ما يناسبك.
الأسئلة الشائعة:
1. ما هي طريقة تقسيم الوقت؟
تقتضي طريقة تقسيم الوقت تخصيص فترات زمنية معيَّنة لإنجاز المهام، ويجب أن تعمل على كل مهمة على حدة بغية زيادة التركيز والاندماج وتجنب مصادر التشتيت.
2. كيف يمكن تطبيق طريقة تقسيم الوقت؟
تقتضي الخطوة الأولى تحديد المهام ذات الأولوية العالية خلال اليوم أو الأسبوع، لذا عليك أن تقوم بعد ذلك بتقدير المدة الزمنية اللازمة لإنجاز كل واحدة من المهام، ويمكنك أن تعيِّن التقسيمات الزمنية ضمن جدول أعمالك بعد تحديد المدة الزمنية اللازمة لإنجاز كل واحدة من المهام.
3. ما هي فوائد تطبيق طريقة تقسيم الوقت؟
فيما يأتي 6 فوائد لتطبيق طريقة تقسيم الوقت:
- الحفاظ على التركيز وتجنب مصادر التشتيت.
- زيادة فاعلية العمل.
- ترتيب المهام بحسب الأولوية.
- الحد من المقاطعات قدر الإمكان.
- تخفيض مستويات التوتر النفسي.
- زيادة الإنتاجية في كافة ميادين الحياة.
4. ما هي مساوئ طريقة تقسيم الوقت؟
يمكن أن تهدر كثيراً من الوقت على تنظيم المهام وتواجه صعوبة في تطبيق الطريقة والالتزام بها عندما لا تكون معتاداً على استخدامها، وتجدر الإشارة إلى أنَّ فوائد تطبيق الطريقة أكثر من عيوبها في معظم الحالات.
5. ما هي الأخطاء الشائعة عند تطبيق طريقة تقسيم الوقت؟
فيما يأتي 3 أخطاء شائعة يجب أن تتجنبها عند تطبيق طريقة تقسيم الوقت:
- الالتزام بعدد كبير من المهام، حاول ألَّا تضيف عدداً كبيراً من المهام لجدول أعمالك اليومي، كما يجب أن تحرص على ترك أوقات فراغ للاستراحات وحالات الطوارئ.
- عدم التحلي بالمرونة، يجب أن تكون مستعداً لإجراء التغييرات في جدول أعمالك في أي وقت؛ لأنَّ تنفيذ المهام على أرض الواقع يمكن أن يختلف عن الخطط الموضوعة.
- عدم الالتزام بجدول الأعمال، حاول أن تلتزم بجدول الأعمال ما أمكنك.
