أفضل 12 نصيحة للتغلب على التسويف

أفضل 12 نصيحة للتغلب على التسويف
(اخر تعديل 2024-05-14 06:35:14 )
بواسطة

على الرغم من تعدد الأسباب التي تؤدي إلى التسويف، فإنَّ الثابت أنَّها إحدى أهم العقبات التي تحول دون إنجاز المهام، كما ثبت أنَّ التسويف مرتبط بتدني مستوى الأداء، ومخاطر الإصابة بالأمراض النفسية، وأضف إلى ذلك ازدياد احتمالية إصابة الشخص الذي يعاني من التسويف بالقلق المزمن، والتصرف بتهوُّر؛ بل ثبت أيضاً وجود علاقة بين التسويف وبعض الأمراض الفيزيولوجية، فمن المرجَّح مثلاً أن يؤجِّل الشخص الذي يعاني من التسويف علاج المشكلات المتعلقة بالتوتر؛ وهذا يؤدي على الأمد الطويل إلى تدهور في الصحة.

12 نصيحة لمساعدتك على التخلص من هذه العادة:

إليك فيما يأتي 12 نصيحة لمساعدتك على التخلص من هذه العادة:

1. تعرَّف إلى الأسباب التي تدفعك للتسويف:

قد يكون السبب وراء تسويف إحدى المهام هو أنَّك أعدت ترتيب أولوياتك، وإنَّ السبب الوجيه لتأجيل القيام بمهمة ما لا يُعدُّ تسويفاً بالضرورة، وفي حين أنَّ كل تأجيل لسبب غير وجيه هو تسويف بلا شك، وبمعنى أنَّك إذا بدأت بتأجيل القيام بالمهام إلى أجل غير مُسمى، أو بدأت بتشتيت تركيزك في محاولة لصرف انتباهك عن شيء ما، فأنت معرَّض لخطر الوقوع في التسويف.

إليك بعض العلامات التي تدل على أنَّك تعاني من التسويف:

  • التعامل مع المهام ذات الأولوية المنخفضة خلال اليوم.
  • تجاهل القيام بمهمة ضرورية لوقت طويل.
  • تأجيل قراءة رسائل البريد الإلكتروني وعدم الرد عليها.
  • البدء بالعمل على مهمة ذات أولوية عالية، ومن ثمَّ الانشغال بشيء آخر مثل إعداد القهوة.
  • تشتت التركيز بفعل المهام غير الضرورية التي يطلبها منك الآخرون بدلاً من الانشغال في أولوياتك.
  • تأجيل العمل على مهمة ما حتى تشعر بالرغبة في ذلك، أو حتى يحين الوقت المناسب.

2. حدِّد أهم أولوياتك:

دائماً ما تطرأ تغييرات على المواعيد النهائية، فقد تجد أنَّ المشروع الذي تقوم به يتسع بشكل مفاجئ ليستغرق أكثر من الوقت المحدد له، وقد يحل مشروع آخر في رأس قائمة أولوياتك، أو قد يقوم قائد الفريق بإعادة تخصيص الموارد عندما يكون المشروع قد شارف على نهايته، ومع ذلك إذا كنت على دراية بالمهام الضرورية، فيمكنك بسهولة إعادة ترتيب أولوياتك بكفاءة، والسبب أنَّك تمتلك في هذه الحالة وضوح الرؤية اللازم للوصول إلى نتائج فعَّالة على الرغم من تغيُّر الإطار الزمني، والمواعيد النهائية.

من هنا تنبع أهمية تحديد الأولويات في التخلص من التسويف نظراً لكونها تسمح لك بتنظيم مهامك وفق ما لديك من أولويات، لذا ستكون قادراً عندما تمتلك فكرة واضحة عن أولوياتك على تجنُّب القيام بمهام غير ضرورية، والنتيجة هي التخلص من الشعور بأنَّك تضيِّع وقتك في العمل دون جدوى.

3. قسِّم المهام الكبيرة إلى أجزاء صغيرة:

إحدى أفضل الطرائق لمعالجة التسويف هي تقسيم المهام الكبيرة إلى أجزاء أصغر يسهُل التعامل معها، وستقلل بهذه الطريقة من شعورك بالارتباك، وتعزز من ثقتك بقدرتك على إنجاز المهمة، وأضف إلى ذلك أنَّنا نشعر بسهولة البدء بالعمل على المهمة التي نقسِّمها إلى أجزاء أصغر.

إليك هذا المثال الذي يوضِّح لك كيفية إنجاز مشروع كبير في العمل من خلال تجزئته إلى ما يأتي:

  • القيام ببعض الأبحاث عن الموضوع.
  • وضع مخطط عام.
  • إنجاز نسخة مسودة مبدئية.
  • إجراء تنقيح للمسودة.
  • القيام بمراجعة أولية للمسودة.
  • القيام بمراجعة ثانية للمسودة للتأكد من دقتها.
  • إنجاز المشروع بشكل كامل.

من الواضح أنَّ الرغبة بالتسويف تنخفض عندما نتَّبع هذه الطريقة ونقسِّم المشروع إلى مجموعة من المهام الأصغر.

4. عالِج السعي إلى المثالية من خلال تحديد الأهداف:

غالباً ما يتميَّز الأشخاص المسوفون بسعيهم إلى المثالية، وقد يكون هذا هو السبب وراء التسويف كون الشخص يشعر بالارتباك بسبب سعيه إلى تحقيق نتائج مثالية، ومع ذلك يمكن حل مشكلة السعي إلى المثالية من خلال امتلاك رؤية واضحة، وشأنها في ذلك شأن جميع الأسباب الأخرى التي تؤدي إلى التسويف، وإليك خطوات تساعدك على ذلك:

أولاً: التركيز على التأثير بدلاً من النتيجة

يمكن أن يساعدك التفكير في تأثير عملك على التخلص من السعي إلى المثالية، لذا فكِّر في تقديم أفضل أداء لديك في سياق إنجاز المهمة الحالية بدلاً من السعي للمثالية، وإليك هذا المثال للتوضيح: لنفترض أنَّك تعمل على إنشاء برنامج رسوم متحركة تعليمي لعرضه على الصفحة الأساسية في موقعك الإلكتروني، فيؤدي سعيك إلى المثالية إلى الشعور بالقلق بشأن آراء الأشخاص الذين سيشاهدون عملك، ونظراً لأنَّك تفكِّر في رأي الأشخاص الذين سيشاهدون الفيديو الخاص بك، فإنَّك تركِّز فقط على النتيجة، والحل هو أن تركِّز على تأثير عملك بدلاً من التركيز على النتيجة، فمثلاً أنت تهدف من خلال فيديو الرسوم المتحركة هذا إلى زيادة وعي الناس بمنتجات شركتك، في حين أنَّ تأثيره هو القدرة على التواصل مع الجمهور، ويمكنك إذاً أن تقلل من التوتر الذي يسببه السعي إلى المثالية من خلال ترتيب أولوياتك في ضوء تأثير العمل، وليس نتيجته.

ثانياً: إعطاء الأولوية لإنجاز المهمة وليس لمدى جودة النتيجة

تُستخدم هذه التقنية من قبَل موظفي تطوير البرمجيات الذين يعملون وفق إطار سكرم (Scrum) لتحقيق التقدُّم بوتيرة سريعة، فعندما تحدد مفهوم "الإنجاز" بالنسبة إليك، ستتمكن من معرفة المرحلة التي تستطيع عندها التوقف عن العمل بصرف النظر عن مدى جودة النتائج التي ستحصل عليها في حال الاستمرار في العمل، وباختصار ستساعدك هذه التقنية على فهم أنَّ إنجاز المهمة في الوقت المحدد، هو أفضل من التسويف لحين الحصول على النتائج المثالية عندما تشعر بعدم اليقين.

شاهد بالفديو: 15 نشاطاً يعود عليك بالفائدة ويجنِّبك تضييع الوقت

5. تذكَّر الهدف الأكبر:

حاول أن تبقى مركِّزاً على الهدف بعيد الأمد إذا كان سبب التسويف هو عدم استمتاعك بالمهام المطلوبة منك حالياً، وتكمن فائدة هذه النصيحة في أنَّ الأشخاص الذين يتخذون قراراتهم بانفعال يكونون أكثر ميلاً إلى التسويف؛ نظراً لأنَّهم يغفلون عن الهدف بعيد الأمد ويركِّزون على الأهداف قصيرة الأمد.

يمكنك تجنُّب هذا الخطأ من خلال تحديد الفوائد التي يحققها لك إنجاز المهمة على الأمد البعيد، ومن المفيد مثلاً أن تتذكر عواقب التسويف على تقييم أدائك في نهاية العام، أو المكافأة السنوية التي ستحصل عليها حتى تتغلب على هذه العادة.

6. تخلَّص من مصادر التشتيت:

يزداد تركيزنا عندما نتخلص من عوامل التشتت المحيطة بنا في أثناء العمل على المهام، ويجب من أجل ذلك أن تطفئ هاتفك، وتتوقف عن تفقُّد بريدك الإلكتروني، وتجد مكاناً هادئاً للعمل، فمن الصعب أن تبقى على المسار الصحيح عندما تحيط بك عوامل التشتيت، وإذا جرَّبت التخلص من عوامل التشتيت وما زلت تجد صعوبةً في التركيز، فحاول استخدام تقنية البومودورو (Pomodoro Technique) التي تقوم على العمل لمدة 25 دقيقة متواصلة ثم أخذ استراحة لمدة 5 دقائق، ويمكنك أن تأخذ استراحة أطول لمدة تتراوح بين 20 إلى 30 دقيقة بعد القيام بـ 4 فترات من العمل.

7. تجنَّب الإفراط في التفكير فيما يجب القيام به:

يستنفد التفكير طاقتنا، وبمعنى أَنَّك إذا فكرت طويلاً فيما يجب إنجازه فسوف تقع غالباً في التسويف، لذا توقف عن التفكير فيما إذا كان يجب أن تذهب اليوم إلى صالة الألعاب الرياضية، وفيما إذا كان يجب أن تتناول غداءك في الخارج أو أن تنتظر حتى تعود إلى المنزل، وفيما يجب ارتداؤه اليوم، وغير ذلك.

تدفعك الأسئلة للتفكير بإجابات، والتي تدفعك بدورها للقيام بالإجراءات اللازمة، وهذا الأمر الذي يستنفد طاقتك قبل أن تقوم بشيء يستحق الذكر؛ وهذا يؤدي إلى شعورك بالتعب ومن ثم التسويف بشأن الأمور الهامة فعلاً، ويمكنك الحد من التفكير المبالغ فيه من خلال اتخاذ القرار مسبقاً وعدم التفكير فيه مجدداً، أو من خلال تطوير عادات معيَّنة في حياتك توفِّر عليك الوقت والطاقة والجهد، وتجنِّبك التفكير طويلاً فيما يجب القيام به.

8. استخدم استراتيجيات إدارة الوقت:

من السهل أن تشعر بالتحفيز عندما تعرف بوضوح ما يجب إنجازه، ومع ذلك فإنَّك تحتاج إلى بعض الطرائق الإضافية أحياناً للبقاء على المسار الصحيح، وإحدى هذه الطرائق هي استراتيجيات إدارة الوقت التي تقلل من احتمالية التعامل مع عدة مهام في نفس الوقت، وتعزز إنتاجيتك، ونذكر من هذه الاستراتيجيات:

أولاً: استراتيجية "جي تي دي" (GTD)

وهي ترمز إلى الأحرف الأولى من عبارة "Get Things Done"، والغاية من هذه الاستراتيجية ألا تضيِّع الوقت في تذكُّر المعلومات كي تتجنب انخفاض إنتاجيتك، وضعف تركيزك؛ لذلك عليك تخزين جميع المعلومات في وحدة تخزين خارجية بدلاً من الاعتماد على ذاكرتك.

ثانيا: تقنية البومودورو

تعمل وفق هذه التقنية لفترات متقطعة تتخللها استراحات قصيرة؛ إذ يتطلب التطبيق النموذجي لهذه التقنية العمل لمدة 25 دقيقة، ومن ثمَّ أخذ استراحة لمدة 5 دقائق، ومن ثمَّ تأخذ استراحة طويلة بعد أخذ 4 استراحات قصيرة؛ أي بعد العمل المتقطع لمدة 100 دقيقة، ومن المرجَّح أن تحافظ على حماستك إذا جزأت وقت العمل إلى فترات متقطعة.

ثالثاً: تخصيص الوقت

يشير هذا المصطلح إلى إحدى تقنيات إدارة الوقت التي تقوم بموجبها بجدولة كل نشاط تقوم به خلال أسبوع العمل بشكل مسبق؛ أي إنَّك تقوم بتجزئة الأسبوع إلى مجموعة من الفترات الزمنية المخصص كل منها لنشاط معيَّن، وهكذا تقوم بتفقد بريدك الإلكتروني، والعمل على مشاريعك، وأخذ استراحات، وممارسة التمرينات الرياضية وفق وقت محدد سلفاً.

رابعاً: قنية تأطير الوقت "Timeboxing"

تقوم هذه التقنية على إنهاء مهمة معيَّنة خلال زمن محدد.

خامساً: قاعدة الدقيقتان

بناءً على هذه القاعدة، فإنَّك تعمل على أية مهمة تستغرق أقل من دقيقتين فوراً، ويمكنك من خلال التركيز على المهام الصغيرة أن توفِّر لنفسك مزيداً من الوقت، إضافة إلى توفير قدرتك الذهنية للتركيز على المهام الأكثر حساسية.

9. خطِّط ليومك مسبقاً:

إحدى أفضل الطرائق لتجنُّب التسويف هي التخطيط ليومك بشكل مسبق، لذا خصص يومياً بضع دقائق للتخطيط لما يجب فعله في اليوم التالي بدلاً من الارتباك والتفكير في ذلك مع بداية اليوم الجديد، ويمكنك مثلاً التخطيط ليومك على الشكل الآتي:

  • القيام بشيء هام، مثل مشروع ما أو هدف يجب العمل عليه.
  • عادات إيجابية لا يجب أياً تكن الظروف التنازل عن الالتزام بها، وقد تتضمن هذه العادات ممارسة التمرينات الرياضية، أو المشي في الطبيعة، والقراءة لمدة معيَّنة كحد أدنى، وقضاء وقت مع العائلة.

تكون بهذه الطريقة قد غطيت جميع المشاريع والنشاطات والمهام الأساسية، ويتبقى لديك وقت للعمل على المهام الأقل أهمية، والنتيجة هي التخلص من التسويف.

10. اطلب المساعدة عند الضرورة:

لا تتردد في طلب المساعدة إذا كنت تجد صعوبةً في التغلب على التسويف، لذا اطلب المساعدة من صديق، أو أحد الأقرباء، أو حتى أخصائي مثل مدرب أو منتور، أو ربما أخصائي نفسي في حالات معيَّنة، فيمكنك الحصول على الإرشاد والدعم من هؤلاء.

تقدِّم إضافة إلى ذلك كثير الكتب والمواقع الإلكترونية نصائح للتغلب على التسويف، مثل كتاب: "التسويف: أسبابه، وطرائق العلاج" (Procrastination: Why You Do It, What to Do About It Now) للكاتبَتَين "جين بي بوركا" (Jane B. Burka) و"لينورا إم يوين" (Lenora M. Yuen).

11. ادمج المكافآت الفورية مع الفوائد بعيدة الأمد:

سيسهُل التعامل مع التسويف إذا تمكنت من جعل الأهداف طويلة الأمد ذات فوائد فورية، وهذا ما ينصح به الكاتب الأمريكي "جيمس كلير" (James Clear) مؤلف كتاب "العادات الذرية" (Atomic Habits).

تُعدُّ استراتيجية دمج المغريات طريقة فعَّالة لتحويل الفوائد المستقبلية إلى مكافآت فورية، وقد طوَّرت الخبيرة الاقتصادية "كاتي ميلكمان" (Katy Milkman) هذا المفهوم من خلال أبحاثها في جامعة "بنسلفانيا" (The University of Pennsylvania)، ويقترح كلير بناءً على هذا المفهوم أن يتم دمج السلوكات التي تؤدي إلى نتائج على الأمد الطويل مع تلك التي تؤدي إلى نتائج على الأمد القصير للحصول على أفضل النتائج، ويقول: "عليك القيام بالأشياء التي تحبها في أثناء قيامك بالأشياء التي تميل إلى تأجيلها"، وإليك هذا المثال للتوضيح:

  • استمع في أثناء ممارسة التمرينات الرياضية إلى المدونات أو الكتب الصوتية التي تحبها.
  • شاهد برنامجك التلفزيوني المفضَّل عندما تقوم بواجباتك المنزلية.
  • إذا كان سبب تسويفك لاجتماع العمل هو وجود زملاء مزعجين، فاعقد الاجتماع في مطعمك المفضَّل.

12. ابدأ بالعمل فوراً:

العقبة الأكبر التي يمثِّلها التسويف هي صعوبة البدء بالمهمة أو النشاط، ونحن غالباً ما نتجنب القيام بالمهام لأنَّنا نشعر بعدم اليقين أو الإرباك، ولكن اعلم أنَّ الحل يكمن في بدء العمل على المهمة التي تخشاها، وليس من الضروري أن تُنجز المهمة بشكل مثالي، فقط ابدأ بالعمل عليها، واكتشف النتائج، وستجد أنَّ المهمة ليست مرهقة بالشكل الذي كنت تعتقده بمجرد أن تبدأ.

نصائح إضافية:

إليك بعض النصائح التي تساعدك على التغلب على التسويف:

1. اعرف الأسباب التي تدفعك للتسويف:

من المرجَّح أن تتمكن من تطوير استراتيجيات لتجنُّب أسباب التسويف الخاصة بك بمجرد أن تتمكن من تحديدها.

2. أنشئ قائمة مهام:

تسمح لك هذه الطريقة بتتبُّع تقدمك، والبقاء منظَّماً.

3. فوِّض المهام القابلة للتفويض:

قم بتفويض المهام إذا كان ذلك ممكناً؛ إذ توفِّر هذه التقنية لك الوقت للتركيز على المهام الضرورية.

4. اعتنِ بنفسك:

من الضروري ممارسة التمرينات الرياضية، وتناول الطعام الصحي، والحصول على قسط وافر من النوم من أجل الحفاظ على صحتك، وستكون أكثر قدرة على التغلب على التسويف والحفاظ على تركيزك عندما تتمتع بصحة جيدة.

تذكَّر أنَّ التسويف عادةٌ، وحتى تتخلص من هذه العادة يجب أن تتحلى بالصبر والمثابرة، ومع ذلك ستساعدك النصائح المذكورة آنفاً على ذلك.

شاهد بالفديو: 10 نصائح للتخلص من التسويف

أسئلة شائعة:

1. ما هو التسويف؟

هو تأجيل القيام بمهمة أو مجموعة من المهام دون وجود سبب وجيه لذلك، وهذا يؤثِّر بشكل سلبي في جودة حياتنا.

2. ما هي أكثر أسباب التسويف شيوعاً؟

توجد عدة أسباب للتسويف، ومن ضمن الأسباب الأكثر شيوعاً:

3. ما هو الفرق بين التسويف والكسل؟

يتم الخلط بين الأمرين، ومع ذلك فإنَّ الكسل والتسويف مفهومان مختلفان، فعندما نقوم بالتسويف، فإنَّنا نؤجِّل القيام بمهمة ما على الرغم من معرفتنا بالتأثير السلبي لهذا الأمر في حياتنا، وإضافة إلى الشعور بالتوتر والقلق، فقد يكون السبب في حالة التسويف هو افتقار الشخص للحافز، أو خوفه من الفشل؛ وهذا يجعله عاجزاً عن البدء بالمهمة التي يتجنبها، وفي حين يمكن تعريف الكسل على أنَّه عدم الرغبة ببذل الجهد، أو عدم الرغبة بالعمل دون أن يشعر الشخص بعواقب هذا الأمر وآثاره السلبية في حياته.

إنَّ الدوافع في الكسل مختلفة عن دوافع التسويف، فالشخص الكسول لا يشعر بالقلق، أو التوتر من جرَّاء تأجيل القيام بالمهام؛ بل من الممكن أن يستمتع بالاسترخاء أو التواصل مع الآخرين، أو ممارسة هواياته بدلاً من العمل، وقد يكون الشخص مصاباً في بعض الحالات بالكسل والتسويف معاً، ويكون الشخص في هذه الحالة مسوِّفاً وكسولاً في نفس الوقت، ولا يشعر بالرغبة في البدء بالعمل، ولكن من الممكن أيضاً أن يكون الشخص كسولاً دون أن يكون مسوفاً، وخلاف ذلك صحيح.

4. ما هي الآثار السلبية للتسويف؟

من الآثار السلبية للتسويف ما يأتي:

  • زيادة الشعور بالقلق والتوتر.
  • انخفاض مستوى الأداء.
  • عدم الالتزام بالمواعيد النهائية.
  • مشكلات في العلاقات.
  • حدوث مشكلات مالية مع الشخص المسوِّف.
  • تفاقم المشكلات المتعلقة بالصحة الجسدية والنفسية.

5. كيف يمكن تجنُّب التسويف في المستقبل؟

يمكن ذلك من خلال تطوير مهاراتك في إدارة الوقت، إضافة إلى التعرُّف إلى الأسباب الخاصة بك والتي تدفعك للتسويف من أجل معالجتها، ويمكن أيضاً تجنُّب التسويف من خلال وضع آلية عمل تمنع حدوث ذلك.

في الختام:

قد يكون من الصعب التخلص من التسويف، ولكنَّ الأمر غير مستحيل، لذا يجب أن تتحلى بالثقة بالنفس، فهي العامل الأهم في التخلص من التسويف وأية عادة سلبية أخرى.