كيفية تقييم أداء الموظفين العاملين عن بُعد

عند تقييم أداء الموظفين العاملين عن بُعد، يصبح قياس تقدُّمهم ونجاحهم أكثر أهميةً، فالاجتماعات وجهاً لوجه هامة، لكن قد يكون لتقييمات العمل عن بُعد نفس التأثير عند القيام بها بشكل صحيح؛ لذا تابع قراءة هذا المقال لتعرف كيفية تقييم أداء الموظفين العاملين عن بُعد وأهميته.

ما هو تقييم أداء الموظفين العاملين عن بُعد؟

تقييم أداء الموظفين هو استعراض رسمي دوري لأدائهم في العمل، ففي الماضي، كان يُجرى تقييم الأداء للموظفين مرة واحدة في السنة، وكان مرتبطاً بمراجعات الرواتب والزيادات والفصل، ومؤخراً بدأت الشركات بالتساؤل عن فاعلية الأساليب التقليدية التي يُنظَر إليها بشكل متزايد على أنَّها مكلفة ومحدودة.

بدلاً من ذلك، يميل مديرو الموارد البشرية إلى اعتماد اجتماعات ذات اتجاهين أكثر تواتراً مركَّزة على إنشاء ثقافة عمل عالية الأداء تقدِّر التغذية الراجعة البنَّاءة، والتنمية المستمرة، وتعزيز روح الموظف.

قد يكون تقييم الأداء محفوفاً بالتوتر لكل من المديرين والموظفين حتى في أفضل الأوقات، وقد أضافت الجائحة طبقة إضافية من القلق لكل من مديري الموارد البشرية والموظفين، ففي تقييم الأداء للموظفين عن بُعد، يجب عليك أيضاً أن تأخذ في حسبانك حقيقة أنَّك لا ترى موظفيك شخصياً بشكل منتظم.

في الواقع، أثبت ذلك أن يكون واحداً من المشكلات الرئيسة لفِرق العمل في الحالة الطبيعية الجديدة بعد الجائحة، فكيف يمكنك تقييم موظفين قد لا تراهم شخصياً لأشهر عدة؟ وكيف يمكنك مراقبة الأداء إذا كان التواصل الوحيد مع الموظف عبر البريد الإلكتروني وتطبيق (Zoom)؟

هذا يضع أهمية كبرى للمهارات الشخصية مثل الوعي الذاتي والانضباط وأخلاق العمل والقابلية للتكيف، كما يعني ذلك أنَّ عوامل مثل التواصل وتقديم التغذية الراجعة هامة للحفاظ على بيئة عمل إنتاجية وذات أداء عالٍ.

كيفية تقييم أداء الموظفين العاملين عن بُعد:

يجب أن يكون تقييم الموظفين العاملين عن بُعد في جوهره الحفاظ على حوار إنتاجي مع أفراد الفريق الخاص بك، فقد يكون التنقل في هذه الحوارات مع الموظفين عن بُعد تحدياً، ولكنَّ الاستثمار في الوقت لفعلها بشكل صحيح ستكون له مكاسب، وعند تقييم موظفين عن بُعد، جرِّب تطبيق الخطوات الآتية لجعل العملية أكثر سلاسة:

1. وضع توقعات واضحة:

يجب ألا تكون الموضوعات والنتائج التي تتم مناقشتها مع موظفيك عن بُعد خلال تقييماتهم مفاجِئة بالنسبة إليهم، وللحفاظ على توجيه الجميع نحو نفس الهدف، حدد توقعات واضحة وواقعية لموظفيك، ودعهم يعلمون بمدى تواتر تقييم أدائهم، والموضوعات التي ستتم مناقشتها في استعراض الأداء، وما هي أولوياتك لهم.

قد تختلف توقعات العاملين عن بُعد عن تلك المتوقَّعة من العاملين وجهاً لوجه؛ لذا تأكد من فهم فريقك عن بُعد لما يُتوقَّع منهم؛ إذ ستوفِّر هذه المعلومات الأساس لتحقيق تقييمات ناجحة للموظفين في المستقبل.

2. تحديد أهداف قابلة للقياس:

الأهداف الغامضة لا تكون مفيدة لك أو لموظفيك، فبدلاً من وضع أهداف مجردة لموظفيك عن بُعد، تأكد من أنَّ لديهم مقاييس قابلة للقياس، ونظراً لأنَّ العاملين عن بُعد ينجزون معظم عملهم عبر الإنترنت؛ يجب أن يكون لديك الوصول إلى البيانات التي يمكن استخدامها لقياس تقدُّمهم بشكل كمي.

على سبيل المثال، مع مندوب مبيعات عن بُعد، قد يكون هدفك هو أن يصل الموظف إلى مزيد من المبيعات، فيمكنك تحديد معيار لعدد المبيعات التي ترغب في أن يكملها، وبهذه الطريقة، سيكون لدى موظفك هدف واضح للعمل نحوه، ويمكن قياس تقدُّمه باتجاه تحقيق ذلك العدد.

3. جدولة تقييمات ثنائية الأسبوع:

تقوم التقييمات التقليدية بتقييم أداء الموظفين سنوياً، ولكنَّ هذا الجدول لا يتناسب مع بيئة العمل الحديثة، فالحفاظ على حوار مفتوح مع أعضاء الفريق وفحص حالتهم بشكل دوري هو النهج الأفضل لتقييم الموظفين، ونظراً لأنَّ العاملين عن بُعد لا يمكنهم مجرد زيارة مكتبك بأسئلة أو مخاوف؛ تصبح التقييمات المتكررة أكثر أهمية.

تحقق التقييمات ثنائية الأسبوع مع موظفيك عن بُعد التوازن المثالي بين التواصل الزائد والناقص، وهذه الاجتماعات تكون كافية لإعطائك فكرة جيدة عن تقدُّمهم دون أن تكون مرهِقة.

للتواصل الأكثر إنتاجية، تجنب التقييم عبر البريد الإلكتروني، وعلى الرغم من أنَّ البريد الإلكتروني يُعَدُّ وسيلة ملائمة، إلا أنَّه أقل فاعلية من مناقشات التقييم مع العاملين عن بُعد عن طريق الفيديو أو المكالمات الهاتفية.

4. ربط المهام اليومية بالأهداف طويلة الأمد:

سيساعد تحديد الأهداف القابلة للقياس على توجيه العاملين عن بُعد نحو النجاح، ومع ذلك، قد يواجهون صعوبة في فهم كيف ترتبط مهامهم اليومية بالأهداف الطويلة التي حددتموها معاً، فربط تلك الأهداف الكبيرة بالمهام اليومية الواقعية يساعد على التأكد من أنَّ الموظفين عن بُعد يحققون تقدُّماً كل يوم.

سيكون الموظفون عن بُعد أكثر حماسة لإكمال أعمالهم اليومية إذا فهموا كيف يقربهم إنجاز تلك المهام من أهدافهم، وقد يساعد الربط بين الأهداف الطويلة والمهام اليومية أيضاً على التخلص من رغبة إدارة الأمور بشكل دقيق مع العاملين عن بُعد، وهذا يتيح لك التركيز على أعمال أخرى.

5. تحديد الموارد المتاحة للدعم:

غالباً ما يشعر العاملون عن بُعد بالعزلة، ففي مناقشاتك مع موظفيك عن بُعد، تأكد من تحديد الموارد التي يمكنهم استخدامها إذا كانوا بحاجة إلى مساعدة لتحقيق أهدافهم، وتشمل هذه الموارد التدريب عبر الإنترنت، واجتماعات الإرشاد، وأدوات الإنتاجية.

شاهد بالفديو: 7 خطوات لتحسين الأداء الوظيفي والإنتاجية

نصائح لكتابة تقييم الأداء لموظفي العمل عن بُعد:

إليك بعض النصائح وأفضل الممارسات التي يجب أن تكون في حسبانك عند إجراء تقييم الأداء لموظفي العمل عن بُعد:

1. تأكد من أنَّ موظفيك يفهمون الغرض والجهة المنفِّذة والوقت والكيفية لعملية تقييم الأداء للعمل عن بُعد:

يحتاج الموظفون إلى فهم الغرض من هذه التقييمات وكيف ستفيدهم فردياً، كما يحتاجون أيضاً إلى فهم أنَّ تقديم تغذية راجعة صادقة وشفافة هو جزء حيوي من إدارة الأداء المستمرة.

2. تأكد من أنَّ الأهداف التي تحددها لكل موظف هي جيدة التعريف ومتناسبة مع أهداف الشركة:

يمكن النظر في استخدام منهجية مثل أهداف ونتائج مفتاحية (OKRs) بوصفها جزءاً من خطط تحسين الأداء.

3. إدعم التغذية الراجعة:

أنشئ وانقل عمليات معرفية جيدة تدعم التغذية الراجعة المستمرة في الوقت الفعلي، وشارك استطلاعات الارتباط لمراقبة كيفية تكيُّف موظفيك مع تحديات العمل عن بُعد.

4. عدِّل أسئلة تقييم الأداء الخاصة بك بحيث تستفهم عن المهارات الشخصية المطلوبة للعمل عن بُعد، وليس فقط الإنتاج الفردي:

تشمل هذه المهارات التواصل، والوعي الذاتي، والانضباط، وأخلاق العمل، والاستقلالية، والقدرة على التكيف.

5. عدِّل جدول تقييم الأداء الخاص بك:

عندما يتعلق الأمر بالعاملين عن بُعد، من الأفضل إجراء تقييمات الأداء بأقصى تواتر ممكن للحفاظ على تفاعل الموظفين؛ إذ سيساعد ذلك على تطوير نهج أكثر تركيزاً على الأفراد، وسيسهل للموظفين مشاركة التغذية الراجعة وللمديرين إجراء تعديلات على الأهداف عند الضرورة.

6. اعترف وأظهر تقديراً للموظفين الذين يشاركون بنشاط ويعملون بجد:

فكِّر في تنفيذ برنامج تقدير الموظفين لرفع الروح المعنوية.

7. استخدم الأدوات بوصفها جزءاً من نظام تقييم الموظفين عبر الإنترنت لمراقبة الأداء وجمع البيانات القيِّمة.

أهمية تقييم أداء الموظفين العاملين عن بُعد:

تظهر أهمية تقييم أداء الموظفين العاملين عن بُعد فيما يأتي:

1. الاعتراف والتحفيز:

يوفر تقدير الأداء منصة للاعتراف بالأداء المتميز، وهذا يحفز الموظفين ويضمن استمرارية الأداء العالي، وهذا ليس فقط محفزاً؛ بل يحدد معايير ملموسة لتكافؤ المكافآت والتقدير.

2. التخلص من العناصر الضعيفة:

يساعد تقييم الأداء على التعرف إلى الموظفين الذين قد لا يلبون متطلبات العمل، وهذا يمكِّن الشركة من التخلص من العناصر الضعيفة وتحسين إنتاجيتها.

3. قياس دقيق باستخدام مقاييس موضوعية:

يستخدم تقييم الأداء مقاييس قابلة للقياس والبيانات لتحديد الأداء، وهذا يضمن تقييماً عادلاً وموضوعياً للموظفين.

4. تعيين أهداف جديدة وحل النزاعات:

يتيح تقييم الأداء للموظفين فرصة مناقشة الشكاوى والمشكلات، ويمكن استخدامه لتحديد أهداف جديدة وحل النزاعات.

5. زيادة الشفافية والوضوح:

يعزز تقييم الأداء التواصل والتعاون داخل الشركة، ويوفر وضوحاً تجاه التوقعات ومتطلبات الأداء.

6. إنشاء ثقافة عمل تتسم بالتعاون والوحدة:

يعزز التقييم الشفاف للأداء التفاعل الإيجابي بين أعضاء الفريق، ويساهم في إنشاء ثقافة عمل متناغمة ومتحدة نحو تحقيق الأهداف المشتركة.

في الختام:

يُظهِر تقييم أداء الموظفين العاملين عن بُعد أهميته الكبيرة في تعزيز التواصل الفعال، وتحفيز الموظفين، وتحقيق الأهداف التنظيمية؛ إذ تتيح هذه العملية للشركات تحديد المواضع التي يمكن تحسينها وتوجيه جهود الموظفين نحو النجاح.

بمواكبة التحولات في بيئة العمل الحديثة، يُظهِر تقييم الأداء للعمل عن بُعد استعداد الشركات لاستثمار أقصى إمكانات فِرق العمل المتنوعة والمنتشرة جغرافياً، فإنَّ فهم أهمية هذه الأداة في دعم نجاح الشركات وتحسين أداء الموظفين يسهم في بناء بيئة عمل فعالة ومستدامة في عصر العمل عن بُعد.