5 نشاطات يجب أن تبدأ بها لكي تصبح أكثر إنتاجية

ملاحظة: هذا المقال مأخوذٌ عن المدوِّن "تور ريفسلاند" (Tor Refsland)، ويُقدِّم لنا فيه 5 نشاطات يجب أن نبدأ بها لكي نصبح أكثر إنتاجية.

بالنسبة إلي، لقد مررتُ بذلك سابقاً، لكن لا تقلق، فعندما تريد إصلاح مشكلة ما، توجد نشاطات جديدة تستطيع ممارستها.

فيما يأتي 5 نشاطات يجب أن تبدأ بها لكي تصبح أكثر إنتاجية:

1. التخطيط ليومك مسبقاً:

ربما استطعت عندما كنت صغيراً القيام ببعض الأمور دون التخطيط لها، ومع ذلك، فقد أصبحتَ الآن في فئة البالغين فيما يتعلق بالإنتاجية، وإذا أردت أن تصبح من بين الأفضل، فلن يحل عدم التخطيط المشكلة بعد الآن، فكما يقال: "كل دقيقة تقضيها في التخطيط ستوفر عليك عشر دقائق في التنفيذ".

إذا لم تخطط ليومك وأسبوعك، فلن تنجز شيئاً لنفسك؛ بل كل ما ستفعله هو الاستجابة لطلبات الآخرين فقط، وسيصبح جدولك الزمني مليئاً بمهامهم.

لذلك ابدأ بالتخطيط ليومك قبل أسبوع، وقد يكون هذا صعباً جداً بالنسبة إليك في البداية، لكن لا تقلق، تستطيع أن تبدأ بالتخطيط لليوم التالي في الليلة السابقة على الأقل.

يجب أن تكون لديك قائمة مهام أساسية، وهذا يعني أنَّك ستستخدم قائمة مهام واحدة فقط؛ ومن ثَمَّ لن تنجز إلا المهام الموجودة في هذه القائمة.

2. إنجاز مهامك الأكثر أهمية:

قليلةٌ هي الأمور التي تُدمِّر إنتاجيتك مثلما يفعل تصنيف مهامك كما لو أنَّها جميعها بالأهمية نفسها.

هذا يعني أنَّك ستعمل على النوع الخاطئ من المهام في معظم الأوقات، كما يقول المتحدِّث التحفيزي الكندي الأمريكي "براين تريسي" (Brian Tracy): "إذا ظننت أنَّ مهامك كلها متساوية في الأهمية، فلا شيء منها هام".

استخدم قاعدة 80/20 (المعروفة أيضاً باسم مبدأ باريتو) لتحديد نوع المهام التي يجب أن توليها الأولوية؛ إذ تقول هذه القاعدة: "إنَّ 20% من أهم مهامك ستؤدي إلى 80% من القيمة الإجمالية للإنتاج"، وإذا كانت لديك 10 مهام في قائمة المهام الخاصة بك يجب أن تنجزها اليوم، واستطعت إنجاز أهم مهمتين فقط، فسيؤدي ذلك إلى إنجاز 80% من إجمالي قيمة الإنتاج.

بعبارة أخرى، ما دمت قادراً على تحديد 20% من أهم المهام وإنجازها كل يوم، فستكون منتجاً جداً وتتقدم على الباقين.

شاهد بالفيديو: مفهوم الفوضى الرقمية وطرق التخلص منها لرفع الإنتاجية

3. تنظيم وقتك:

إنَّ يومنا مكوَّن من 24 ساعة فقط، ووقتك هو أثمن ما تملكه، والاختلاف الكبير بينك وبين الأشخاص الناجحين جداً هو الطريقة التي تقضي بها وقتك.

يجب أن تتعامل مع هذه الـ 24 ساعة كما لو أنَّها طعام لعائلتك؛ أي في كل مرة تتخلى فيها عن ساعةٍ منها، فإنَّك تتخلى عن وجبة طعام لعائلتك؛ بمعنى آخر، يجب أن تكون انتقائياً جداً بشأن الطريقة التي تقضي بها وقتك، أعني بذلك أنَّك يجب أن تبدأ برفض الطلبات غير المعقولة؛ ففي كل مرة تقبل فيها طلب ما، فإنَّك ترفض النشاطات الأخرى تلقائياً.

أعلم أنَّه ربما من الصعب الرفض في البداية، وربما ستشعر بعدم الارتياح للقيام بذلك، ومع ذلك، بمجرد أن تعتاد على الأمر، ستستطيع حماية وقتك جيداً، حتى تستطيع قضاءه فيما يهمك حقاً مثل عائلتك وأصدقائك.

4. تحديد الساعات التي تكون فيها أكثر إنتاجية:

إنَّ العمل لساعات أطول لن يعالج أي شيء، بالطبع ربما تمر أيام تحتاج فيها إلى قضاء ليلة طويلة في العمل، لكن يجب أن يكون هذا استثناء وليس قاعدة بالنسبة إليك.

أظهرت الدراسات أنَّ الأشخاص أغلبهم يكونون أكثر إنتاجية خلال أول ساعتين بعد نهوضهم من السرير، بالطبع ربما يختلف هذا من شخص إلى آخر؛ فبعض الناس أكثر إنتاجية في المساء وبعضهم الآخر في الليل.

يجب أن تعرف في أي وقت من اليوم تكون فيه أكثر إنتاجية، وأن تستثمر هذا الوقت للعمل على مهامك الأكثر أهمية.

إنَّ بناء حياتك المهنية يشبه بناء عضلاتك في النادي الرياضي؛ فيجب ألا تقوم بجلسات تمرين متعددة في اليوم نفسه إذا كنت مبتدئاً؛ لأنَّ جلسات التمرين الطويلة جداً، سيكون لها تأثير سلبي في تدريبك العام، إضافة إلى ذلك يحتاج جسمك إلى وقت للراحة؛ فبالراحة فقط سوف يقوي جسمك ألياف عضلاتك ويجدد قوتك وطاقتك، كما أنَّ التدريب المكثف ربما يمزق عضلة ما أو يؤذي مفصلاً ما؛ ومن ثَمَّ لن تستطيع التدرُّب لأسابيع عدة.

بالنسبة إلي، لقد مررت بذلك، فقد تدربت 8 مرات كل أسبوع، وكان هدفي الأساسي هو الدخول إلى عالم المصارعة، باختصار، لقد تدربت مع أفضل المدربين في النرويج (Norway)، على الكيك بوكسينغ (kickboxing) مرتين في الأسبوع، وعلى الجيو جيتسو البرازيلية (Brazilian jiu jitsu) مرتين في الأسبوع، وعلى الملاكمة مرة واحدة في الأسبوع، والجري 3 مرات في الأسبوع.

لكن ما حدث بعد فترة، هو أنَّني آذيت كاحلي ولم أستطع التدرُّب لمدة 6 أسابيع؛ لذلك كانت لياقتي سيئة حقاً عندما بدأت بالتدرب مرة أخرى، وربما تفكر وتقول: "إنَّ العمل لساعات أطول ليس جيداً، لكن ماذا عليَّ أن أفعل؟".

لذا يجب زيادة إنتاجيتك، وهذا سيساعدك على زيادة النتائج في أثناء العمل لساعات أقل؛ إذ يمكن أن يحدث ذلك من خلال التخطيط ليومك مسبقاً، واستخدام قاعدة 80/20 للعمل على أهم مهامك عندما تكون أكثر إنتاجية خلال يومك، وأن ترفض الطلبات غير المعقولة.

5. الابتعاد عن مصادر تشتيت الانتباه:

قليلةٌ هي الأمور التي تدفعك إلى المماطلة مثلما يفعل تشتت الانتباه بسهولة، فتخيل أنَّك ستكتب مقالاً هاماً، وفجأة تتصل بك والدتك وتسألك عما إذا أردت الحضور لتناول العشاء يوم السبت، وبعد 10 دقائق يقرع صديقك الباب ويريدك أن تذهب معه لحضور حفل موسيقي ليلة الجمعة، وبعد بضع دقائق، يأتي جارك ويطلب منك استعارة بعض الدقيق، لا بد من أنَّك فهمت الفكرة.

لن تستطيع العمل على مقالك إلا لبعض الوقت فقط، لكن يقولون إنَّ الشخص القادر على التركيز على فكرة واحدة لمدة دقيقتين متتاليتين، سيكون قادراً على إنجاز أي شيء، ولكي تصبح منتجاً جداً، يجب أن تكون قادراً على التركيز، فلا شيء سيزيد من إنتاجيتك أكثر من قدرتك على التركيز على المهام واحدةً تلو الأخرى.

في الختام:

أنت تعلم أنَّك لكي تصبح أكثر إنتاجية يجب أن تنظر إلى نشاطاتك وعاداتك الحالية؛ فلنفترض أنَّك تريد خبزَ الكعكة المثالية، وأنت تجرب في المطبخ، لا يتعلق الأمر بإضافة مكونات جديدة باستمرار إلى كل كعكة جديدة تخبزها؛ بل قد يكون الحل هو إزالة بعض المكونات الموجودة، والشيء نفسه ينطبق على إنتاجيتك.