6 ممارسات ناجحة لتنظيم الفعاليات التعاونية

6 ممارسات ناجحة لتنظيم الفعاليات التعاونية:

يتناول هذا المقال أفضل الممارسات لتنظيم فعالية تعاونية لمساعدتك على وضع الأسس المناسبة التي تزيد من فرص نجاحها:

1. احترام وقت الآخرين:

عندما يؤكد المدعوون حضورهم فعالية تديرها، فإنَّهم يضحون بوقتهم لحضورها، لذا عليك احترام وقتهم عند تنظيم فعالية تعاونية وتنفيذها؛ أي خصِّص مدة مناسبة للفعالية، ولا تتوقع من الضيوف تخصيص نصف يومهم لحضور فعالية تعاونية يكفيها ساعتان.

توثَّق من وقت فراغ الضيوف قبل إرسال دعوة إليهم، وبهذه الطريقة يتسنى لك اختيار يوم وتوقيت يناسبان أكبر عدد من منهم، ويوجد أيضاً أيام معينة مناسبة للمجموعات التي أنت جزء منها، فهذا يسهل تنفيذ الفعالية بدلاً من إرغام الضيوف على تغيير جداول عملهم المكتظة بالمهام لأجلك؛ لذا اختر مواعيد تناسبهم من باب اللباقة.

راجع قبل بضعة أيام من الفعالية قائمة المدعوين لكيلا تنسى أحداً منهم، وأرسل لهم التفاصيل كافة حتى يكون كل شيء واضحاً ودقيقاً أمامهم، فقد يؤدي أي خطأ في العنوان أو رابط الاجتماع الافتراضي إلى إضاعة الوقت والجهد.

2. حل مشكلة تضارب المواعيد:

ماذا تفعل في حال تضاربت المواعيد مع أحد ضيوفك؟

من المؤكد أنَّك لن تتجاهل الأمر وتعده خسارة مؤسفة، لذا يتعين عليك في الأقل محاولة العثور على حل قبل إقرار موعد محدد.

ترتبط معظم الفعاليات التعاونية بالعمل، مثل: اجتماعات الفريق والنشاطات خارج الشركة والندوات المهنية، ولا يسع الموظفين دائماً حضور الفعاليات خارج أوقات الدوام الرسمي، لذا بدلاً من إرغامهم على الحضور أو قبول عدم حضورهم، حاول أن تجد حلاً، وفي هذه الحالة استفد من تقنية الفيديو وامنح أعضاء الفريق الذين يعيشون في مكان بعيد أو على سفر خيار الانضمام إلى مكالمة جماعية عبر الفيديو، إضافة إلى ذلك يمكنك استخدام أدوات الفيديو لتسجيل الفعاليات والاجتماعات حتى يتمكن الأشخاص غير الحاضرين من مشاهدتها لاحقاً.

شاهد بالفديو: 6 إجراءات يعزز بها القادة الناجحون التعاون في فرقهم

3. التنسيق عبر جميع المنصات:

لا يستخدم جميع الحاضرين نفس منصات التواصل؛ لذلك عليك مراعاة مستخدمي الأنظمة الأساسية مثل "آي أو إس" (IOS)، و"آندرويد" (Android).

توجد تطبيقات ومنصات تناسب الجميع بصرف النظر عن نوع الجهاز أو درجة المعرفة التقنية، وعلى سبيل المثال يوفر برنامج "كالندار" (Calendar) عديداً من عمليات التكامل التي تجعله يعمل مع التقويمات الأخرى عبر الإنترنت، ويضمن لك ذلك عند تنظيم فعالية إرسال تفاصيلها إلى مستخدمي "جوجل" (Google)، و"ياهوو" (Yahoo)، و"آوتلوك" (Outlook).

لا تطلب تطبيقات غير مألوفة إلا إذا لزم الأمر كقاعدة عامة، وإذا كان فريقك يحتاج إلى تنزيل تطبيق جديد لاستخدامه يومياً، فلا بأس بذلك، وإذا كنت تنظم فعالية مرة واحدة باستخدام تطبيق غير مألوف، فأنت تعقِّد الأمور.

4. حسن التواصل:

عادةً ما يكون لدى المدعوين أسئلة تتعلق بالفعالية، وإجابتك عنها لا تقل أهمية عن إدارة الفعالية ذاتها، فهذا يعزز الثقة بالفعالية ويحمِّس المدعوين للحضور والمساعدة بدلاً من الحضور مع عديد من التحفظات، وعند طرح سؤال أجب عنه بسرعة، ومن ثم إذا كنت لا تعرف الإجابة على الفور، فأخبر الشخص أنَّك تسلَّمت رسالته وتحاول الرد على سؤاله، وعندما تجيب عن سؤال، أطلع جميع المدعوين على الإجابة، فقد يكون لديهم نفس التساؤل.

يحكم الخلل في التواصل على فشل الفعالية من البداية، وقد يمتنع عدد من المدعوين عن الحضور إذا كانت التفاصيل مبهمة أو غير دقيقة، كما أنَّك ستواجه صعوبة في إقناع الضيوف المتحدثين بالحضور، وفي وصول المدعوين في الوقت المحدد، وغير ذلك من الصعوبات، وعندما تحسن التواصل بخصوص فعاليتك، فإنَّك تضمن حضور المدعوين وسير الفعالية على أحسن وجه.

5. تعزيز التعاون:

تعتمد الفعاليات التعاونية الناجحة على مشاركة موهبة كل فرد من الحضور، فما من مجال للتعاون إذا كانت الفعالية قائمة على شخص واحد يقف على المنصة ويقدم عرضاً باستخدام برنامج "باوربوينت" (PowerPoint)، لذا إذا كان التعاون هو هدفك، فيجب أن يظهر ذلك في تنظيم الفعالية، فاحجز مكاناً يتيح للضيوف الاختلاط والتفاعل بسهولة، وقد يتعين عليك الحجز قبل أسابيع لتضمن الحصول على أفضل مكان ممكن.

لتعزيز التعاون أكثر فأكثر ضع بعض التوقعات الواضحة مقدماً، وأخبر المدعوين أنَّك تتوقع منهم المشاركة والاندماج مع الفعالية، وبذلك يستعد كل شخص ينوي الحضور للتفاعل مع الآخرين؛ إذ يُعرِّف جدول النشاطات التعاونية المدعوين بما يجب الاستعداد له وبالمطلوب منهم.

إقرأ أيضاً: كيف تحسن من مهاراتك التعاونية في مكان العمل؟

6. تفويض المسؤوليات:

لا غنى عن التعاون عند تنظيم أي فعالية، ويتجلى ذلك في تفويض المسؤوليات إلى مجموعة من الأفراد، ويشكِّل تكليف شخص واحد بكل المسؤوليات للتخطيط لفعالية بأكملها عبئاً كبيراً عليه، وقد يوقعه في الأخطاء بسبب التعب، وسواء كان هذا الشخص أنت أم أي شخص آخر، فلا بد من المساعدة.

لنركِّز على الموقف الذي تكون فيه أنت منظِّم الفعالية؛ إذ يمكنك بالتأكيد أن تتحمل الجزء الأكبر من العبء، ولكن لا تتردد في تفويض أكبر عدد ممكن من المهام الصغيرة، لذا كلف شخصاً بإرسال الدعوات، أو بتأمين الطعام، أو بإجراء فحوصات تقنية لتزيل جزءاً من العبء عن كاهلك، وكلما حصلت على مزيد من المساعدة، سارت الفعالية بسلاسة أكبر.

في الختام:

لا شك أنَّك ستجد صعوبة في تنظيم أول فعالية تتولى تنفيذها، ولكن بالممارسة يسهل عليك الأمر وتحقق نتائج أفضل، ولا سيما إذا طبَّقت الممارسات المذكورة آنفاً.