كيف تدير المهام المتعددة وتتعامل مع التحديات
إدارة المهام المتعددة:
كل عمل مهما بلغ حجمه يحتاج إلى إدارة؛ وذلك لأنَّ إدارة العمل وتنظيمه تجعلنا نوفِّر الوقت والجهد، وهذا الأمر الذي يجعل تنفيذ العمل أكثر جودة وسهولة، فالأداء الأمثل للعمل وإدارة المهام المتعددة يحقق الأهداف المرجوة والوصول بالعمل إلى أعلى مستوى يمكن الوصول إليه، وهذا يحقق إنتاجية أكبر وإنجاز المهام في أصعب ظروف العمل.
طرائق إدارة المهام المتعددة:
تساعدنا طرائق عدة على إدارة المهام المتعددة والموازنة بينها وتحقيق أفضل النتائج؛ لذلك سنقدِّم لكم أفضل الطرائق من أجل التعامل مع التحديات والضغوطات:
1. تقسيم العمل:
إنَّ تقسيم العمل إلى مهام صغيرة والتركيز عليها يجعل إنجازها أكثر سهولة وأكثر كفاءة؛ إذ تكمن أهمية تقسيم المهام الصعبة إلى مهام صغيرة بقدرتنا على إنجاز تلك المهام الصغيرة واحدة تلو الأخرى بكفاءة عالية دون الشعور بصعوبة إنجاز العمل بشكلٍ كامل، وهذه الطريقة تجعلنا نركز على إنجاز كل مهمة بنجاح والانتقال بمرونة بين المهام، وهذا الأمر الذي يؤدي إلى النجاح بإنجاز العمل بشكلٍ كامل.
2. الاهتمام بالأولويات:
من الضروري جداً تقسيم العمل إلى مهام صغيرة حسب الأولويات، فقد تجعلنا إدارة المهام المتعددة نضع المهام الأكثر صعوبة أولوية؛ وذلك لأنَّها تحتاج إلى طاقة أكبر وربما لوقتٍ أكبر، وبذلك نبتعد عن العشوائية في العمل، وننجز كماً أكبر من المهام، لذلك تُعَدُّ خطوة الاهتمام بالأولويات من أهم الخطوات في إدارة المهام المتعددة والموازنة بين تلك المهام، وهذا يحقق نتائج سريعة ويزيد من الإنتاجية.
3. إدارة الوقت وإنشاء جدول زمني:
من الضروري جداً من أجل إدارة المهام المتعددة التحكم بالوقت ومعرفة الزمن اللازم لإنجاز العمل، فبعد تقسيم العمل إلى مهام صغيرة يمكن تقدير الوقت اللازم لأداء كل مهمة ووضع جدول زمني لكامل العمل، وهذا الأمر الذي يمكِّننا من تحديد وقت دقيق لانتهاء العمل بشكل كامل، ومن ثمَّ إنجاز كافة المهام بالوقت المطلوب وتسليم العمل بوقته دون الشعور بإحساس الضغط في العمل.
4. الاستقصاء وجمع المعلومات:
إنَّ تنفيذ أيَّة مهمة يتطلب تكوين فكرة شاملة عن طبيعة تلك المهمة وكيفية إنجازها، وذلك من خلال عملية الاستقصاء وجمع المعلومات؛ إذ يتم ذلك بطرح عدد من الأسئلة المتعلقة بالعمل ومحاولة الإجابة عن تلك الأسئلة، وهو الأمر الذي يضمن تحقيق أفضل النتائج وتوفير عدد من الإجابات في أثناء مرحلة التنفيذ، وفي البداية من الضروري وضع أسئلة هامة عن العمل، ومن هذه الأسئلة على سبيل المثال:
- لماذا أقوم بالعمل؟ وما هو الهدف الرئيس منه؟
- ما هي الأمور التي يجب التركيز عليها في المهمة للوصول إلى أفضل النتائج؟
- ما هي المدة الزمنية الواجب التقيد بها لإنجاز المهمة؟
- ما هي الشروط الواجب اتباعها لتنفيذ المهمة؟
كما أنَّه يوجد عدد من مصادر المعلومات التي يمكن الاعتماد عليها لتكوين الفكرة العامة عن المهمة، مثل الإنترنت الذي يوفر كثيراً من المعلومات وتكوين صورة شاملة عن كيفية إدارة المهام المتعددة.
5. الابتعاد عن تعدُّد المهام:
يرى بعضهم أنَّ تعدد المهام أمر جيد، ومن جهة أخرى هو أمر سيئ أيضاً؛ إذ يُعَدُّ تعدد المهام ليس بأمر حقيقي، والأشخاص الذين يعتقدون أنَّهم قادرون على إنجاز مهامهم جميعها بوقت واحد والتركيز عليها جميعها، فهم لا ينجزون في الواقع شيئاً؛ إذ يشعرون بالتعب والإجهاد من توزيع انتباههم على أعمال عدة فيما لو وضعوا ذلك التركيز على مهمة واحدة، لذلك ندعوك لتجنب تعدد المهام وخاصةً عند أداء مهمة صعبة تتطلب منك الوقت والتركيز الكافيين.
شاهد بالفديو: متى يتوجب عليك رفض المهام الإضافية في العمل؟
6. حب العمل:
يُعَدُّ حب العمل والشغف به من الخطوات الأساسية في القدرة على إدارة المهام المتعددة بنجاح، وبوجود شغف وحب لدى الإنسان في عمل معين يعطيه دافعاً قوياً للتحليق في عمله وإتقانه.
هذا يجعلنا نرى أنَّ حب العمل هو طريق حتمي للوصول إلى العلا وتحقيق الأهداف المرجوة التي ترفع من مقدار الشخص وقيمته وتحقِّق له مكانة اجتماعية ومهنية مميزة، وهذا يجعله عنصراً فعالاً في المجتمع وذا تأثير في المحيط الذي يعيش به، وبالنسبة إلى حديثنا فإنَّ حب العمل وإتقانه يجعل يعطي للشخص الإرادة القوية في إدارة مهامه المختلفة وأعماله بسبب الحب الكبير لها.
7. ممارسة الرياضة:
يرتبط مقدار قوَّتك الذهنية ارتباطاً كبيراً بصحتك الجسدية؛ إذ إنَّ بعض الأمور مثل التركيز والذاكرة والمهام العقلية الأخرى ما هي إلا نتيجة ستحصل عليها من نظام جسدي منتظم؛ إذ تقلل التمرينات الرياضية واللياقة البدنية من مستويات التوتر وتمنع الإرهاق، ومنه تكون قادراً على إدارة أصعب مهامك بنجاح.
إنَّ معدل التوتر لدى أصحاب الأعمال عالٍ بشكل كبير بسبب الضغوطات الكبيرة التي يتحملونها ويتعرضون لها كل يوم، والمسؤوليات الكبيرة التي يفكرون بها، ومن هنا تُعَدُّ الرياضة ذات أهمية كبيرة، فقد أثبتت الدراسات أنَّ التمرينات الرياضية المنتظمة واللياقة البدنية هي ما تجعل الإنسان أكثر مرونة في مواجهة الآثار النفسية للتوتر الذي قد نواجهه في العمل والحياة.
8. تجنب التأجيل:
التأجيل والتسويف هما عادتان سيئتان يقوم بهما الشخص بتأجيل العمل بتشتيت الانتباه بأشياء غير مفيدة؛ إذ يفضل الإنسان القيام بأشياء مريحة بدلاً من القيام بأمور تمنحه المستقبل المشرق، لذلك يجب الابتعاد عن التأجيل والتسويف والعمل على إنهاء المهام في الوقت المطلوب.
يزيد تأجيل العمل من الضغط على الشخص ويؤثر في الإنتاجية، ومن ثمَّ عدم القدرة على إدارة المهام بنجاح، وتصبح الأعمال أكثر صعوبة ومعقدة أكثر، لذلك يجب عليك تجنب التسويف والمماطلة في إنجاز الأعمال.
9. الحصول على الدعم من العائلة:
إنَّ كل ما تحتاج إليه للتقليل والتخفيف من الضغط هو مشاركة ما تشعر به مع شخص قريب منك؛ إذ إنَّ وجود عائلة قريبة منك أو صديق من الداعمين لك هو أمر في غاية الأهمية لمواجهة الضغط والتوتر في جميع مجالات حياتك، ويُعَدُّ التحدث عما تمرُّ به والحصول على الدعم والتعاطف وسيلة آمنة وفعالة لمواجهة ضغوطات العمل واستعادة تركيزك لتحقيق الهدف، وهنا المقصد ليس أن يحلَّ الشخص الآخر مشكلتك؛ بل يستمع لك فقط.
أسباب ضغوطات العمل:
كما ذكرنا آنفاً، توجد طرائق عدة في إدارة المهام المتعددة في العمل، لكن لا ننسى أن نقدِّم لكم قائمة بأهم أسباب ضغوطات العمل التي بسببها لا يمكنك التعامل مع التحديات والضغوطات التي تواجهك:
1. بيئة العمل السيئة:
تُعَدُّ بيئة العمل السيئة من أكثر الأسباب أهمية في حدوث ضغوطات العمل التي تؤدي إلى بعض النتائج غير الجيدة والتي تعود سلباً على صحة صاحب العمل أو على المنظمة التي يعمل بها، ونذكر التأثير السلبي في الصحة النفسية وزيادة مستويات التوتر والقلق والاكتئاب، لذلك سوف يتدنى مستوى الأداء والإنتاجية.
نذكر أنَّ بيئة العمل السيئة من شأنها أن تؤدي إلى مشكلات مع المدير أو الموظفين، ومن ثمَّ زيادة معدلات الاستقالة في الشركات؛ إذ يعملون على البحث عن بيئة عمل أكثر صحة وانسجاماً مع ذاتهم وقيمهم.
2. انخفاض الروح المعنوية:
من أكثر الأسباب التي تؤدي إلى الضغط في العمل هو عدم وجود الروح المعنوية التي تُعرَف في العمل على أنَّها الاستعداد الوجداني الذي يساعد الفرد الذي يعمل على زيادة الإنتاج وإتقان عمله دون أن يشعر بمزيد من الإجهاد والتعب.
هذه القيمة هي التي تهيِّئ الفرد على الإقبال بحماسة وأن يمتلك روح التعاون، وتجعله قادراً على التطوير من العمل في جميع المجالات، كما تُعرَف على أنَّها الروح السائدة بين الأفراد الذين يشكلون جماعة معينة في جهة العمل التي تتميز في الثقة بالجماعة وإيمان الفرد بدوره، وبإخلاصه وإيمانه بها وعمله من أجل تحقيق أهدافها، لذلك عندما تكون الروح المعنوية غير موجودة لدى الفرد، فإنَّ إنتاجيته تقل ولا يقدِّم كل ما لديه من طاقة.
الآثار السلبية لضغوطات العمل:
يوجد عدد من الآثار الجسدية لضغوطات العمل وعدم القدرة على التعامل معها، وهي كالآتي:
من الآثار النفسية التي يسببها ضغط العمل:
في الختام:
هكذا نكون قد تعرَّفنا إلى أهم الآثار السلبية لضغوطات العمل ونتيجة عدم القدرة على التعامل معها، وأخيراً، يُعَدُّ العمل في أثناء الضغط والقدرة على التعامل معه وتحت الظروف الصعبة من أهم ما يجعل الإنسان ناجحاً في عمله، وبذلك نكون قد قدَّمنا لكم قائمة بأهم النقاط الواجب اتباعها لإدارة المهام والتعامل مع التحديات والضغوطات.
