ما معنى التوقيع الإلكتروني؟ وكيف أحصل على توقيع

مفهوم التوقيع الإلكتروني:

التوقيع الإلكتروني هو نسخة رقمية من التوقيع بخط اليد التقليدي، له نفس الالتزام القانوني كالتوقيع بخط اليد إذا كان يفي بمعايير معينة. بمعنى آخر، هو مجموعة رموز أو بيانات على شكل رقمي مرفقة بمستند تُرسَل إلكترونياً كتحقُّق من نية المرسِل في التوقِّع على المستند، وهذا يسمح للموقع بمنح الموافقة أو إظهار الاتفاق على محتويات المستند.

الفرق بين التوقيعات الإلكترونية والتوقيعات الرقمية:

1. التوقيع الإلكتروني:

هو فئة أوسع تشير إلى أي توقيع يُرسَل إلكترونياً، قد يُنشأ رقماً على مستند، أو تُولد عبر خدمة توقيع إلكتروني للمستندات.

2. التوقیع الرقمي:

التوقیع الرقمي هو نوع معین من التوقیع الإلكتروني مع میزات متقدمة للحفاظ على الأمان والامتثال؛ یستخدم الریاضیات وسلطات التصدیق (CAs) وخوارزمیات التشفیر للمصادقة على الموقع والتحقق من صحة وسلامة رسالة أو برنامج أو مستند رقمي.

أنواع التوقيعات الإلكترونية:

يوجد ثلاثة معايير للتوقيعات الإلكترونية:

1. التوقيع الإلكتروني البسيط (SES):

SES هو أبسط أنواع التوقيع الإلكتروني والأقل أماناً، يشير إلى طريقة لتطبيق التوقيع الإلكتروني كالاسم المكتوب أو النسخ الرقمي الآخر للتوقيع على المستندات الرقمية كالعقود والاتفاقيات. لا يتطلب التحقق من الهوية ومن الموقع ولا يستخدم أي تشفير أو مصادقة. لذا، من السهل تزوير SES ولذلك فهو الأكثر عرضة للاحتيال وهو مناسب في المعاملات منخفضة المخاطر.

2. التوقيع الإلكتروني المتقدم (AES):

توفر AES أماناً أكثر قوة من خلال ضمان أن الموقع المقصود فقط هو الذي يمكنه الوصول إلى المستند وتوقيعه، وبالتالي التقليل من مخاطر الاحتيال. يتم تحقيق ذلك عادةً من خلال استخدام البنية التحتية للمفتاح العام لإنشاء شهادة رقمية وإرفاقها بالتوقيع الإلكتروني.

يحتفظ الموقّع بالسيطرة الحصرية على المفتاح الخاص الذي يعمل على التحقق من هويته، فعندما يفتح المستلم المستند الموقَّع عليه AES يتحقَّق المرجِع المصدَّق من عدم إجراء أي تغييرات على الملف، يُنصَح به للمعاملات ذات المخاطر المتوسطة.

3. التوقيع الإلكتروني المؤهل (QES):

QES هو أكثر أشكال التوقيعات الإلكترونية أماناً ومقاومة للاحتيال، كما أنه أكثرها تعقيداً، يحتوي كل تدابير الأمان المستخدمة في AES إضافة إلى أشكال إضافية من مصادقة الهوية كالتحقق وجهاً لوجه أو التحقق من خلال الفيديو عبر موفر خدمة موثوق به مؤهل.

فوائد التوقيعات الإلكترونية:

تعد حلول التوقيع الإلكتروني محمولة؛ مما يسمح للأطراف المشاركة في المعاملة بالتوقيع وطلب التوقيعات الإلكترونية أينما كانوا، إضافة إلى عدة فوائد تتجلى فيما يلي:

• تسرع التوقيعات الإلكترونية مهام سير عمل التوثيق عبر تسريع الموافقات والاتفاقيات.
• تلغي الحاجة إلى طباعة المستندات وتوقيعها ومسحها ضوئياً وإعادة تقديمها.
• تعتبر التوقيعات الإلكترونية بديلاً صديقاً للبيئة للتوقيعات المكتوبة بخط اليد لكونها لا تتطلب الورق.
• توفر المرونة والراحة من خلال السماح للموقِّعين باستخدام أجهزتهم المفضلة وتطبيق التوقيع.

تطبيقات التوقيعات الإلكترونية:

يُستخدم التوقيع الإلكتروني في عدة سيناريوهات تشمل الأمثلة العقود كالمبيعات أو التوظيف، والمعاملات كالخدمات المصرفية عبر الإنترنت، والإجراءات الإدارية كالإقرارات الضريبية، لكن التوقيعات الإلكترونية البسيطة هي الأنسب للمستندات التي لا تحتوي على بيانات حساسة أو يجب أن تفي بالامتثال الصارم أو معايير الأمان.

تستخدم عدة إدارات الشركات التوقيعات الإلكترونية كالمالية والمحاسبة، الموارد البشرية، التسويق، المبيعات، كما تعتمد عدة صناعات التوقيعات الإلكترونية بما في ذلك: الخدمات المالية، الخدمات الحكومية، القانونية، علوم الحياة والرعاية الصحية، التصنيع، البيع بالتجزئة.

كيفية الحصول على توقيع إلكتروني:

يمكنك الحصول على توقيع إلكتروني بعدة طرق تتجلى فيما يلي:

1. رسم ومسح:

تعد أبسط الطرق وأكثرها مباشرة تتجلى بتوقيع اسمك باستخدام قلم والتقاط صورة له وتحميله على جهاز رقمي باتباع الخطوات التالية:

اكتب اسمك على قطعة من الورق الأبيض باستخدام قلم حبر جاف يفضل الحبر الأسود أو الأزرق.

المنزلي التقط صورة أو امسح صورة توقيعك ضوئيًا باستخدام جهازك الذكي أو اللوحي أو الماسح الضوئي.

استخدم الأدوات الرقمية كمحرر الهاتف أو محرر الصور عبر الإنترنت لقص توقيعك بخط اليد بدقة إلى حجم مقبول.

في حال إنشاء ملف التوقيع بتنسيق JPEG تحتاج إلى تحويله إلى تنسيق PNG لاستخدامه عند توقيع المستندات الرقمية.

بعد توفر ملف PNG لتوقيعك تستطيع توقيع ملفات Microsoft Word وGoogle Doc بسحب توقيعك الجديد وإفلاته في المستند ووضعه فوق سطر التوقيع في المستند.

2. استخدم أدوات التوقيع المجانية عبر الإنترنت:

يمكنك الحصول على التوقيع الإلكتروني باستخدام أدوات التوقيع المجانية عبر الإنترنت باتباع الخطوات التالية:

• انتقل إلى موقع CreateMySignature على الويب وحدد خيار "Draw Signature".
• ارسم صورة لتوقيعك باستخدام مؤشر الفأرة أو جهاز شاشة تعمل باللمس.
• استخدم زر الممحاة في الركن العلوي الأيمن للإعادة واضغط على "حفظ".
• اضغط على "تنزيل" لتنزيل إصدار PNG من توقيعك.
• اسحب وأفلت صورة التوقيع في مستند Word أو ملف مستندات Google للتوقيع.

3. التوقيع الإلكتروني باستخدام Microsoft Word:

قد يمثل توقيع المستندات داخل Microsoft Word تحدياً حقيقياً؛ فالبرنامج لا يزال نظاماً أساسيًا غير متصل بالإنترنت، وللقيام بذلك عليك باتباع الخطوات التالية:

• ضع المؤشر في المكان الذي تريد أن ينتقل إليه سطر التوقيع في مستند Word.
• انتقل إلى تبويبة "إدراج" وتحت "نص" واضغط على "قائمة التوقيع" متبوعاً بـ "سطر توقيع Microsoft Office".
• املأ حقول تفاصيل التوقيع في مربع الإعداد المنبثق ثمَّ حدّد تفضيلاتك لمربع التوقيع.
• اضغط بالزر اليميني للفأرة على مربع التوقيع في المستند، واختر "تحديد صورة" لتحميل صورة توقيع، كما تستطيع رسم توقيعك باستخدام جهاز بشاشة تعمل باللمس أو كتابة إصدار طابعة في مربع التوقيع.

4. التوقيع الإلكتروني باستخدام Word على الويب:

الوسيلة الوحيدة لتوقيع مستند باستخدام Word على الويب هي إضافة صورة لتوقيعك؛ تستطيع الحصول على صورة توقيع باتباع طريقة "الرسم والتوقيع" أو باستخدام تطبيق كتطبيق CreateMySignature.

بمجرد الحصول على صورتك اتبع الخطوات التالية:

• ضع المؤشر في المكان الذي تريد أن يظهر فيه توقيعك.
• اضغط على خيار إدراج، ثمّ صورة من شريط المستند.
• حدّد مكان صورتك وحملها، إذ يظهر توقيعك في المكان الذي وضعت فيه المؤشر، تستطيع ضبط موضعه بسحب الصورة وإفلاتها وضبط إعدادات الصورة.

في الختام:

يوفر التوقيع الإلكتروني طريقة سريعة وسهلة لتوقيع المستندات الإلكترونية دون الحاجة إلى طباعة الورق أو لصق التوقيعات بالحبر الرطب. لكن ينصح باستخدام طرق توقيع آمنة ومشفرة كالتي توفرها منصات التوقيع الإلكتروني عند محاولة إنشاء مستندات آمنة وملزمة قانوناً.