7 خطوات لترتيب الأولويات وتحقيق النجاح

يُعدُّ تحديد الأولويات من أهم المهارات التي يجب إتقانها لتحقيق النجاح في الحياة؛ فقد يصعب تحديد ما يهمك حقاً، وأين عليك أن تركز وقتك وطاقتك، ولهذا السبب من الضروري جداً ترتيب المهام حسب أهميتها، ومن خلال التفكير المدروس في المهام الأكثر أهمية التي تقربك من أهدافك، يمكنك تحقيق أحلامك وخططك بسرعة أكبر؛ لذا سنشارك في هذا المقال دليلاً عملياً يضم أفضل النصائح عن كيفية تحديد الأولويات في الحياة لتحقيق النجاح، إذ ستتعلم كيفية تقييم المهام وتحديد أهم الأولويات وأفضل الطرائق لإنجاز المهام الضرورية.

أهمية تحديد الأولويات في الحياة:

تحديد الأولويات هو أمر ضروري لتحقيق النجاح على الصعيدين الشخصي والمهني، وإلا سيصيبنا الارتباك من الكم الهائل من المهام والمسؤوليات التي نواجهها يومياً، ويُعدُّ تحديد الأولويات أمراً بالغ الأهمية لإدارة الوقت بفاعلية والتركيز وتحقيق الأهداف وتقليل التوتر واتخاذ القرارات، وقبل أن تحدد أولوياتك الشخصية خصص بعض الوقت للنظر في مستقبلك: أين تود أن تكون بعد خمس سنوات من الآن؟

أنشئ صورة ذهنية لِمستقبلك المثالي، ومن ثم فكر في الخطوات التي يتعين عليك اتخاذها لتحويل هذا المستقبل إلى حقيقة، وتذكر أنَّ المرحلة التي بدأت بها لا تهم؛ بل الهدف الذي تنوي الوصول إليه؛ فأسرع طريقة لتحقيق أهدافك هي إعداد قائمة بأولوياتك، ومن ذلك الأولويات اليومية، وحتى المهام المزعجة التي ستساعدك على تحقيق أهداف حياتك.

7 خطوات أساسية لترتيب الأولويات في حياتك:

سيساعدك ترتيب مهامك حسب أهميتها على التركيز على العمل اليومي الذي يتعين عليك القيام به لتحقيق الهدف الأساسي، لذا إليك فيما يأتي 7 خطوات أساسية عليك اتباعها لترتيب أولوياتك والعمل على جميع المهام الضرورية:

أولاً: توضيح قيمك ورؤيتك

قبل أن تتمكن من التعمق في الأولويات والمهام، فعليك أولاً تحديد قيمك ومعتقداتك الجوهرية، والتي تمثِّل أكثر ما يهمك في الحياة، مثل: النزاهة والأمل والعطف والاهتمام بالأسرة والصدق والعدالة والمرح والابتكار والعناية بالصحة، ومن الهام أن تحدد قيمك؛ لأنَّك تحدد من خلالها الطريقة التي تعيش بها حياتك.

حدد رؤيتك بعد ذلك، وهدفك على الأمد الطويل؛ فرؤيتك هي السبب الذي يدفعك إلى الاستمرار، ورؤية الهدف العام، وفهم أهم الأشياء التي ترغب في تحقيقها في الحياة، والغاية مشابهة لذلك؛ فهي توجهك في حياتك، وترتبط غالباً بمواهبك الفريدة، وعليك ترتيب أهدافك وفق الأولويات بناءً على قيمك ورؤيتك.

على سبيل المثال: ربما تكون العدالة إحدى قيمك الأساسية، ولديك رؤية لإنشاء مؤسسة غير ربحية، وفي هذه الحالة قد تكون أهدافك هي تحديد القضية الاجتماعية التي تهمك أكثر، وكيفية تلبية تلك الحاجة؛ إذ يجب عليك اختيار اسم، ووضع بيان الرسالة، وتأسيس شركة بصفة رسمية، ومن ثم إنشاء خطة عمل، وهذا مجرد مثال واحد ولكل امرئ قيم ومعتقدات مختلفة، ولكن من الهام أن تدرك أهمية تحديد ما يهمك قبل أن تتمكن من البدء في ترتيب أولويات حياتك.

ثانياً: تقييم المهام الهامة والمُلحة

اكتب قائمة بجميع مهامك ومسؤولياتك، واذكر المهام المرتبطة بعملك أو حياتك المهنية وحياتك الشخصية وأي أشياء أخرى ترغب في إنجازها، وبعدها رتِّب قائمتك وفقاً للمهام الأكثر أهمية بغية تحقيق أهدافك، وحدد أيها أقل أهمية، وبعد ترتيب مهامك اعمل على المهام الأكثر أهمية أولاً، ولا يغرك أبداً إنجاز المهام البسيطة أولاً، ولا تبدأ من أسفل القائمة وتنتقل إلى المهام الهامة في الأعلى، فعلى الرغم من أنَّ القيام بذلك من طبيعة البشر، إلا أنَّه ليس بأمر فعَّال ولا يحقق الكفاءة.

عندما تنجز مهامك البسيطة، سيأتيك مزيد منها للعمل عليها، والأمر الذي لن يزيد إنتاجيتك؛ فكلما عملت لفترة أطول وبجهد أكبر، ظهرت مهام بسيطة أكثر، وبحلول نهاية اليوم سيصيبك الإرهاق دون إنجاز أي شيء ذي قيمة، لذا نوصي دوماً بالبدء بعملك الأكثر أهمية أولاً.

ثالثاً: تحديد أهم أولوياتك

صنِّف المهام في قائمتك إلى "أولوية عالية" و"أولوية متوسطة" و"أولوية منخفضة"، والمهام التي تتوافق مع قيمك ورؤيتك أكثر؛ إذ سيكون لها التأثير الأكبر في نجاحك، وإذا كنت تواجه صعوبة في تحديد المهمة التي عليك البدء بها، جرِّب استخدام تقنية "أ ب ج د ه"، وإليك طريقتها:

• العناصر في الفئة "أ" هي أكثر المهام أهمية، والتي يجب إنجازها.
• العناصر في الفئة "ب" هي المهام التي يؤدي عدم إنجازها إلى عواقب بسيطة.
• المهام في الفئة "ج" ليس لها أي عواقب.
• العناصر في الفئة "د" هي مهام يجب تفويضها لشخص آخر كي تركز طاقتك على مهام الفئة "أ".
• العناصر في الفئة "ه" ليست ضرورية ويجب إزالتها.

ابدأ بالمهام في الفئة "أ" أولاً عندما تنشئ قائمتك، وإذا لزم الأمر فلا بأس أن تحدد عدة مهام في الفئة هذه، واكتبها كما يأتي: أ-١، أ-٢، أ-٣.

شاهد بالفديو: 5 أسئلة تساعدُكَ على تحديد الأولويات

رابعاً: تقييم العوائق المحتملة

يتطلب تحديد الأهداف المبادرة والتفكير في أي عقبات أو عراقيل قد تواجهك في أثناء محاولة إنجاز أي مهمة في قائمتك، ومن ثم اكتشاف كيفية التعامل مع هذه المشكلات لتجنب التشتت والحفاظ على إنتاجيتك.

التفكير بطريقة تركز على حل المشكلات أمر مفيد، ولسوء الحظ الحياة ليست سهلة طوال الوقت، لذا ستوفر على نفسك الوقت والعناء لاحقاً إذا جهزت حلولاً لأي مشكلات قد تواجهها خلال السعي وراء أهدافك ومهامك، وكما يمكنك التفكير في العواقب المحتملة لإكمال مهمة أو عدم إكمالها؛ فإذا كانت العواقب وخيمة، فاجعل إنجاز المهمة أولوية قصوى، ومن أمثلة المهام ذات العواقب الكبيرة؛ هو إعداد تقرير يحتاجه مديرك في اجتماع هام؛ إذ سينعكس عدم إنجاز المهمة الهامة هذه سلباً على الشركة وعليك، إذاً عليك أن تعطي الأولوية للمهام التي تترتب عليها عواقب، وتؤجل العمل على المهام السهلة والبسيطة لوقت لاحق.

خامساً: الرفض

يقتضي ترتيب الأولويات أيضاً أن تتعلم رفض المهام غير الهامة أو التي لا تتوافق مع أهدافك، الأمر الذي سيساعدك على التركيز على أهم مهامك، ويجنِّبك تشتيت انتباهك بمهام أقل أهمية.

يواجه معظم الناس صعوبة في الرفض، وقد يكون سبب ذلك رغبتك في كسب محبة الناس، أو الخوف من مواجهة أي صراع، أو الرغبة بالانشغال الدائم ومساعدة الآخرين، وعلى الرغم من أنَّ هذه الأسباب طبيعية، إلا أنَّك لا تستطيع فعل كل شيء، وإذا كنت تشعر أنَّ لديك كثيراً من الأولويات، فقد تكون هذه علامة على أنَّك تحتاج إلى تعلُّم كيفية الرفض، فلا تشعر بالذنب تجاه رفض الطلب، وإليك فيما يأتي بعض العبارات التي يمكنك استخدامها للاعتذار عن تلبية طلب:

• "لسوء الحظ، ليس لدي مجال للقيام بذلك في الوقت الحالي".
• "أخشى أنَّني لا أستطيع القيام بذلك، لذا جرِّب أن تطلب من "فلان".
• "يشرفني أنَّك طلبت مني ذلك، ولكن لا يمكنني تخصيص وقت له حالياً".

سادساً: إنشاء خطة

ضع خطة للتعامل مع كل مهمة بعد تحديد أولوياتك؛ لذا قسِّم المهام الكبيرة إلى خطوات أصغر وأكثر قابلية للإدارة، وحدد مواعيد نهائية لكل مهمة صغيرة منها، الأمر الذي سيساعدك على البقاء على المسار الصحيح وإحراز تقدم نحو أهدافك.

تذكَّر أنَّ 20% من الوقت الذي تخصصه لأي مهمة يمثل عادةً 80% من قيمتها، وإذا بدأت العمل على المهمة هذه، فإنَّ أول 20% من الوقت الذي تقضيه في تخطيط وتنظيم الموارد اللازمة لإنجازها عادة ما يمثل 80% من نجاحك، فعند تحديد الأولويات ركِّز دائماً على أول 20% من المهمة، واستمر في العمل حتى إنجازها، وأما الـ 80% المتبقية، فسيسهل إنجازها بعد إكمال الـ 20% الأولى.

على سبيل المثال: إذا كنت تعمل في مجال المبيعات، فإنَّ تحديد الموعد الأولي الذي تلتقي فيه مع صاحب القرار وجهاً لوجه، هو أول 20% من الصفقة، ولكنَّها تمثل 80% من قيمة عملية البيع بأكملها، وعلى الجانب الآخر يمثل عرض المنتج أو الخدمة وإتمام الصفقة والمتابعة مع العميل وتسليم المنتج أو الخدمة الـ 80% من العملية التي تمثل 20% فقط من قيمتها، ولهذا السبب عليك أن تحدد كيف تبدأ كل مهمة، ومن ثم تهمُّ بالعمل عليها مباشرةً.

سابعاً: إعادة تقييم أولوياتك باستمرار

يمكن أن تتغير أولوياتنا في الحياة مع مرور الوقت، وهو أمر طبيعي، ولكن يتطلب ذلك منك إعادة تقييم أولوياتك باستمرار؛ وهذا سيساعدك على الاستمرار في التركيز على أهدافك، والتأكد من أنَّك تخصص وقتك وطاقتك في المهام الأكثر أهمية حالياً، لذا خصص وقتاً في تقويمك باستمرار لمراجعة أهدافك وتحديد الأولويات والتخطيط للمستقبل، وقد تختار القيام بذلك مرة كل ثلاثة أشهر، لذا فكر في أهدافك الحالية وفيما إذا كانت ما تزال تناسب رؤيتك وهدفك الأساسي؛ فإذا كان الأمر كذلك، تابع العمل على قائمة مهامك، وإذا لم تكن مناسبة، فربما عليك تعديل تلك الأهداف، أو في بعض الحالات التفكير بأهداف جديدة.

نصائح إضافية للالتزام بتحديد الأولويات:

1. كن واقعياً:

قد تحدد كثير من الأولويات نتيجة المبالغة في وضع الأهداف، وهذا هو الأمر الذي سيجعلك عرضة للتشتت والإرهاق والمشاعر السلبية، وإنَّ إعداد قائمة مهام طويلة ليس الحل الأفضل دائماً، لذا كن واقعياً فيما يتعلق بقدراتك ومواردك وطاقتك، وأنصحك بالتركيز على ما لا يزيد عن 3-5 أولويات.

2. حدِّد المهام العاجلة:

تقتضي المهام العاجلة التعامل معها فوراً، والتي قد تكون مكالمة هاتفية عليك الرد عليها، أو شخصاً يطلب منك تعديل مشروع، لذا ضع في الحسبان أنَّ المهمة "العاجلة" ليست "هامة"؛ فتساهم المهام الهامة في تقدمك نحو أهدافك وخططك طويلة الأمد، ولهذا يجب أن تكون الأولوية للمهام الهامة.

3. أنشئ قائمة مهام:

وظف مهاراتك التنظيمية، ورتب المهام حسب أهميتها من خلال إدراجها في قائمة، وعندما تأتيك مهمة جديدة أضفها إلى القائمة قبل أن تنجزها، وننصحك بتخصيص بضع دقائق في نهاية كل يوم عمل لكتابة قائمة مهام اليوم التالي.

شاهد بالفديو: 7 عادات تضمن لك استمرار النجاح

4. التركيز على ما هو هام:

ليس من الضروري إنجاز جميع المهام المدرَجة في قائمتك على الفور؛ بل حدد أهمها وابدأ بالعمل عليها، وتذكر أنَّ المهمة التي من المحتمل أن تكون الأهم في أي وقت هي تلك التي ستساهم في تحقيق أهدافك على الأمد الطويل، وإذا كانت المهمة هامة وعاجلة في نفس الوقت، فيجب إنجازها على الفور، ولكن إذا كانت العناصر الموجودة في قائمتك إما هامة أو عاجلة، فأنجز العناصر الهامة الآن، ومن ثم حدد موعداً لاحقاً للعناصر العاجلة.

5. قسِّم المهام:

رتب أولوياتك بسهولة باستخدام تقنية "أ ب ج د ه" الموضحة سابقاً في هذا المقال، ثم حدد مواعيد نهائية واضحة لكل مهمة؛ فالعمل على سلسلة من المهام الصغيرة أقل وطأة من البدء بالمهام الكبيرة مباشرة.

6. تحلَّ بالمرونة:

جميعنا نتمنى أن نطبق خططنا دون أي عوائق، ونحقق أهدافنا بسهولة دوماً، ولكن نعلم جميعاً أنَّ ذلك على الأرجح لن يحدث؛ فأمور الحياة تعترضنا، وربما تتغير مواعيد إنجاز مهامنا، أو تظهر المشكلات، ولهذا السبب يجب أن تتحلى بالمرونة، وأن تكون قادراً على تغيير خطتك في أي لحظة، لذا تكيَّف بسهولة أكبر من خلال التوصل إلى حلول للمشكلات المحتملة قبل ظهورها.

7. فوِّض المهام:

ليس عليك أن تفعل كل شيء بنفسك دوماً، ولا سيما المهام التي قد لا تتناسب مع مهاراتك، لذا تعلَّم فن التفويض لإنجاز مزيد من المهام في وقت أقل، وللتفويض بفاعلية ابحث عن شخص لديه المهارات والمعلومات اللازمة لمهمة معينة، وعندما تجده حدِّد له بوضوح الجدول الزمني والنتائج والتوقعات الأخرى التي تبحث عنها، وكن مستعداً للإجابة عن أي أسئلة خلال عمله.

8. خذ فترات راحة:

قد يبدو أخذ فترات راحة غير منطقي إذا كنت تعمل بجد لتحقيق أهدافك وأولوياتك، ولكن تُعد الراحة والمرح جزءاً هاماً من هذه العملية، لذا خذ يوماً واحداً على الأقل كل أسبوع تستريح فيه بعيداً عن العمل، واقضِ بعض الوقت مع العائلة أو الأصدقاء، أو مارس الرياضة، أو شارك في هواية تستمتع بها، وسيجدد ذلك طاقتك لتكون مستعداً للعمل على أهدافك مجدداً.

9. احتفِ بالتقدم الذي تحرزه:

سيعرِّضك العمل الدائم دون الاحتفاء بتقدمك للاحتراق الوظيفي سريعاً، لذا لا تنس أن تتوقف من حين لآخر، وتنظر إلى كل ما أنجزته، وتثني على نفسك، ومن الهام الاحتفاء بالتقدم الذي تحرزه نحو تحقيق أهدافك، وسواء أكان ذلك من خلال أخذ إجازة، أم تناول عشاء لذيذ، أم تقدير نفسك ببساطة على العمل الرائع الذي قمت به.

في الختام:

ترتيب الأولويات هو عنصر أساسي لتحقيق النجاح في الحياة؛ فمن خلال توضيح قيمك ورؤيتك، وتحديد أهم أولوياتك، وإنشاء خطة وجدول زمني، والتحلي بالمرونة والقدرة على التكيف؛ يمكنك تحقيق أهدافك وعيش حياة مُرضية.

تذكَّر أن تعيد تقييم أولوياتك باستمرار، وأن تعدِّل خطتك وجدولك الزمني عند الضرورة، وأن تتعلَّم الرفض عندما لا يتوافق أمرٌ ما مع قيمك ورؤيتك، وباستخدام هذه النصائح العملية يمكنك ترتيب أولوياتك في الحياة لتحقيق النجاح.