تطوير العلاقات العامة في عصر التكنولوجيا الحديثة

العلاقات العامة من أهم الأساليب التي توصَّل إليها الإنسان من أجل تنظيم الأعمال والعلاقات داخل المنظمات وخارجها؛ لذا تُخصِّص معظم المنظمات مكاناً للعلاقات العامة ضمن هيكلها التنظيمي، وبالتحديد بالقرب من الإدارة العليا في المنظمة؛ إذ تقوم بتخطيط البرامج الإعلامية والاتصالية وتنفيذها وهدفها ضبط علاقات المنظمة وبناء سمعة طيبة لها.

أصبح لا بُدَّ من استخدام التكنولوجيا الحديثة في العلاقات العامة لا سيما أنَّ الاتصال هو الركيزة الأساسية لها؛ إذ تعمل العلاقات العامة على نشر المعلومات والحقائق وتنمية المفاهيم عن المنظمة وتعزيز الثقة بينها وبين جمهورها، وهذا كله لن يتم كما يجب إلا باستخدام التكنولوجيا الحديثة، وتوفير وسائل اتصالية ذات كفاءة عالية تسهم في تحقيق الأهداف المنشودة.

العلاقات العامة وأهميتها:

العلاقات العامة هي مهنة أو نشاط موجود في أي صناعة أو منظمة أو حكومة لإنشاء العلاقات الجيدة بينها وبين جمهورها المستهدف وتطويرها، سواء أكانوا عملاء أم عاملين أم مساهمين أم جمهور عام.

العلاقات العامة هي نشاط يقوم على نقل المعلومات والآراء الواردة من المنظمة أو المؤسسة، وتفسيرها إلى جمهورها وبالعكس من الجمهور إلى المنظمة، إضافة إلى بذل الجهود المنظمة والمدروسة لجعل الجمهور يهتم اهتماماً حقيقياً بالمنظمة.

بحسب الاتحاد الوطني للعلاقات العامة في الولايات المتحدة الأمريكية: العلاقات العامة وظيفة إدارية مخططة ومنهجية، تصمَّم للمساعدة على تحسين البرامج والخدمات التي تقدمها المنظمة إلى الجماهير الداخلية والعكس وتطويرها؛ وذلك بهدف تنمية فهم أفضل لدور المنظمة وأهدافها وسياساتها وإنجازاتها، وتنشيطها والقيام بالنشاطات الإعلامية اللازمة لكسب فهم الجماهير وثقتهم وتأييدهم ومساندتهم.

إذاً العلاقات العامة هي عبارة عن وظيفة إدارية واستشارية يقوم بها قسم متخصص في المنظمة، يساعد الإدارة على اتخاذ القرارات بناء على معلومات أكيدة يجمعها بنفسه، ويهدف هذا القسم بالمقام الأول إلى بناء سمعة طيبة للمنظمة لدى الجمهور الداخلي والخارجي.

تنبثق أهمية العلاقات العامة من كونها النشاط الذي ينطوي على إقامة علاقات طيبة وحسنة مع الجمهور، ومنع حدوث مشكلات معهم، إضافة إلى قيامها بمعالجة المواقف المتدهورة وإعادة التوازن للعلاقات؛ فهي أداة هامة في حفظ المصالح، وعموماً تقوم العلاقات العامة بالوظائف الآتية:

• القيام بالاتصال الداخلي وتعزيز العلاقة مع العاملين من خلال متابعتهم مباشرة والوقوف على مشكلاتهم وتعريفهم المستمر بأهداف المنظمة وسياساتها وواجباتهم نحوها، وما يتمتعون به من حقوق وطرح الأفكار الجديدة ومناقشة تفاصيلها معهم.
• القيام بالاتصال الخارجي مع الجمهور المستهدف: من أجل إبقائهم على اطلاع على سياسات المنظمة وطرائق عملها، إضافة إلى التعرف إلى حاجاتهم وما يتوقعونه من المنظمة.
• إعداد البرامج والنشاطات الخاصة بالمنظمة: الاحتفالات والاجتماعات وإقامة المعارض والمشاركة في نشاطات المجتمع.
• إعداد التقارير الخاصة بعمل المنظمة وإنجازاتها.
• الاتصال بوسائل الإعلام المحلية والعالمية.
• قياس اتجاهات الجمهور المختلفة ذات العلاقة بالمنظمة وتقويمها وتفسيرها.
• مساندة الإدارة في تحديد الأهداف الرامية إلى تحقيق التفاهم والتوافق بين المنظمة وجماهيرها.
• تخطيط البرامج الهادفة إلى الحصول على رضى الجمهور.

شاهد بالفيديو: كيف تبني علاقات عمل جيدّة؟

تأثير التكنولوجيا في مهنة العلاقات العامة:

أحدثت التكنولوجيا تغيرات جذرية في مهنة العلاقات العامة، فلم يقتصر تأثيرها في تغيير طرائق التواصل التي اتبعها العاملون في هذا المجال لفترة طويلة من الزمن؛ بل امتد تأثيرها إلى تغير ملامح هذه العلاقات جزئياً أو كلياً؛ فالحواسيب وشبكات الإنترنت وتطبيقات التكنولوجيا تقدم فرصاً وخدمات عظيمة للعلاقات العامة منها:

1. التعرف إلى حاجات الجمهور واتجاهاتهم:

تساعد التكنولوجيا الحديثة قسم العلاقات العامة على دراسة اتجاهات الجمهور ومعرفة حاجاتهم معرفة دقيقة، عبر استخدام وسائل مختلفة مثل المواقع الإعلامية وخدمات البريد الإلكتروني والخدمات التي تقدمها مواقع التواصل الاجتماعي والمواقع الإلكترونية المختلفة.

2. نشر المعلومات الصادقة عن المؤسسة:

كان الجمهور قبل عصر التكنولوجيا يتناقل الشائعات والمعلومات غير الصحيحة عن المنظمات، فيؤدي ذلك إلى فشلها في أغلب الأوقات ما لم تجد طريقة لتفادي ذلك، بينما الآن في عصر التكنولوجيا فيمكن للمنظمات عبر قسم العلاقات العامة نشر المعلومات الصادقة، وإيصالها إلى الجمهور بكل بساطة ويسر عبر استخدام مستحدثات التكنولوجيا مثل إصدار مجلة إخبارية عن المنظمة دورياً ونشرها على موقع المنظمة، والاعتماد على المراسلات الإلكترونية وإنشاء صفحة خاصة للمنظمة على مواقع التواصل الاجتماعي facebook, twitter instgram وغيرها من منصات التواصل الاجتماعي.

3. بناء سمعة جيدة للمنظمة والتسويق لها:

تستطيع العلاقات العامة في المنظمة عبر استخدام التكنولوجيا ومنتجاتها التسويق للمنظمة، وتحسين سمعتها على المستوى المحلي أو المستوى العالمي؛ فشبكة الإنترنت جعلت من العالم قرية صغيرة وأنهت مشكلة عوائق الحدود التي تفصل بين الدول، ويمكن لكل فرد أن يعرف ما يوجد في الدول الأخرى، وما يقوم به الأفراد في شتى بقاع العالم؛ فالمنظمات اليوم عبر قسم العلاقات العامة، تركِّز على نشر ما تقوم به على مواقعها مستخدمة لغات العالم كي تصل إلى شتى أنحاء العالم.

4. الترويج:

تُسهم التكنولوجيا في الترويج للمنظمة وما تقدمه من سلع أو خدمات؛ إذ توفِّر الوقت والجهد والكلفة على قسم التسويق وقسم العلاقات العامة؛ بل إنَّ التكنولوجيا أسهمت في وجود التجارة الإلكترونية التي تتم من خلالها عمليات البيع المباشر.

5. مواجهة الأزمات الحالية والتنبؤ بالأزمات المستقبلية:

تساعد التكنولوجيا الحديثة قسم العلاقات العامة على مواجهة الأزمات التي تتعرض لها المنظمة، وكذلك التنبؤ بالأزمات المقبلة أو محتملة الحدوث؛ فالإنترنت يتيح متابعة المتغيرات المحيطة كلها بالمنظمة؛ ومن ثَمَّ إمكانية الوقوف على الأزمات مباشرة وتوقع الأزمات الجديدة ممكنة الوقوع.

6. إمكانية التواصل الفوري مع الوسائل الإعلامية:

تستطيع العلاقات العامة من خلال استخدام الوسائل التكنولوجية وتطبيقاتها المختلفة إقامة علاقات ناجحة وإيجابية مع الوسائل الإعلامية، وتوفير المعلومات التي يمكن أن يطلبها الإعلام وبأي صيغة كانت (صوت أو صورة أو نص أو فيديو)؛ ومن ثَمَّ ضمان الترويج للمنظمة على أعلى المستويات.

7. التكنولوجيا تساعد العلاقات العامة على تجهيز أعمالها:

تساعد تطبيقات التكنولوجيا وبرامجها العلاقات العامة على إعداد الإحصاءات وقواعد البيانات والمطبوعات والنشرات التعريفية والتنسيق للفعاليات والنشاطات بسرعة وسهولة.

8. التكنولوجيا وسيلة العلاقات العامة في التقييم:

شبكة الإنترنت ومواقع التواصل الاجتماعي وغيرها من المستحدثات التكنولوجية، هي وسيلة للتعرف إلى الرأي العام وانطباعات الجمهور عن المنظمة؛ ومن ثَمَّ تستطيع العلاقات العامة تقييم حالة المنظمة من وجهة نظر جمهورها، والعمل على تحسينها بكل سهولة بواسطة التكنولوجيا.

9. التكنولوجيا تساعد العلاقات العامة على إظهار المسؤولية الاجتماعية للمنظمة:

تسهم العلاقات العامة في نشر المسؤولية الاجتماعية للمنظمة؛ إذ تستعين بالتكنولوجيا من أجل نشر برامج التوعية الصحية والاجتماعية والثقافية للجمهور.

10. التكنولوجيا تساعد قسم العلاقات العامة على تثقيف الجمهور:

يتطلب نجاح المنظمة تنمية علاقتها بالبيئة الداخلية والخارجية لها؛ ومن ثَمَّ يتحتم على العلاقات العامة تثقيف جمهور المنظمة، فتستخدم العلاقات العامة الوسائل التكنولوجية التي تحقق لها نتائج سريعة في تثقيف الرأي العام؛ إذ تستطيع من خلالها توعية الجمهور بالخدمات التي تقدمها المنظمة والوظائف التي تقوم بها، ونقل آراء الجمهور إلى إدارة المنظمة، وزيادة حس الانتماء والمسؤولية لدى العاملين، وكسب تأييد الجمهور لتوجهات المنظمة الجديدة.

11. التكنولوجيا تساعد العلاقات العامة على تحفيز العاملين داخل المنظمة:

من أهداف إدارة أي منظمة تحفيز العاملين لديها تحفيزاً يدفعهم إلى تحقيق أهدافها؛ إذ تقدم الإدارة للعاملين لديها مجموعة من الحوافز المادية والمعنوية لزيادة رغبتهم في العمل، وإدارة العلاقات العامة؛ فتستطيع تحفيز الأفراد ودعمهم وإشعارهم بالتقدير، ويمكن أن تكون التكنولوجيا مساعدة للعلاقات العامة على ذلك، فيمكن إرسال الرسائل عبر البريد الإلكتروني والاستماع لمشكلاتهم وحلها بسرعة أكثر من الطرائق التقليدية، وتقديم الاشتراكات الخاصة لهم في بعض التقنيات.

في الختام:

لا يمكن تجاهل ما حققه العالم من قفزات في مجال التكنولوجيا والاتصالات الحديثة، فهو يعيش مرحلة من المعرفة والتقدم العلمي، والتي انعكست على جميع مجالات العمل في الحياة وغيرت في مفاهيم العمل الكثيرة وطرائقه، وكانت إسهاماتها واضحة في مجال العلاقات العامة؛ إذ مكَّن استخدام التكنولوجيا العلاقات العامة من أداء الأعمال المنوطة بها بكفاءة عالية، وتقديم إسهامات متعددة للبيئة الداخلية والخارجية للمنظمة، وغالباً ما يُعزى نجاح المنظمة وتحقيقها الانتشار إلى نجاح قسم العلاقات العامة فيها.

إذ تساعد التكنولوجيا العلاقات العامة في أمور عدة منها: إدارة العلاقات مع الجمهور الداخلي والخارجي للمؤسسة بكفاءة، وإتاحة الفرصة للعاملين في داخل المنظمة بالمشاركة في النشاطات وفعاليات المنظمة، وبناء الهوية والسمعة الطيبة للمنظمة، والدخول في حوارات مباشرة مع قسم العلاقات العامة، وتسهل عملية الاتصال والتواصل مع الجمهور الداخلي والخارجي للمنظمة.